新年度初めの事務手続き負担軽減について

常勤講師から特別支援学校の新規採用者となり雇用形態が変わります。それに伴い、給与口座の登録、通勤手当、扶養手当、社会保険に関わることなどなど必要な書類や事務手続きが必要になります。

私の場合は提出すべきものが12枚です。
さらに、給与口座の登録はシステムでするのですが、扶養手当や児童手当も同様にシステムで行います。それは、いいのですがそれに伴い過去の源泉徴収票から年収を調べたりすることも必要です。
それらを知らされるのが4/1で提出期限が4/3です。

学校によるかもしれませんが、給与振込の関係もあり私が勤める学校では提出期限が短い…

期限を伸ばすことは求めませんが、3月中の事前のオリエンテーションなどを活用して事務手続きに必要な種類を事前告知したり、手続き方法を事前にレクチャーしておく必要があると、準備も余裕を持って行えます。

採用前研修やオリエンテーションで行われる実務に関わることも大切ですが、事務手続きも大切です。事務職員さんも人数が限られています。提出が遅れたり、わからない書類の質問が一斉に集中することもあります。年度変わりは他の職員さんも新しい役割になって、事務室に聞きにいくことがあります。事務室にも余裕がなくなります。

私としての解決策として、新年度を前に行われる新採用者のオリエンテーションでは、事務手続きに関するレクチャーも必須項目と感じます。

• 必要な書類について

• 自身が加入する社会保証制度について

• 必要な手続きと準備
  必要になる情報の準備
  過去の収入情報や学歴(卒業年月など)

これらの情報が必要になることを事前に知っておけば、準備して4月1日を迎えることができます。事務室への質問も軽減します。書類の処理もスムーズにいきます。
さらに、新採用者も実務以外の不安やプレッシャーを感じずに済みます。

事前研修の内容を今後、ブラッシュアップすることで新規採用者の負担を軽減し、離職率の低下に繋げることができるのではないでしょうか？

私は現在当事者なので、よりリアルに感じることができます。

リアルに感じたことを教育委員会に改善案として、提案したいなと考えています。
文句を言っても何も進めませんので、せっかく感じたことを未来に繋げていきたいなと考えています。