見出し画像

【必見】Googleスプレッドシートの便利なTips 10選

SaaS連携はエキスパートにお任せ │ Apient

Googleスプレッドシートは、データの管理や分析に便利なツールとして、個人からビジネスまで幅広く使われています。今回は、効率的に作業を進めるためのGoogleスプレッドシートの便利なTipsを10個ご紹介します。これらのテクニックを活用して、作業をよりスムーズに進めましょう。

1. オートフィルでデータ入力を効率化

オートフィル機能を使うと、日付や数字、連続するデータの入力を自動的に行えます。セルの右下にある小さな四角（フィルハンドル）をドラッグするだけで、隣接するセルにデータを連続して入力できます。

使い方: 例えば、日付や連番を入力したセルを選択し、セルの右下にカーソルを合わせてドラッグします。連続したデータが自動的に入力されます。

2. 特定の条件で色付けする条件付き書式

条件付き書式を使うと、特定の条件に一致するセルに自動的に色を付けられます。たとえば、数値が100以上の場合にセルを赤くするなど、視覚的にデータを判別しやすくするのに便利です。

使い方: 「表示形式」→「条件付き書式」を選択し、ルールを設定します。たとえば、「セルの値が次の値以上：100」と設定すれば、100以上のセルに色が付きます。


3. データの重複を簡単に見つける

スプレッドシートでデータの重複を確認するのも簡単です。条件付き書式を使うことで、重複したデータを視覚的に強調表示できます。

使い方: 「表示形式」→「条件付き書式」を選択し、カスタム数式に =COUNTIF(A:A, A1) > 1 などを設定します。これで、重複するデータに自動的に色が付きます。

4. データの入力制限を設定する

データの入力範囲を制限することで、ミスを減らすことができます。たとえば、セルに特定の選択肢のみ入力できるように設定することが可能です。

使い方: 「データ」→「データの入力規則」を選択し、「条件」に入力内容の制限を設定します。リストから選択肢を指定したり、数値範囲を制限することができます。

5. 複数シートのデータを1つにまとめる

IMPORTRANGE 関数を使うと、他のスプレッドシートからデータを取得して、一つのシートにまとめることができます。これにより、複数のシートにまたがるデータを一元管理できます。

例: =IMPORTRANGE("スプレッドシートのURL", "シート名!A1:D10")
これで、指定したスプレッドシートのA1からD10の範囲のデータを取得できます。

6. クイック集計は「クイックサム」機能で

合計値や平均値を知りたいとき、クイックサム機能を使えばすぐに集計ができます。セルを選択するとシートの右下に合計や平均が自動で表示されるので、関数を使わずにすぐ確認できます。

7. データを並べ替える

スプレッドシート内のデータを、特定の条件に基づいて並べ替えることができます。これにより、データの大小やアルファベット順に並べて見やすくできます。

使い方: 並べ替えたい列を選択し、「データ」→「範囲を並べ替え」を選び、昇順または降順を設定します。

8. ショートカットキーで作業効率アップ

Googleスプレッドシートには便利なショートカットキーが多数用意されています。よく使う操作をショートカットキーで素早く実行しましょう。

  • Ctrl + C / Ctrl + V: コピー＆ペースト

  • Ctrl + Z: 元に戻す

  • Ctrl + Shift + V: 値のみを貼り付け

  • Ctrl + D: 上のセルの値をコピー

9. フィルターでデータを絞り込む

フィルター機能を使うと、大量のデータから特定の条件に合うデータだけを表示することができます。これにより、特定の期間のデータや特定の値だけを簡単に抽出できます。

使い方: データ範囲を選択し、「データ」→「フィルタを作成」を選びます。フィルターアイコンをクリックして、条件を設定しましょう。

10. スパークラインでデータを可視化

SPARKLINE 関数を使うと、セル内に小さなグラフを表示できます。これにより、データの傾向を視覚的に把握しやすくなります。

例: =SPARKLINE(A1:A10)
この関数を使うと、セル内にA1からA10のデータを元にした折れ線グラフが表示されます。


まとめ

今回ご紹介した10個のTipsは、Googleスプレッドシートをより効率的に使うための基本的なテクニックです。これらのTipsを活用することで、作業スピードが格段に上がり、データ管理や分析がよりスムーズになるでしょう。ぜひ、日常の業務や個人のデータ整理に取り入れてみてください。

いいなと思ったら応援しよう！