足あとその８「輪になって話そうキャンペーン」

新年あけましておめでとうございます。
2021年もよろしくお願いします！

2020メンバーのおっちーです。
忘年会がなかったためか年末年始感があまりなかったですが、皆さんいかがお過ごしでしょうか。
お休み関係なくコロナ対応にご尽力いただいている保健所並びに病院スタッフの皆様、本当にありがとうございます。今年が皆様にとって良い年になるよう祈っております。

さて、新年一発目の人マネnoteは年末ちょっとだけひょっこりさせました「アクションプラン」について書きたいと思います。

年末の足あと７で、我々が考える「ありたい姿」を紹介させていただきました。

その後も2020メンバーで対話を重ねた結果、
「ありたい姿」に近づくために今必要なことは「土壌づくり」ではないかという結論に至りました。

土壌づくりで一番大事なことは、
多くの職員に、これならできそうかもと思ってもらい、ちょっとずつ取り組めそうなことから始めてもらうことではないかと考え、キャンペーンを打ち出すことに決めました。

本日は一番コアなキャンペーンを紹介したいと思います。

その名も…
輪になって話そうキャンペーン！　キャンペーンキャンペーン…（エコー）

これは意思決定過程が不明瞭で、組織の目標がわからない、組織の上層部と下層部の意識のすれ違いという課題に対して、過程や重要な視点・想いの共有を推進するため、3～4人程度の「小さな輪」で行う対話の輪を増やしていくというキャンペーンです。

皆さん、決裁や報告・相談の際に、
係長→課長代理→課長（→部長）の順に説明して（「一列の対話」と定義）、課長（または部長）で白紙に戻って、

「あ゛～～！！」「チームでしっかり練って考えたのになんでやねん！！」

逆に、（部長→）課長→課長代理→係長から指示が来て、いつの間にかその過程や背景、想いなどが削ぎ落とされて、やらなければいけないことだけが伝えられて

「？？？これって何でやるの？」「よくわからんけど言われたからにはやるか・・(´・ω・`)」

等と思った経験ありませんか？
もちろんうまく伝わることもあると思いますが、コミュニケーションの形が一列のままでは、担当者の考えや想いをそのまま数珠つなぎの先の上司まで伝わることは難しいと思います。反対に上司の想いが正確に私たちまで伝わらないこともあり、「一列の対話」は上層部と下層部でのすれ違いが起こりやすく、このすれ違いにより、意思決定までに時間がかかり、担当者のモチベーションも低下するという悪循環が生まれていると考えています。

対話の形を「小さな輪」にする

というキャンペーンは、上からの決定を下ろす際や、下からの報告・相談・提案等を挙げる際に「これはしっかり伝えないといけない」と考えるとき、担当者、係長、課長代理、課長、部長（※輪の構成メンバーはその都度変更あり）の中から２～４人程度で輪になって対話し、その場でお互いの考えや想い、背景や価値観も含めて深い意見交換をする（＝「対話する」）、そしてそこでのやりとりも共有することで、効率の良い対話を進め、意思決定までの時間の短縮、モチベーションの向上につなげるというものです。

とはいえ部署によっては簡単に始められる場所ばかりではないと思います。
そこで、我々は、「小さな輪」をいろんなところで実践していただけるようにさらに２つのスタイルを提案したいと思っています。

その名も

・ちょっとお隣よろしいかスタイル
・「どう思う？」スタイル

です。

「ちょっとお隣よろしいか」スタイルは、
上層部も下層部もお互いの意見を聞くために歩み寄るハード面のプランです。
具体的には
所属レベル（部長・課長⇔課長以下）では、「前向き雑談！机上ツライチ大作戦」「職場ディスタンス改革」
組織レベル（経営層⇔現場）では、市長と職員の対話の機会を直接作り、輪になってお互いの意見を言ってみる。そしてそれを広げていくことを提案します。

「前向き雑談！机上ツライチ大作戦」では
机の上に立てている書類や荷物を片付け、ツライチにすることで、顔が見え話し合いのしやすい環境を作り、チームがいつでも輪になって話せる状況を作ることを目標としています。現在、コンプライアンス推進課がすすめているファイリングシステムは限られた場所を有効活用するという考え方ですが、そのファイリングシステムをすすめ机上がツライチになることは、会議室がなくてもチーム内での会議がしやすくなり、相談したいタイミングで相談しやすい環境を整えることにつながり、前向きな雑談（＝会話）が増えることが期待されます。

↑　コンプライアンス推進課はすでに実践しています。皆さんもともと机を綺麗に使われていましたが、さらにツライチになってます。

↑　ファイリングシステムにより書類を置くスペースが激減し、職員同士が集中して打ち合わせができるスペースが新たに生まれ、対話の機会が増えたとのことです（右下）

つまり、いざというときに深い「対話」ができるよう、日頃からの前向きな「会話」により関係づくりをしていこうというわけです。

（YOUTUBE人マネ動画「伊藤ちゃんに聞きたい！(3)コミュニケーションと対話の意義」より）

「机上ツライチ大作戦」でチームで話し合った内容を上層部に伝えるために、上層部周辺で輪になって話そうを実践するプランが「職場ディスタンス改革」です。これについては現在調整中ですので、またご紹介できるタイミングで紹介していこうと思います。

また、市長との３～４人の対話の機会をつくり、継続実践していくことで市長の考えや現場の想いの意見交換を実施し、市として目指すべき目標の共有につなげることを提案します。（ちなみに、ネーミングは考え中です）
市長は遠い存在かもしれませんが、職員一同が市長の想いと同じ方向を向いていくことが、より良い市民サービスの向上につながると考えており、市長と職員の対話の場を設けたいと考えています。現在どのように実施していくか企画中ですが、市長と話してみたい！や、こんな内容を議論してみたい！等と話してみたい内容がある方がいらっしゃいましたら、人マネ2020メンバーにじゃんじゃんお声掛けください。

「どう思う？」スタイルでは
対話の中身について提案していきます。
「輪になって話そう」は3~4人程度で集まってただ話すだけで、けんかのような話し合いや一方的な意見の押し付け合いになってしまっては意味がありません。
足あと６で紹介させてもらった「どう思う？」を会話の語尾に積極的につけることで、お互いの意見や想いを引き出せる可能性があるため、「どう思う？」を流行らせたいと思っています（LINEオープンチャットでも盛り上がりましたね☺）。
また、職員一人一人の対話力を向上することが、効果のある「小さな輪」の対話につながると考えます。枚方市には、社会福祉士や精神保健福祉士といった専門職がたくさん在籍してくださっているため、今後、対話技術を「インスタント対話術」として、本コラムやオフサイトミーティングでお伝えしていく予定です。
是非日ごろの業務にお役立てください！

最初の牛のイラストに書かせてもらっていますが、その他にも、いくつかキャンペーンを提案予定です。

本日はアクションプラン「輪になって話そうキャンペーン」を紹介させていただきましたが、
みなさんはどう思われましたか？（早速つかう笑）
共感してもらえる部分や別の考えもあると思います。
オープンチャット内でも、直接メンバーにお声掛けいただくでもいいので、
「読んだで」だけでもいいですし、もはやなんでもいいので反応してくれたらうれしいです（我々の励みになります！！笑）

では、少し長くなってしまいましたが、この辺で～
今年も一年がんばりましょう！