文字で伝えるのが上手い人は〇〇を意識している

みなさんこんにちは！

文字で伝えるって難しいですよね。

これから書く6つのことを意識して少しでも伝えやすい文章にしていきましょう！

①真っ先に「目的」を書く
相手に望むものはどんなリアクションなのか？
すぐに理解してもらえる文章を目指しましょう。
例えば、頭の中に思いついたままに書き、
最後に肝心の「目的」をもってくると回りくどくなるため要注意です。

【思いついたままに書く】悪い例❌
コロナウイルスの影響で支障が出ています。
具体的には部品A が入手困難になっています。
これは工場での組み立て作業に大きく影響します。
対策を練りたいため、テレビ会議出来る時間を教えてください。

【結論から切り出す】いい例⭕️
コロナウイルスで支障が出ている件について対策を練りたく、
テレビ会議出来る時間帯を教えてください。

②接続助詞「が」をなくして一文を短くする
出来るだけ文章をコンパクトにしましょう。特に注意して欲しいのが「が」。
極力排除し、一文一義を心がけましょう。

【一文多義】悪い例❌
先週、商品開発会議がありまして、その時のことを上司にも相談していたらゴールが見えてきたのですが、国内調達ならどうでしょうか。

【一文一義】いい例⭕️
先週の商品開発会議の件を上司にも相談し、ゴールが見えてきました。国内調達という方法ならどうでしょうか。

③ストレートに書きすぎない
テキストコミニュケーションでは、表情や仕草が見えない分、表情がストレートすぎる発言を招いてしまう恐れも。

【表情がとがっている】悪い例❌
「意味がわかりません」
「間に合いません」

【表情が丸くなっている】良い例⭕️
「私の理解不足で恐縮ですが、もう一度ご説明いただけますと幸いです」
「明日でよければ、間に合わせることが出来ます」

④お礼は「具体的な内容」を一行入れる
お礼をする際に「一行だけ具体的な内容を入れる」だけでぐっと変わります。

【具体的な一言なし】悪い例❌
プレゼン資料の作成ありがとうございました。

【具体的な一言あり】良い例⭕️
プレゼン資料の作成ありがとうございました。特に3枚目のスライドがかなり感動しました！

⑤お詫びをする際、何かが起きたのかを最初に書くと
言い訳的なニュアンスを含んでしまうため
「真偽に謝る」→「状況報告」→「善後策」
の流れで書くといいのだとか。

【まず状況確認】悪い例❌
出荷が立て込んでおり、従業員も疲弊しておりました。
チェックを怠らないようにきちんと伝えていたつもりでしたが、
納品数を間違えてしまったことに関しては弊社に非があるため、
深くお詫び申し上げます。
今後は最新の注意を払うように致します。

【まず真撃に謝る】良い例⭕️
この度は納品数に間違いがあり、申し訳ございませんでした。
出荷が立て込んでいる中で不手際が発生してしまいました。
今後は確認作業をより徹底するように周知いたします。

⑥催促する場合は相手の逃げ道を用意しておく
時には相手から返信が来ないこともありますよね。
このような時は相手を追い詰めずに
逃げ道を作っておくのが大切。

【相手を追い詰める】悪い例❌
４月３０日の11時30分にお送りしたメールはご確認いただけたでしょうか。

【相手の逃げ道を用意する】良い例⭕️
前回のメールは少し分かりにくかったかと思い、改めて連絡差し上げます。

いかがでしたか？
この６つを意識して文章を書くことで文字で伝えるのが上手くなる一歩に
つながることと思います。