Chatwork×税理士法人マッチポイント『士業事務所のChatworkの使い方』！
マッチポイントで使用している便利ツールのひとつにChatwork（チャットワーク）があります。
メールよりも気軽に且つスピーディーにやり取りできるので社内の業務効率化に直結する事はもちろん、お客さまとの連絡にも積極的に活用しています。
士業だけではなく、多くの企業さんで取り入れられているChatwork。
今や労働人口の10～11人に1人は使っている計算になるそう。企業やチーム内でのコミュニケーションを円滑にするために一役も二役も買っている便利ツ―ル。本日はそんなChatworkのマッチポイント的使い方を皆様にご紹介していきたいと思います！！！
１．そもそもChatworkとは何？
無料から使える、国内利用者数№１の業務用チャットツールです。
★ビジネスに必要な機能を備えたチャット機能
Chatworkは、ビジネスに必要な機能を備えたチャット機能を提供しています。ビジネスで必要な情報を共有し、タスクを割り振ったり、進捗管理したりすることができます。
★使いやすいUI・UX
ChatworkのUI・UXはシンプルで使いやすく、機能もわかりやすいので、初めての人でも簡単に利用することができます。
★多彩なアプリ連携
多くのアプリと連携しています。たとえば、Google Drive、Dropbox、GitHubなど、ビジネスでよく使うアプリケーションとの連携が可能です。これにより、Chatwork内で簡単にファイルのやり取りをすることができます。
★モバイルアプリも充実
iOSやAndroidのスマートフォンアプリも充実しています。いつでもどこでもチャットやタスク管理を行うことができます。
★セキュリティに配慮した設計
セキュリティにも配慮した設計がなされています。データの暗号化や二段階認証など、セキュリティに関する機能が充実しています。
２．マッチポイントがChatworkを選ぶ理由
マッチポイントがChatworkを導入したのは税理士法人マッチポイントを設立するだいぶ前の話。当時マッチポイントの代表二人が所属していた会計事務所で社内ベンチャーという形でマッチポイント株式会社を作り、現マッチポイントCOOの平野氏（当時はマネーフォワード北海道支社長）とコンタクトをとる手段としてChatworkを導入したことがきっかけです。のちに所属していた会計事務所でも全社的に導入することになったそう。
代表の二人がChatworkの使いやすさを実感し、その後、税理士法人マッチポイントを設立したときに、引き続き、採用したかたちです。
数ある連絡ツールの中からマッチポイントがChatworkを選ぶ理由は
①お客様とのやり取りにおける安全性が圧倒的であること。
税理士事務所では顧問先の数字に関わる重要書類を扱うことが日常的です。通信が暗号化されていて、さらに過去のチャット履歴を検索することができるので、重要な情報を見逃すことがなくなり、トラブルシューティングや問題解決に役立つことも選んだ決め手となっています。またメイドインジャパンのアプリであることも日頃の安心感に繋がっています。
安全性が保障されているので今までお客さまから郵送でいただいていた会計に必要な資料などもChatworkからデータで送信してもらうことが可能となりました。資料到着までの時間を大幅に削減。結果、お客様への試算表の提出や月次の報告もスムーズとなり、顧客満足度も高くなりました。
②タスク管理が可能
タスク管理ができるところもChatworkの大きな魅力です。
社内にアンケートを投げるときや、1on1の予定を入れる際にタスク化することで誰が完了しているか一目瞭然。
３．組織で使うメリット
事務所全体でChatworkを使うことによって社内外の連絡のレスポンスが圧倒的に早くなります。
チャットからだと前置きの挨拶が不要。社内連絡によくある「お疲れ様です」から始めず、用件を書くだけでOKです。これだけでもかなり文字数の削減になりますし、こういうビジネスの無駄を少しずつ省くことで時間の創出につながります。
４．Chatworkとの新しい取り組み
今年からChatworkのスタッフさんが定期的にマッチポイントのメンバーへChatworkの活用方法を教えてくれるような取り組みを開始しました！！もともと誰でも使えるようなシンプル設計なツールになっていますが、『こんな便利な機能があるんだ！』などの新発見も多くあります。
すでにご使用になられている方で便利機能が気になる方やChatworkを使ってみたいという方はお気軽にマッチポイントへお問い合わせください！
５．マッチポイントのChatworkの使い方
顧問先とChatwork
マッチポイントでは、お客さまの電話や直接話をした内容なども備忘録としてチャットに残しています。そのチャットがそのまま上司への報告となり、社内の関係者への情報共有も同時にできるのが大きなメリット。顧問先に関する作業内容や確認事項などは社内用の鍵チャットで行い、チャットに情報を一元化することで担当者が代わったり、関係者が追加になったりしても、過去のチャットをさかのぼれば時系列で作業内容を追うことができるように設定しています。
I have アイデアチャット
マッチポイントの従業員やお客様のためになるアイデアや気づきを、組織や役割の枠を超えて、すべての従業員が気軽に提案できるチャットです。
現状に問題点や不満があるときに愚痴を言うのではなく、よりよくするための提案につなげていくのを当たり前なカルチャーにしたいという代表たちの想いから作られた制度です。
月単位で投稿されたアイデアを代表が確認し、チャットにフィードバックされます。また月に一度の全体会議で前月のアイデアのMVPが発表され、うれしいプレゼントももらえます。
※I have アイデアに関する過去の記事はこちら👇
Chatworkを使うことによって、リアルタイムでのコミュニケーションが可能で、メールよりも返信速度が早いため、意思疎通がかなりスムーズになりました。
また、リアクション機能を使うことができるので『了解しました』や『ありがとうございます』の返信をリアクションボタンひとつで完結できてしまうのもChatworkのいいところ。
筆者も使い始めた当初は、上司に「わかったよ！オッケー👍」という感じのリアクションだけで済ませることに戸惑いを覚えていましたが、今ではなんの違和感もなく全力で「👍」を使いこなしています笑
Chatworkを使うことによって、社内の距離感もなんとなく近くなるような気がします。
もはや運命共同体ツールです。