会議にもある生産性＜567/1000＞
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こんにちは。
新しい事業を検討するのはいつもワクワクするので、打ち合わせの時間が長くなってしまいがちで、1日に3つ4つ打ち合わせが入っている日に楽しい事業計画ミーティングを入れると、会議だけで1日が終わってしまうコマリストです。
今日は『会議の目的を必ず明確にする』というテーマで書いていきたいと思います。
会社員として働いていると、朝礼から始まって、○○会議、○○ミーティング、○○計画などなど、名前を変えて様々な会議に参加させられることになります。
新入社員として働き始めた時には、会議の時間よりも手と身体を動かして価値を生み出す時間の方が多いのに、経験が豊富になって昇格するほどに会議が増えていくのって会社にとって損失以外の何物でもないと思いません？
事件は会議室で起きているんじゃない！現場で起きてるんだ！！
某刑事ドラマのこんなセリフを思い出してしまいました笑
今日は、会議のコストと価値をしっかりと把握して生産性をあげていかないと、いつまで経っても成果をあげられるようにはならないよね～というお話です。
客観的には分かっていても、いざ自分ごととなると難しかったりするんだけどね💦
会議の生産性
会議は何のために開催されるのか？
これを考えたことがある人は、意外と少ないんじゃないかと思います。
会議の質をあげたり、会議そのものの時間を減らしたりすることを世界のトヨタ自動車さんでも推奨しているので、意識してみたことがあるという人はいるかもしれません。
ところが、実際に会社内にいると会議の時間や頻度みたいなものは事前に決められていて、大きな企業になれば一つの目的のために何度か会議をすることが事前に決められて、『会議体』として設計されていたりする。
こうなると、会議の参加者には「参加しない」という選択を取りづらいので、発言することが無い会議であっても、とりあえず参加するということが実際に起こります。
本来、会議では何がなされるべきなのか？
私は、企業のサポートをさせて頂く際、必ずお伝えすることがあります。
それは、「情報共有のために会議を開催しない」ということ。
今の時代、ビジネスチャットやグループウェアなど、社内のコミュニケーションツールはいくつでも存在します。
アナログの掲示板や、昔ながらの電子メールだっていまだに健在で、普通に活用することができるはずです。
情報共有のためにツールが用意されているのに、わざわざ時間を用意して会議を開催して情報共有をしていたら、時間がどれだけあっても足りません。
ということで、会議の目的は「何かを決定すること」にある。
相談して意見を出し合う場としての会議もあるだろ！
こんな声も聞こえてきそうですが、そんなものは各自が会議の前に検討してこればいい。
会議の場では、事前に資料を読み込んで、検討してきたものを持ち寄って、必要であれば追加の施策もアイデア出しして、何をするのかどれにするのかということをきっちり決める。
時給換算すると数千円～数万円というお偉い方々がただただ集まって、何も決めずに30分も会議室に居たら、会議を開催するだけで数万円というコストが飛んでいくんです。
会議そのものは価値を生み出すことが無いので、会議の生産性を高めるためには、何か価値を生む決定を短時間でしなければいけない。
これを意識的にできる会社は、成長速度も飛躍的に向上するはずです。
目的地を明確に
先日、とある会社のプロジェクトメンバーさんと話していた時のお話です。
1か月前のミーティングで、KPIとして設定した数値目標を達成するために、半年間に亘って実施する具体的な施策を決めて臨んだ今回のミーティング。
前回の決定事項を全て書き出してから、プロジェクトリーダーにこんな質問をしてみました。
コマ
『あれから、1か月が経過していますが、前回決定したこれらの取組みについて、スタッフの皆さんの反応や、実践してみた感想などありますか？』
Hさん
「実は、まだ何も取組めていないんです。」
コマ
『そうなんですね？何か取組を進められなかった理由はありますか？』
Hさん
「いえ、ただ忙しくて動けなかったんです。すみません。」
コマ
『私に謝らなくても大丈夫ですよ！では、スタッフの皆さんにお伝えしたけれど進んでいないということですか？』
Hさん
「いえ、まだ伝えることもできていないんです。次の会議で伝えようと思っていました。」
コマ
『あら、そうだったんですか。次の会議はいつ開催されるんですか？』
Hさん
「10日後です。」
ここまで聞いたところで、私から少し間を置いて、情報共有だけなら口頭でも掲示板でもすぐに可能だから、明日にでも伝えてほしいとお話しました。
その上で、10日後の会議で集まったメンバーに1週間運用してみた感想や意見、改善点などをヒアリングして、今後の取組みを確定させて下さいとお願いもしました。
会議は、情報共有の場ではありません。
何かを決める場所であり、時間なので、会議そのものの目的を決めてしっかりと記録を残しながら時間を有効に使ってほしい。
普段の仕事やお出かけの際には目的(地)を明確にしてからスタートしているはずです。
それなのに、会議となると突然目的も持たずに時間と場所を決めて人を集めてみたりする。
これでは前に進むものも進まないでしょう。
あなたの会社の会議はどうですか？
一度思い出してみて下さい。
じゃ、またね～！