サークル合同オンライン説明会：実施内容説明

こんにちは。まっちゃです。
この記事では、タイトル通りサークル合同オンライン説明会の実施内容を説明していきます。
早速、説明に入ります。

〇目的
新型コロナウイルスの影響で、サークル情報を手に入れる機会が著しく減った新入生、そして、新入生と繋がる手段が著しく減ったサークル関係者。お互いに、何をしたらよいのか八方塞がりになっている現状かと思われます。
――なら、両者を一度に結ぶ機会を作ればいいのではないか。
そんな思いで、このプロジェクトが始動しました。

〇開始時期：5月11日（月）から数日間実施（予定）
〇時間帯：18:00~20:00
〇対象者：2020年度新入生（いわゆる０２）
〇参加団体：東広島キャンパスに所属し、参加を希望したサークル

↓参加団体一覧・出演日程表はこちら↓
https://note.com/matchamacha/n/n10ab5ddb56a7

サークル合同オンライン説明会（以下、説明会とする）の実際の流れ

〇事前準備
・参加を希望する皆さんは、最低限Zoomのインストールだけはよろしくお願いします！

〇参加方法
・説明会への参加を希望する方は、事前に申し込みフォームに記入していただく必要がございます。現在、広大生のみにフォームへのリンクを教えています。したがって、こちらそのリンクをすることは致しません。何卒ご了承ください。
申し込みフォームへ記入していただいた方は、既に本説明会への参加方法をご存じなはずなので、参加希望日の説明会が開始される前に、そちらの方法で参加していただく形になります。なお、ミーティングルームは１７：４５から解放しますので、それまではしばらくお待ちください。
なお、出席や退席は自由ですが、もし出席者が１００人を超えたら、参加できない場合がございます。ご了承ください。

〇合同説明会当日の流れ

〇開始前
開始１５分前の１７：４５にはZoomを開催しますので、参加申し込みフォームに記入した皆様は、申し込みフォームに記載の方法で各自参加してください。

①はじめに・諸注意（１８：００～１９：００）
まず初めに、参加した全員に対して、運営者から諸注意の説明を行います。その後、各サークル紹介に移ります。

〇各サークル紹介（１８：１０～全紹介が終わるまで）
・各サークルが、持ち時間１０分以内で、順番にサークルの紹介をしていきます。なお、各団体の発表スケジュールは後日公開します。
・どんな紹介をするかは各サークルにお任せしていますが、音楽系サークルによる演奏や、参考用のYouTubeを共有するといったことは難しいかもしれないです。（音や映像が乱れる可能性があるため）
・全サークルの紹介が終わり次第、個別相談会に移ります。

〇個別相談会（各サークル紹介が終わってから～２０：００）
・この時間になったら、各サークルの代表出席者と新入生による、個別の相談会を行います。
・この相談会では、Zoomの「Breakout rooms」という機能を使用していきます。
・一回の相談会の持ち時間は各回３０分で、最初の数分を使って、主催者が新入生を各サークルのBreakout roomsに移動させます。（なお、この作業に多くの時間を費やす可能性がございます。）その後、Breakout roomsに各自移ったら、各サークルの代表出席者がさらにサークル紹介を続けてもよし、新入生が質問をするのもよし。つまり、この時間で何をするかは各サークルにお任せします。それを、１度行います。
・新入生をBreakout roomsに移動する際は、メインルームにいる参加者全員に対し、「番号ｎ、○○サークルの説明を聞きたい方は、チャットであなたのZoomにおける名前と番号nを記入してください！」と主催者が各サークルごとに順番に言っていくので、それに反応してくれた新入生を該当サークルのBreakout roomsに移動させるという形になります。
・番号は、出演順と同値です。つまり、出演順１番目のサークルは、番号ｎ＝１となります。
・参加者をBreakout roomに振り分け始めてから３０分後、各サークルには原則個別相談会を終了してもらいます。ただし、話が思いのほか盛り上がったり、サークル側や新入生側が、お互いに伝えたいことを伝えきていなかったりする場合は、＋１０分まで相談会の時間延長を認めます。なお、その１０分が過ぎたら強制解散となります。
・でも、この説明会が完全に終了した後、もっと他のサークルの個別相談会にも参加したかった、という人がいるかもしれません。そのような方のために、各サークルが独自にZoomで個別相談会を行う場合がございます。（確定ではございません。）なお、参加方法は説明会の最中にお伝えする予定です。
※各サークルが独自に行う個別相談会に本企画運営の関与は一切ござません。各サークルの自己責任で行っていただきます。

もし、この記事を読んでイマイチよく分からなかったら、とりあえずは「サークルの情報がたくさん得られるイベント」と思っていてください笑
詳しい流れは当日でも説明しますのでご安心を！

その他、追加事項があれば随時更新していきます。
では、当日をお楽しみに！

※９日　
・参加申し込みフォームの追加
・メールアドレスについて追加
・諸注意の説明を追加
・後半の個別相談会の時間を従来の１５分から２０分、回数を最大４回から最大３回に変更
※１０日
・申し込みフォームを掲載しない旨を投稿
・本文の微調整
・説明会仕様を一新