業務マニュアルをChatGPTでサクッと作る方法
業務マニュアルの作成は重要ですが、時間がかかるため後回しにされがちです。特に、新人や外部委託先向けに簡単で分かりやすい手順書を作るのは一苦労ですよね。この記事では、ChatGPTを活用して、効率的に業務マニュアルを作成する具体的な方法を解説します。これを読めば、短時間で完成度の高いマニュアルを作成できるようになります。
ChatGPTを活用した業務マニュアル作成の流れ
ステップ1: 必要な情報を整理する
ChatGPTに依頼する前に、まず以下の情報を明確にしておきます：
目的: この業務マニュアルで解決したい問題は何か？
（例：新人のOJT期間を短縮する、外注作業のミスを減らすなど）読者層: 誰が使うのか？（初心者向けか、専門知識がある人向けか）
内容の範囲: 具体的にどの業務を対象とするのか？
ステップ2: ChatGPTへの具体的な指示を準備する
ChatGPTは具体的な指示を出すほど正確な回答を生成します。以下のテンプレートを利用して、ChatGPTに依頼しましょう：
新人向けに、〇〇業務の簡単な手順書を作成してください。以下の内容を含めてください
業務の目的：
必要な準備物：
手順（番号付きでわかりやすく）：
よくある質問と解決策：
注意点：
ステップ3: ChatGPTのアウトプットを編集する
ChatGPTが生成したマニュアルを受け取ったら、以下を確認します：
言葉が分かりやすいか？ （専門用語を簡単な言葉に置き換える）
内容に抜けがないか？ （業務に詳しい人に確認する）
見やすいフォーマットか？ （箇条書きや表形式を追加するとさらに分かりやすい）
より見やすいマニュアルに仕上げるためのポイント
画像やスクリーンショットを追加する
特に操作系の手順書では、システム画面のスクリーンショットを添えることで視覚的に理解しやすくなります。フォーマットを整える
表形式や見出しを活用し、情報を整理します。例えば、GoogleドキュメントやExcelを使うと簡単に体裁を整えられます。
結論と次のステップ
ChatGPTを使えば、業務マニュアルの作成が格段に効率的になります。手間をかけずに分かりやすい手順書を作成し、新人教育や外注業務を円滑に進めましょう。
次にやるべきこと：
作成したい業務マニュアルのテーマを決める。
ChatGPTに指示を出し、マニュアルを生成する。
必要に応じて編集・調整を加え、共有する。
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