デザイナーの情報整理、データ整理について -Notionを使ってみて-

制作会社から事業会社に来てみての違い

　今まで零細制作会社で働いていて、初めて事業会社に入社しました。
　入社当初は、これだけ大規模な事業会社ならデータ整理はすでにできているだろう！という気持ちでいたのですが、規模以前にベンチャーだということが頭に入っていませんでした。
　ある程度のデータ整理は行われていたものの、なかなか時間が取れず全員が同じ足並みでデータを整理できていない状況でした。
※なお現状も全員が全員同じ整理をできていない状況です…改善したい！
　ある程度のルールづけはメンバーと話し合い決めたのですが、このあたりはもう少しきちんと時間をとって整理できると良いなと感じております。

　以前居た制作会社では、データは基本「学校名_案件名20XX（年度）.ai」という名付け方をしており、ディレクトリ構成としては

サーバーの案件フォルダ ┰ *old
          　　　　　　┣ *sozai
          　　　　　　┣ 学校名_案件名20XX.ai
          　　　　　　┣ hoge.psd
          　　　　　　┣ 学校名_案件名20XX.indd

このような感じでした。

現在の事業会社の社内ではこんな感じになっています

クラウドの個人フォルダ（marietti）┰ _大規模案件
                              ┣ _web案件    ━ 各案件
                              ┣ _紙媒体案件　　...
                              ┣ _その他
                              ┣ ...

　事業会社（弊社）では、各個人のフォルダ＞案件＞各データとなっています。データ整理されていない状況ですが大枠この立て付けでデータ管理しています。
　一番最初のディレクトリが案件ごとor個人ごとという部分が、今までの私の居た制作会社と事業会社での大きな違いでした。もう少し整理できたらと思っているのですが、前述の通りタイミングが見れておらず今後やっていきたいことのひとつになっています。

デザイナーにとっての情報整理

　新卒で入った制作会社では、紙・ページものを扱うことが多く担当案件を一人で抱え込むことが多かったです。そんな状況ではあったのですが、人が少なかったのもあるのかとにかく叩き込まれたのが「誰が見てもわかりやすい、誰でも触れるデータ」を作るように心がける、ということでした。
　結果としてそういったデータを作るのに慣れることで、スムーズに引き継ぎ作業などができるようになったかと思います。また、弊害としてそういった誰でも触れるようなデータでないものを見た時に多少ストレスを感じるようになってしまいました…笑
　どうしても会社に所属してデザイナーをやる身としては、自分が作ったデータが誰かに触られる・見られるということがあると思います。その際に円滑にデータを運用できるように最初の建て付けをキチンとすることを意識したいです。
　理想をいうと、フォルダ整理の仕方からデザインデータの作り方まで、全てひっくるめてデザインできると良いなと思っています。

現職にて初めてNotionと触れ合って

　業務でNotionを使うのは現職が初めてで、入社が決まった際に触れておいた方がいいツールとして名前が上がっていました。内定をいただいた後、早速個人アカウントを作成し初めてNotionを触ってみました。
　最初の印象としては便利なメモツールくらいに思っていました。タイトルや太字などのテキスト関連の装飾はもちろん、画像やPDFファイル、コードなどの挿入も可能になっているという点はすごいなーという程度の認識でした。
　会社に入ってまずは大体の資料などが全てNotionにデータベースとしてまとめられているということを知り、なんて便利なんだろうと率直に感じました。データベースが一本化されていて、ある程度の情報は網羅的に社内で公開されているというのは気軽に別部署だったり関連部署の情報を取りにいけたり、自分で書いたものも全社的に共有できるというのは透明性が高くて良いことだなと思います。
　一方で、ベンチャー特有というか会社の気質的に、同じようなものが乱立してしまっているという部分もあります。個人が同じ問題に対して書いたノウハウが複数存在する、そんなふうになっていっていると思います。全ての人がそれぞれの課題感でドキュメントを作るのはとてもいいことなのですが、せっかくの良い情報が散らばっているのは勿体無いなとぼんやり思っています。全社的な情報整理は流石に個人では難しいですが、追々できたら理想だよなーとか考えます。

　現在では、Notionにもさまざまな機能が追加されたこともあり、活用方法を模索しています。私が思いついた第一弾として、コミュニケーショングループ内のタスクをデータベースで管理していたため、タスク分析を始めました。
　最近導入された「チャートビュー」を使い、直近の完了タスクで納期がタイトだったものやそうでないものを振り分けたり、業務委託さんにどのくらいタスクを振り分けたかを算出してみたり、いろいろやっています。社内にNotionが得意な方も多く手助けしてくださるのがありがたいです！
　今後はもっと必要な分析を自分の力で数式を書いたりしてできるようになっていけたらと思っています。Notion得意になりたい！