かゆいところにデがジタル
「デジタル」って「手が届く」って意味だったんですね。
おはようございます。えむじぇーです。
前回の記事では、現状どのような業務課題があるか挙げていきましたが、そこからさらにデジタルツールを使って解決できないかを考えていきたいと思います。周囲の関係者と話しながら、解決のビジョンが見えるように、できるだけ具体的に考えました。
デジタルツールで解決したい業務課題
１，入力の自動化
わたし自身のものもありますが、話していると、
①毎月の支払（請求書）を社内システムに申請して、
②そこから情報を小分類レベルでエクセルにまとめて、
③最終社内報告用に中分類でエクセルにまとめて報告する。
という作業が発生していることがわかりました。しかもそれらの作業はそれぞれ別の担当者が行っているようです（①会計担当者②マネージャー③担当社員）。
これらの作業を（一部でも）自動化できたら、部署全体としてかなりの時間・ミス削減につながると思っています。全体的にPower Automate Desktop（以下PAD）で解決できないかと考えています。
①支払を社内システムに反映するには、請求書のPDFを読み込んで社内システムに転記する。
②社内システムの情報からエクセルに反映させるには、社内システムからエクセルに転記する（ここは①の請求書PDFからエクセルに転記の方が楽かも）。
③エクセルで集計したものを、報告用のエクセルに転記する（エクセル→エクセルなので、マクロを使った方がやり易いかも）。
①～③まで一括してPADでできるのであれば、請求書から社内システムに入力する段階で、③まで終わらせることができます。と、思ったのですが、①の段階では②→③の情報が不足しているので、そこは切り分けて考えた方がよさそうです。
その他にも発注書の作成（PDFからエクセルに転記）や社内システムに報告（PDFやエクセルからシステムに転記）などは結構実用化できそうです。
入力の自動化については、前回の記事でも少し触れましたが、従業員それぞれのデジタルスキルの差が顕著に表れると思います。PADなんかはなかなか浸透しづらく、デジタルアレルギーの人からしたらできれば触りたくないと思います。しかしながらそういった人たちこそ自動化のメリットが大きいので、自動化ツールを使ってもらうことが課題かと思います。
２，お客様の声
次に出てきたのは、お客様のご意見に回答する際に担当者によってスタンスや文体がばらけてしまうことがあるというのが挙げられました。
回答は可能な限り早い方が良いので、その日出勤している担当者が回答文を作成します。その後責任者が承認し、返信・公開しています。
ある程度のテンプレートはあるものの、一つ一つのご意見に丁寧に返答しようとすると、その担当者の味が出てきてしまいます。
若干の文体の違いなら良いのですが、回答のスタンスまで違ってくると、問題になってしまいます。
例えば、「施設内が暑い」というご意見が2つあったときに、「改善します」と「これが限界なのです」といった内容が掲示されていたら、不信感を持たれてしまいます。
もちろんご意見があった日によっては、先週は実際に改善の余地があったが、今週は限界まで冷房温度を下げている、という可能性もあります。
回答するときに、過去に類似のご意見の回答に整合性が取れるように学習をさせて、それを考慮した回答が作成できると最高です。そこまでできなくても、類似したご意見とその回答を一覧で出すなどできれば、スムーズに対応・回答できるのではと考えています。
また、回答文を考える時間も少なくないので、ある程度自動で返答を作成できたら時短につながります（ご意見内容に対応する時間を増やせる）。
３，防火防災関連
わたしは防火防災の担当をしていまして、
①大きな行事として年2回の防災訓練、
②日々の業務として共用部やテナントの消防法関連の管理をしています。
それぞれについて考えていこうと思います。
①防災訓練ってなかなか難しく、
わたし、施設管理者（取りまとめ）側としては、テナントが真面目に参加してくれない。
テナント側としては、施設管理者の訓練がつまらない・ただの避難訓練。
というような感じになりがちです。
訓練の「参加」というより、義務による「出席」というのを強く感じます。 ではどうしたら「参加」していただけるか、「参加」したくなるかを考えると、やはり興味を引くものに参加したくなると思います。 もちろん、身になる訓練を実施するのは大前提なのですが、楽しく学べるのであれば、それに越したことはないと思います。
普段実施する訓練は、シナリオを作成してそれに沿ってそれぞれ動いてもらう、というのが多いです。それだけだと「出席」感がでてきてしまいます。
いままで何度も防災訓練を実施してきましたが、人形を使って避難所までけが人を避難させたり、障害物を設置して避難経路に意地悪したりして、実際起こりそうな状況に近づけることや、机上訓練という、このようなシチュエーションの時どのような行動をしますか？というシミュレーションをするなど、いろいろな工夫をしてきたつもりです。
それでもなかなか「参加」が少ないと感じます。
つまるところ、いかにユニークさを付けて興味を持って訓練してもらうかがポイントだと思っています。
そこで、ARを使ってちょっとしたプロトタイプを作ってみました。
こんな感じで少しでも興味を持ってもらえるような工夫をしていって、楽しみながら学べる、というのを今後していきたいと考えています。
②日々の業務の中に「防災チェック」というのがあります。
非常口の前に物が放置されていないか、消火器が目に付く場所にあって、すぐに使える状態か、防火シャッターの下に障害物がないか、など地震や火災があった際に、被害が拡がらないように日頃からチェックをしております。
その場で直せることなら、直して終わりで良いのですが、時間がかかってしまうことだと、改善するまで面倒を見なければなりません。
写真を撮って、会社PCにメールで送って、改善報告書のエクセルフォーマットに写真を張り付けて、どういった不備内容なのかを記載して、テナントに渡して、改善して提出してもらう。という流れなのですが、なかなか手間がかかります。
それを例えばAppSheetでアプリを作って、テナントを選択、不備項目を選択、写真を添付、送信。それでスプレッドシートの改善報告書が完成している、という状態になっていれば、ものすごく楽にできる気がします。
ただ、これには問題があって、GoogleDriveを会社PCで使うことができません。Microsoftをメインで使っているので、AppSheet似ているMicrosoft Power Appsが使えるかもしれないので、そちらで検討してみようかと思います。
形にしないと意味がない
そんな感じで、今後解決していきたいことを具体的に挙げていきました。
妄想するのは良いのですが、形にしないと意味がありません。
およそ1か月を目標に、なにかしらしっかり形にしたものを作りたいと思っています。応援してね。
それでは