業務改善DXで最初にやる事
こんにちは！
先日のnote記事、沢山の反応を頂きまして恐縮です。人の事言えない立場ですが、視座は高く保ちつつも、目の前の課題解決にきっちり貢献でき、悪いことは悪いと指摘できる診断士を目指していきたいと思います。
さて、今回からSaaS大好き診断士の名にかけて、業務改善DXについて連載記事を書きます！
「業務改善DXやりたいけど、どこから手をつけたら良いか分からない」、そんな経営者さんは多いのではないかなと思います。
今回は、最初にやるべき事をまとめてみました。
こちらを読むと、第一歩が踏み出せるようになると思います。
①DX担当者を置く
実は、これが一番の難関だったりしますが、、、
「業務全体を見通せる人」、「社内のバックオフィス業務に精通している人」の2名をアサインしましょう。
特に後者が重要で、業務には必ず例外処理や、社内特有の業務フローが存在します。SaaSと言っても、例外処理に強いSaaSもあれば、弱いSaaSもあります。バックオフィス業務を把握している人がいないと、最適なSaaSを選ぶことができないので、人選は超重要です。
前者の「業務全体を見通せる人」を探すのは苦労されると思います。
（大抵の中小企業では社長さんしかいないと思います）
その場合は、中小企業診断士をプロジェクトにアサインされると良いのではないかと思います。
理由は、
・要件の整理が得意な人が多い
→「経営課題をまとめて端的に説明する試験」を通過している人たちなので、要件の整理が割と得意です。そこらのコンサル会社よりも単価も安いので、おススメです。
・バックオフィス業務・ITに関する一定のリテラシーがある
→会計・労務・IT全般について試験で問われるので、一定程度の知識があります。広範な知識を持っている士業は他にいないので、DX業務には結構向いてたりします。
・一定程度の調査能力がある
→最近は、SaaSを比較した記事もありますし、大抵のSaaSは無料で利用できる期間があります。問い合わせ窓口も親切な事が多いので、調査能力のある診断士がいれば、SaaS導入できちゃいます。
【まとめ】
１．「業務全体を見通せる人」、「社内のバックオフィス業務に精通している人」の2名をアサインしましょう。人選は超重要。
２．「業務全体を見通せる人」が社長以外にいない場合、中小企業診断士に外注するのがおススメ。
②業務フローをざっと整理する
次に、業務フローの整理です。
業務フロー全体をザッと理解する事が大切なので、漏れも、ダブりもOKです。
この段階では、「社内全体の業務フローがだいたいどんな感じで、SaaS入れると、どの辺りが改善できそうか」を理解できれば合格です。
↑は、出版会社の会計DXの一例です。
最初は、これくらいざっくりで大丈夫です。
社内の関係者に執拗にインタビューする事になるので、適切な人材がいない時は、外注検討されると良いと思います(中小企業診断士が得意としている領域です)。
気になる方多いと思うので、次回以降の事例紹介記事で詳しく説明します。
【まとめ】
１．漏れ・ダブりOKなので、業務フロー全体をザッと理解しましょう。
２．具体的にどの業務がSaaS導入で効率化されるかイメージできるようになる事が重要です。
③税理士・社労士からの理解を得る
最後の壁は、税理士・社労士の理解です。
使い慣れた会計・労務ソフトを使いたがるので、非協力的なケースが多々あります。
なので、SaaS導入前には必ず税理士や社労士に相談しましょう。
理解が得られなかった場合、変更を検討下さい。
(新しい情報に触れない不勉強な士業を使うのはお金と時間の無駄です。世の中には良い士業も沢山いるので、困ったときはご連絡下さい。ご紹介します)
【まとめ】
１．SaaS導入前には必ず税理士や社労士に相談。
２．理解が得られない場合は、士業の変更を検討する。
④簡単に導入できるものから実行する
経営者としては、費用対効果を重視してしまいがちですが、業務改善DXでは、効率化できる時間は考慮せず、導入しやすいものから順に導入します。
それはDX特有の理由として、使った事のないSaaSを何種類も使わされるので、心理的負担が結構大きくなる事が関係します。
担当者からすると、「得体の知れないサービスを使って、果たして仕事が減るのか？」と懐疑的になりますし、
今より仕事が楽になると頭で分かっていても、業務を担当してきたプライドが邪魔してしまうケースもあります。
担当者が前向きに取り組んで頂くことが成功の秘訣なので、まずは小さく始めて実績を作る事が肝心です。
【まとめ】
１．SaaSは導入しやすいものから順に導入する。
２．担当者に成功事例を積んで頂き、前向きに業務改善に取り組んで頂く事が重要です。
⑤最後に
今回も記事を見て頂きありがとうございました。
今後、業務改善DXのコツやSaaSの紹介をしていきます。
当社では近々業務改善DXコンサルサービスを正式ローンチします。
（実は既に取り組んでいますが、、、笑）
次回は会計DXについて、事例を交えて具体的に書きます。
お楽しみに！！
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