【ｵﾌｨｽ】リモートワークやオフィス移転で考えた「電話の意義」。たった0円で仕事に集中できる環境が手に入った
WEBシステムやスマホアプリの開発、ITコンサルティングを行う株式会社YNSさま。優秀なエンジニアが、開発前のコンサルティングからサポートします。以前は日々の業務に支障が出るほど電話が鳴っていたそうですが、リモートワークやオフィス移転を通じて代表電話の意義を考え直したとのこと。今回は、同社の佐和元さま、阿部さまにマヤイを導入いただいた背景や導入後の変化について、お話を伺いました。
導入前の課題
・業務中、受電のたび集中が削がれる
・リモートワークで会社に電話を取る人がいない
導入後の効果
・仕事の手を止めずにすむ
・発信者番号などがメール通知で確認できて便利
電話は邪魔！？
リモートワークやオフィス移転で考えた「代表電話の意義」
マヤイ導入前、オフィスの電話に関してどのような課題がありましたか？
阿部さま 代表電話の意義があまりないかな、と思っていました。リモートワークがメインになり、オフィスに人がおらずで…。そもそも代表電話をなくしてしまいたいくらいだったのですが、いろいろな会社の手続きに必要なので、番号だけは残しておかないといけません。
平澤さま 新型コロナが流行する前は、リモートワークより出社が主で、業務に支障をきたすほど電話がかかってきました。私をふくめ、メンバーが集中して仕事をしている時に電話が鳴り、ほとんどが私たちの業務に関係ない用件だったので、正直電話線を引っこぬいてしまおうかと（笑）。電話受付代行のサービスを検討するタイミングで私が育休に入り、休業期間中に新型コロナが流行しはじめました。復帰後はリモートワークで、オフィスにメンバーがいないし、クライアントからの緊急連絡は社用携帯にかかってきます。電話線を引っこぬく作業さえ不要になりました（笑）
電話線を引っこ抜きたい気持ち、わかります（笑）そのような課題がある中で、マヤイを導入した決め手は何だったのでしょうか？
阿部さま やはり価格ですね。スタータープラン*1であれば月額0円で利用できるのが魅力でした。
平澤さま 料金設定のハードルの低さは助かりました。
*1…月間の受電数が20件以下ならずっと無料の月額0円プラン。（現在はスタータープランの提供を終了しております）
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マヤイ導入で社内のメンバー全員の負担軽減に
バックオフィスなのに出社は月1でOK
マヤイはAIが電話対応を行いますが、今まで人が対応していたものを、AIに変える抵抗はありませんでしたか？
阿部さま 弊社はIT企業ということもあり、社内でマヤイを検討した際も懸念する声は特にありませんでした。個人的に、プランはわかりやすかったのですが、いざ申し込んだあとの電話設定で少しつまずきました。教えていただきながらやってみると簡単でよかったです。基本的な設定方法や利用開始までの流れがわかる資料があるとよいのではないでしょうか。
わかりづらくてすみません…！今後は初期設定の手順をお渡しできるよう、準備中です。導入から1ヶ月ほど経っていますが、マヤイを導入したことで、御社の電話に関する課題は解消されていますか？
阿部さま はい。解消されていますね。まず、リモートワークになったことで電話で集中力が削がれてしまうことはなくなりました。また、マヤイを導入したことにより、誰からどのような用件で電話がかかってきたか通知で分かるため、電話対応をオフィスでする必要がなくなりました。
平澤さま 阿部さん、マヤイを導入してからかかってくる電話で折り返しが必要なものって、どれくらいありました？
阿部さま ほぼ無いです（笑）今は週1、2回くらいしか代表電話にかかってきません。「誰もオフィスにいなくていい」、「仕事中の手を止めなくていい」、「確認したり取り次ぐ手間がない」というのは楽ですね！
ありがとうございます。受電通知は阿部さまが確認しているのでしょうか？
阿部さま はい、受電した際の通知はメールで受信するようになっており、私が確認します。通知内の担当者の欄で指名があればその人宛てに、担当者がわからない場合は全体に告知します。
機能改善や情報発信に期待
マヤイをユーザーとして応援する理由
マヤイの良いところ、今後の改善点についてぶっちゃけの意見をお伺いしたいです。
阿部さま 文字起こしの質がもっと向上すれば良いなあと思いました！実は、導入してすぐにテストで電話した際、会社名が「〜歯科」とこちらが喋った社名と違うもので文字起こしされたんです（笑）しかし、その後は特に問題なく使用できています。
平澤さま サービスを改善しつづけているのを、もっと発信してみてはいかがでしょうか。私たちのようなIT業界の人間は、初期の品質より改善活動こそが大切なのを深く理解しています。可能なら、「段階的に機能を改善する計画はこちら！」と発信されれば、ユーザーは期待できますから。
おっしゃる通り、情報発信はマヤイの課題として感じています。今回のような事例紹介も含め、強化していきたい部分です！
平澤さま 弊社も御社と同じくIT企業なので、共感するところがあるんです。マヤイを利用し、応援する間に、機械学習が進んでサービスが育ちますよね。電話番の仕事をAIに任せられたら、ユーザーはやるべき仕事に集中できる環境が整うと思います。
システム開発、ITのコンサルティング
東京拠点に営業部、マニラ拠点には開発部を置き、WEBシステムやスマホアプリの開発、ITコンサルティングを行っています。システム開発前の相談からDX推進まで、ITに関する小規模から中規模のトータルサポートを得意としています。
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