市民ランニングイベントを主催する22-1

2021年12月25日に、小規模ながら「みんなのトラックチャレンジ」というイベントを開催しました。趣旨や過程、試行錯誤は、このマガジンで都度書いています。

そのなかで何度も書いていますが、このイベントは単発ではなく年に何度も開催することを想定しており、次回開催日が3月12日に決定、参加者の募集も既に始まっています。

みんなのトラックチャレンジ

また、第2回目の変更点のひとつとして、参加料を事前決裁制にしました。（この意図も過去の記事で書いています。）

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この1年間、全国各地で陸上競技場でのランニングイベントが開催されてきました。緊急事態宣言下で開催されているイベントもありますが、そこからの感染拡大やクラスタ発生事例はありません。

それも踏まえ、かつ感染症対策の徹底（絶対にこのイベントから感染症拡大を起こさない）をもって、何があっても開催するスタンスではいます。

ただし、これは主催者の意思であって、そうでない要因で中止や自粛にせざるを得ないケースもあります。その内容は、大会要項の一番上に端的に記載しています。（もちろん、もっと細かな規約や拡大防止施策は別途定めて記載しています。）

本大会は、新型コロナウイルスの感染防止対策を十分に実施したうえで開催を前提に準備を進めてまいります。ただし、佐野市による具体的なイベントや施設の制限方針がある場合は、原則として方針に従い、中止や居住地による参加の自粛をお願いする可能性もございます。中止や棄権の場合に参加料の返金はいたしません。

開催地である佐野市からの具体的な要請があった場合は、中止にせざるを得ないということです。その場合に返金はしません。繰り返しますが、主催者スタンスとして絶対に開催したい、感染症拡大は絶対起こさないという意志の下で、この取り決めにしています。

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そんななか、この1～2週間で情勢がまったく変わってしまいました。新型コロナウイルスの第6波です。2ヵ月先にどうなるかわかりませんが、最悪想定をしておこうと思います。「中止」や、「居住地による参加自粛」です。

「返金はいたしません」としていますが、そこで利益を得ても仕方ないというか意味がわからないので、まだ決め切れてはいませんが、今考えていることをまとめておこうと思います。

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①返金する

必要経費を差し引いて返金する（現金書留）場合は以下の通りです。

■経費＝566円
・現金書留郵送料：435円
・現金書留封筒代： 21円
・Web事前決裁手数料：110円

これに対して、参加料は2パターン。1,000円か、無料か。1,000円に対する返金は、566円を差し引いて434円となります。ただし、2種目に申し込みをした場合は2,000円のため1,434円となりますが、このケースはあまり多くないと思います。

また、経費を厳密に捉えると、チラシの制作費で5,000円程度かかっていますし、HPの維持管理、許可申請の交通費、印刷費なども細々とかかってはいますが、これは考えないことにします（もっと言うと、そもそも人件費がめちゃくちゃかかっている）。

※なお、中止の判断をする時期によっては保険やスタッフの昼食、ゼッケンなど手配してしまい赤字が膨大になるので、そうならない時期を見極める必要はあります。

②次回に持ち越す

冒頭でも書きましたが、第2回に留まらず継続開催をしたいと思っています。そのため、第3回大会に参加権利をスライドさせるという形もありだと思っています。ただし、日程によって出れる人と出れない人がいるという点では不公平。

③大会事務局への寄付とする

第3回大会以降の大会をより充実したものにするための運営経費として、大会事務局へ寄付をしていただく形です。この場合、金額にもよりますが、1回ごとにかかる経費に使うというよりは、大会のロゴや横断幕などを作る費用に充てさせていただきたいと思っています。

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ここまで3パターン記載してきましたが、一番いいのは、参加者自身にどれにするか選んでいただく形だと思っています。これのデメリットは大会事務局の手間が膨大になることですが、もともと赤字（自費持ち出し、時間もかなりかかっている）でやってるイベントなので、現段階で手間が増えることに関してはあまり気にしません。それよりも、参加予定の方々に誠実に対応すべきだと思いますし、このイベントの趣旨にも合っています。

ということで、長々と書いてきましたが、あくまで現段階で考えていることです。2ヵ月後、こんなこと考えないでいい情勢になっていることを祈っています。