辞令交付式で感じる生産性向上の伸び代
4月1日から正規採用として働くこととなりました。それに伴い辞令交付式がありました。約400名の新規採用者が一同に集まり、辞令交付や教育長の話、新規採用者の宣誓がありました。
働き方改革を進める上で、式典などの運営の効率化が実現は必要不可欠だと感じました。
◯無駄な時間
まず、事前に案内されていた時間が10:15でした。10:15には着席完了し、そろそろ始まるなと空気を感じた新規採用者は静まり返る中、運営の方から『10:30からリハーサルします。もうしばらくお待ちください。』と言われ、時間が違うこととリハーサルって何？という疑問が会場全体に漂いました。
この伝達ミスもどういった形で起こったのかわかりませんが、約400人の採用者もすでに賃金が発生しているので、15分のロスが生まれます。
さらにリハーサルも起立と礼のタイミングの確認、辞令授与者の練習のみでした。
『いる？』と思わず思ってしまいました。
ここからさらに10分ほど開式までに待ち時間がありました。
すでに25分のロスが発生しています。
約400人✖️25分🟰10000分(166.666…時間)
さらに教育委員会の職員も同様に待っている方がいらっしゃいます。
情報共有の無駄のロスにより財源の確保につながります。
内部的なミスなのか？何なのかわかりませんが、とても勿体無いです。
また、リハーサルもしなくてもタイミングも司会の方の指示で充分にわかりました。
事前に知らされないとわからない程でもなかったので、やる必要はないのでは？と思います。
◯辞令交付の仕方
そして、辞令交付式が終わった後、一人ずつ辞令もらうのですが、これもかなり時間がかかります。
式典はホールで開催されましたが、1階と2階にぎっしりと新規採用者が詰め込まれていました。1列ずつ会場の外に出されて辞令が手渡されるのですが、1階だけで25列ありました。そして私は25列目…(汗)
結局、25列目が呼ばれるまで20分かかりました。
ただ、待つ時間です。
これは勿体無い。血税が溶けているのです…
さらに教育委員会の多くの職員さんもこの待ち時間を共にする訳です。新規採用者のみならず、お偉いさんの賃金も垂れ流しです。
辞令交付の仕方ですが、学校に発送することで発送費用はかかりますが、付随する発送物はあるはずなので、わざわざ送ることはないと思うのです。
そして、もう一つが誓約書の提出です。
教育公務員として働く上での書類です。
これは辞令をもらう際、提出します。これもツールを活用することで解決すると思います。
例えば、デジタル署名の活用によりペーパーレスにもなります。紙のやり取りも不要となり時間の削減に役立てることができます。
働き方改革を推進する上でデジタルツールを活用して生産性を高められる部分はたくさんあるはずです。
これらで、削減できた予算を子供達にも還元できます。
働き手にとっても有効な手立てです。
おそらく昨年度もやっている流れでそのまま改善することなく実施していたのだと思います。
こういった慣習も当たり前にすることなく最善を考えていくことが重要です。