めざすは仕事のマニュアル化

マニュアル通りに仕事することを、世間では「役所仕事」となじられます。

けれど、7年間の公務員人生の中で目にしたマニュアルは驚くほどにありません。ほぼ皆無。役所では誰が書いたか責任をとりたくない体質もあり、いまだに口頭伝承が中心の世界です。（ホントそうなのよ）

小さな事務仕事でもいい。頻度の高いものからまずマニュアル化すべきというのが私の主張です。

マニュアルがあれば、ある程度の仕事は誰がやっても同レベルで行うことが可能です。何より、マニュアル化することでその人の仕事の理解が深まるので人材育成にも有効でしょう。

出口治明さんの「『教える』ということ」の中にも、マニュアル化の大切さが言及されていますね。

「教える」ということ　日本を救う、［尖った人］を増やすには (角川書店単行本)

出口さんはマニュアル化は世界の常識と定義し、

マニュアル化といっても、人間を画一的に縛るものではありません。
仕事のマニュアル化とは、人間の個性や多様性を認めながら、仕事のやり方や進め方を共有し、平均化を行うためのものです。

と、マニュアル化による生産性の向上を訴えています。

冒頭に述べたように、公務員の世界ではいまだに口頭伝承が多く、自力でまとめる力や言語化能力（正確には文字化する力）が低い状況です。

それにより、暗黙の了解がわかる人やコミュニケーション力に長けた人にしか通じず、精神疾患による休職者の増加や技術後継者の減少につながっていると思っています。

とある部署で、前任から17冊のコクヨ・チューブファイルを引き継いだことがあります。それは前任者の協議の手書きメモで、役に立つかもしれないから、と渡された資料でした。

前任者からの引継ぎがおわり、ざっと資料に目を通した翌日、17冊全ての資料を捨てました。

わたしが欲しかったのは前任者が頑張ってきた軌跡ではなく、慣例事項の手順書とスケジュール、必要な法令規定等をまとめたものです。

事あるごとに前任者のメールや協議メモを探すなんて、面倒にもほどがあります。

そんな面倒くささを覚えてから、仕事、特に慣例的な事務作業についてはマニュアル化することを意識しています。

あらゆる部署でマニュアル化が進んでくれたらいいのにな。
それでは、また！ごきげんよう。