【ｵﾌｨｽ/映像制作】人による電話対応の優先度を下げ、取りこぼしも防止。電話が鳴っているのに出られない、を解消できました
中部エリアを中心に、動画の撮影から編集まで手掛けるコテツダイ株式会社さま。特にライブ配信が得意で、セミナー、イベント、スポーツ中継まで配信実績があります。マヤイ導入前は代表番号宛の電話を携帯に転送していましたが、本番中は電話に出られないことに課題を感じていました。今回は、同社の代表取締役 川瀬長生さまにマヤイを導入いただいた背景や導入後の変化について、お話を伺いました。
導入前の課題
・複数の番号宛の電話が携帯に転送されるため、出てみないと宛先が分からなかった
・ライブ配信等の本番中は電話に出られなかった
導入後の効果
・通知内容でどの番号宛の電話か分かるようになった
・配信の本番中でもマヤイが電話応答するため、電話の取りこぼしがなくなった
ライブ配信中の電話の取りこぼしが課題
受電数が少なくても導入しやすいプラン設定だった
マヤイ導入のきっかけになった電話に関する課題は何でしたか？
川瀬さま お客様からの問合せは8割近くがSNS経由で、電話はほとんどありませんでした。既存のお客様からの連絡も担当者の携帯に掛かってくるため、会社の代表電話が鳴るのは1日1件以下だったと思います。困っていたのは電話を携帯に転送していることでした。私が複数の会社の代表をしていることもあり、全ての代表番号宛の電話を私の携帯に転送されるようにしていました。その際「どの会社宛の電話が転送されてきたのか」がわからなかったんです。お客様の問合せ内容で判断していましたが、受電した際にわからないのは不便でしたね。また、私がライブ配信の本番中だと電話に出られないことも課題に感じていました。
それは不便ですね。マヤイ導入以外の手段で解決を試みたことはありますか？
川瀬さま そもそも会社に代表電話が必要なのか？とも考えたのですが、取引や契約で必要だったり、公的な仕事もあるため、ゼロにすることはできないと思いました。代表電話自体を無くすことはできませんが、その場合課題になるのが「鳴りっぱなしで取れない」ことなんですよね。番号があって、そこに電話したのに繋がらない状態は良くないと思っていて。だからこそ、今までは私の携帯に転送していましたが、それでも本番中は出られない…という悩みがありました。また、取引に直結する電話はほぼなかったので、人が対応する必要があるのだろうか？とも感じていました。
代表電話自体を無くすのは難しいですよね。そのような中で、マヤイは何で知っていただいたのでしょうか？
川瀬さま そもそもの着信件数が少なかったので、積極的に電話の自動応答サービスを探していたわけではありませんでした。たしかFacebookでマヤイを見つけたと思いますが、トライアル期間に無料で試せるならやってみようかな、という感じでした。他のサービスと比較検討することなく、そのままマヤイを導入しました。
ありがとうございます。マヤイを初めて使ったときの感想を教えてください。
川瀬さま 無料のスタータープラン*でも十分使える！と思いました。AIの文字起こしの精度ってこんなに上がってきているんだと驚きました。まだ100点満点の精度ではないですが、録音データも一緒に通知されるので問題ないですね。
*…月間の受電数が20件以下ならずっと無料の月額0円プラン。（現在はスタータープランの提供を終了しております）
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電話に出られない時だけマヤイに転送
緊急でない電話を対応しなくて良くなった
現在はマヤイをどのように使っていますか？
川瀬さま 最初は、代表電話に電話が掛かってくるとすぐにマヤイへ転送されるように設定していました。しかし、オフィスに常駐するメンバーが入社したため、すぐに転送するのではなく、5コールくらい鳴っても出られない時のみマヤイに転送されるようにしました。手があいていれば電話には出ますが、動画編集中はヘッドフォンをして作業することもあるので、そういった時にマヤイに転送されていますね。電話対応の優先度を下げたかったので助かっています。電話内容の通知は全社員が見られるアドレス宛に送っているので、担当者がすぐに確認できるようになっています。
マヤイを導入したことで、当初の課題は改善されましたか？
川瀬さま 改善されました。通知を見れば、私が代表を務めている複数の会社のうちどの番号宛にかかってきたか分かりますし、電話内容がテキストと録音データで届くため、それらを確認すれば折り返しが必要かどうか判断できます。何より、緊急でない電話に出なくて良くなりました。先ほど、代表電話は無くせないが、電話が鳴っているのに出ないのは問題だと言いましたが、マヤイはその部分をカバーしてくれるサービスだと思います。マヤイを使えば代表電話を無くす必要もありませんし、自動で応答してくれるので電話が鳴りっぱなしになることもありません。また弊社はスタータープランで利用していますが、月額0円でも電話に出た際に自社名を名乗ってくれますし、電話が終わるとすぐに電話内容の通知を送ってくれます。そういった点でも助かっています。
ありがとうございます。マヤイへの改善要望があればお伺いしたいです。
川瀬さま 1番の要望は、今後もマヤイというサービスを続けてほしいということですね。弊社で利用しているスタータープランは月額0円ですが、無理して0円を続けるくらいなら月額基本料が発生してもサービスが維持されることの方が重要だと思います。例えばそこに時間外の応答メッセージを時間設定して流せるようなオプションがあれば、月額1,000円くらいしても問題ないような気がします。人が対応するものや機能が多く備わっている電話受付サービスもありますが、そのようなサービスとマヤイは棲み分けできていますよね。少人数の会社でもマヤイは気軽に使いやすいのでおすすめです。
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