freee×dropboxでレシート類を効率的に帳簿付けするコツ #freee塾
キャッシュレス化が進んできているとはいえ、まだまだ現金払いの経費って多いですよね。現金払いの経費は、自動化をウリとするfreeeでも、基本的には手動での入力になってしまいます。
このnoteでは、freeeでレシート類を効率的に帳簿付けするコツをご紹介します。
freeeの入力方法について整理できていない方は、私がfreeeアドバイザーガイドに寄稿した下記の記事も参考にしてみてください。アドバイザー(税理士・会計士・会計事務所職員)向けの記事のためやや専門的な言葉遣いですが、概念は掴んでいただけると思います。
自動化がウリのfreeeで手入力！？どういう時に手入力する必要がある？
以下は、freeeの代表的な仕訳登録方法を表した図です。freeeは自動化がウリのプロダクトのため、手作業の割合が少ない方法での登録が望まれますが、やむなく現金払いになってしまった経費や、事業用でないクレジットカードなどで支払った経費は、レシートを見ながら手動登録する必要があります。この場合、「連続取引登録」画面で登録するのがおすすめです。
画像引用：
「連続取引登録」は、freeeの仕訳登録方法の中でも手作業の割合が多い登録方法にはなりますが、それでも、レシートのスキャン取り込み・OCRによる画像認識技術を活用することで、他のソフトに比べると手作業の割合と減らすことができます。
＜連続取引登録の画面＞
なお、freeeには、１つずつ個別登録する「取引の一覧・登録」の画面もありますが、この画面はすごく使いにくく、重く、手作業割合100%といっても過言ではありません（もはや悪口）。この画面で仕訳登録をすると非常に非効率なので、おすすめできません。
＜取引の一覧・登録画面＞
レシート類帳簿付けの流れ
レシート類を帳簿付けする手順は、下記の通りです。
1. 手元のレシートを整理する
あとで仕訳登録が楽になるようざっくりと整理します。
・月別
・経費のカテゴリ別（旅費、交際費、会議費、消耗品など）
2. スマホにdropboxアプリをダウンロードする（無料）
freeeのアプリ「ファイルボックス」でもレシートスキャンできますが、フォルダ分けができなかったり、綺麗にスキャンができなかったりと使い勝手が悪いのでdropboxの利用を推奨しています。
3. dropboxアプリ上に、経費フォルダを作成、月別フォルダを作る
フォルダ分けのイメージは、こんな感じです。
4. dropboxアプリでレシートをスキャンする
次で詳細解説します。
5. freeeのファイルボックスにdropboxのデータをインポートする
会計freeeにdropboxのデータをインポートします。操作方法は下記のヘルプを参照ください。
6. 連続取引登録で仕訳登録する
綺麗にスキャンされたレシートは、印字データであれば、日付と金額はほぼほぼ100%の精度でOCR技術で読み込まれます（あくまで実感）。
画像引用：ヘルプページ
詳細解説：dropboxアプリでレシートをスキャンする
dropboxアプリの利用について、微妙なtipsがあるので、解説します。スクショはiOSなので、AndroidはUIが違うかもしれません..
①フォルダを開き、作成ボタンを押す
②ドキュメントをスキャン を押す
※写真を撮影だとうまくスキャンできないので注意
③レシートをスキャンする
④境界線などを調整する
⑤png形式で保存する
※pdfだとfreeeに取り込んだ時にうまくプレビュー表示されないので注意
連続取引登録画面で仕訳登録する際のポイント
dropbox→freeeのファイルボックスにインポートされたレシートは、連続取引登録画面上、下記のように表示されます。連続取引登録画面の操作方法はヘルプページを見ていただくと良いのですが、いくつかヘルプページには書かれていない独自のポイントがあるのでご紹介します。
ポイント①「摘要を分割する」にチェックを入れる
以前別noteで解説したように、freeeは摘要欄の活用がキモです。摘要欄を分割するにチェックを入れていないと、取引先、品目、部門、メモタグがごっちゃになってかなり破天荒な摘要欄になる可能性があります。必ずチェックを入れてから登録作業を行いましょう。
ポイント②役員資金口座の活用
現金商売でない場合、特に社長の一人会社のようなケースでは、現金勘定をわざわざ作成し、残高を管理するのは煩雑です。
そういったお客様には、「役員資金」口座を使って現金払いの経費登録をおすすめしています。
役員資金口座を使ってレシート類を登録していくと、経費**/役員借入金** という仕訳が起票され、BS流動負債の「役員借入金」に、社長が現金やプライベートカードで立て替えた経費が積み上がっていきます。この残高を、役員報酬支払いのタイミング等で会社から振り込んであげることで精算することができます。
以上、freeeでレシート類を効率的に帳簿付けするコツをお届けしました！
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