勉強会参加にあたり、これだけはお願いしたいこと

コロナ禍ではありますが…　

勉強会、イベント、セミナーなど、集合形式の会、最近は感染症対策の影響でオンライン開催のところも多いですが、2020年以前はオフラインの勉強会開催が多かったですね。
IT系の勉強会(有志で開催しているような、非営利のもの)も、地方開催のものも増え「都会まで行かなくても、勉強会に参加できる」環境であったように思います。

参加の方に、これだけはお願いしたいこと

勉強会の運営をしていて、「これは困るな」という事例がいくつかありました。その一番は…
「開始時間の直前に、『場所がわかりません』という電話/メールは極力避けてほしい」ということです。

勉強会(特に、非営利で有志によって開催しているもの)は、常時電話窓口を設置しているわけではありません。
また、スタッフの人数も決して多くないです。(少ないときは2名で回していることもあります)
開始時間直前は会場設営、受付などで忙しくしています。その中で電話対応をしなければならないとなるとスタッフ1人の労力がそこに割かれてしまうので、正直迷惑に思っています。
開催直前は、メールorメッセンジャーによる場所の問い合わせについても同様に迷惑です。

せめて事前に下調べしておいていただければ…

申し込みの時点で、会場についてはわかるのであらかじめ行き方を確かめておいていただきたいと思っています。
Googleマップ、ストリートビュー、カーナビなど手段はたくさんあると思います。(ただし、カーナビの電話番号検索に頼りきりにしない方がいいです！カーナビの示す場所がGoogleマップなどの地図アプリと一致しているのかを確認してほしいです。)
もし行き方がわからないなどあれば、開催日前日までに運営に確認していただければ、余裕をもって説明できたと思います。
(ちなみに、勉強会告知のサイトでは会場と住所を毎回掲載しています。)

「電話番号を伝えなければいいのでは？」

地方での開催の場合、Web媒体だけでは認知度が上がらないため、紙のチラシなどいろんな告知媒体に頼ることが多かったです。
告知媒体(特に行政やそれに準ずる公的機関、新聞社など)の場合、電話番号の記載が必須となっているケースが多く、電話番号を掲載せず告知してもらうことが難しかったりします。
※電話は人の時間を一定時間奪うので、緊急性のない連絡はなるべく避けてほしい(メールなどの非同期手段を利用してほしい)と思っています。特に平日昼間はスタッフも仕事があるため電話に出ることができません。このあたりの告知ルールも、徐々に改善されることを望みます…。

「○○市在住だから…　よくわからないので…」

おっしゃりたいことはわかるのですが、同様に市外からの参加者も多いですし、県外からの参加者もいます。申し訳ないのですが、運営としてはあまり納得できないところであります。

結論："人の時間を奪うこと"は"なるべく避けよう"

どうしても地図を読むのが苦手な方、(いわゆる)方向音痴の方など色んな方がいらっしゃることは百も承知です。
私が開催している勉強会は、一言「遅れます」という連絡をしていただければ席を空けておきますし、多少遅れても問題ありませんので、「困ったら電話して聞けばいいやー」ぐらいのノリで問い合わせること、やむを得ない場合でも運営スタッフの時間を拘束するような問い合わせの仕方・タイミングは避けていただきたいなぁと思います。
会場までの行き方は前日までに確認！わからないとか自信がないときは前日までに確認！でお願いしたいです。

コロナ禍が落ち着いたらまた勉強会を開催したいと思っているので、参加者の方の意識もちょっと(良い方向に)変わってほしいなぁと思って書きました。