はじめてのバーチャル内定式 〜採用PR奮闘記〜
こんにちは。manebi 採用PRのセオです。今月は3回も出社してしまい、自粛をするよう自分に喝を入れています。
今回は、manebi HR部としてはじめて行った「内定式」の裏側をさらけ出しながら、奮闘記としてまとめておこうと思います。
▼目次
HR部立ち上げと21卒の内定
はじめての内定式の着想
緊急事態宣言発出（リアルからバーチャルへの切替）
はじめてのバーチャル内定式
式後フォロー
まとめ
HR部の立ち上げと21卒の内定
manebi HR部が立ち上がったのが2020年10月です。
HR部立ち上げでは、中途採用全般のフローの整理、人材要件の策定、データ分析などをしてきました。
11月に21卒3名の内定が確定した旨を受け、入社までの4ヶ月間の内定者フォロー施策を考案、早速翌月の12月からは毎月の座談会をスタートしました。
（お察しの通り、HR部発足前の21卒選考フローは、主に役員が進めてきました。）
「はじめての内定式」の着想
manebiではこれまでインターンから発展し、ご縁があって新卒入社はしていただいてきたものの、「新卒採用枠」を設けての受入れははじめてのことでした。当然ながら「内定式」もしたことがありません。
そういった意味で、21卒入社はmanebiにとってメモリアルな世代であるといえます。
そんな立ち上げフェーズのmanebi HRですが、内定者フォローをする上で大切にしていた考え方がありました。それは「manebiを好きになっていただける体験を惜しまずご提供すること」「manebi社員としてのマインドとスキルを醸成すること」、そして「大学生活を思い切り楽しんでいただくこと」です。
「はじめての内定式」は、「manebiを好きになっていただける体験を惜しまずご提供すること」と位置付けて実施することにしました。それが2020年12月のことです。
内定式の日取りを2021年1月18日に決定し、式次第から考えていきました。ちょうど1月中旬に新オフィスへの拡大移転を決めていたため、移転作業と同時並行で内定式の準備を進めていくこととなりました。
内定式着想時点である2020年12月2日に行われた採用PR定例では、ざっくりと「新オフィスの社内お披露目会」を実施してmanebi社員を集める→「内定式」→「社員交流会」へと繋げていく計画でした。
コロナ禍でリアルでの交流が持ちづらい今だからこそ、社員と内定者との交流、移転プロジェクトの遂行、内定式の実施の一石三鳥を狙っておりました。
↓着想段階の荒削りな状態のメモをそのままお見せします笑。
内定証書の授与をメインコンテンツとし、プラスαでいかにmanebiらしさを体験していただけるかを考えることにしました。
緊急事態宣言発出
着想から年末年始を挟んで約1ヶ月後の2021年1月8日、なんと緊急事態宣言が発出されました。1月6日の採用PR定例の段階で情報をキャッチしていたため、以下のような内容への変更が考案されました。
↓議事メモをそのままお見せします part2.
急遽、リアルからバーチャルへの切り替えです。
実はその時、緊急事態宣言の波を受けてオフィス移転全般が間に合うかどうかの瀬戸際であった為ある種ほっとするも、バーチャル内定式ってどうやるの？！という心境でございました笑。
メインである内定証書授与をどうスムーズに行うか？という課題に対し、「紙で作成した内定証書を、画面共有をしながらCEO田島が読み上げる」という力技を選択したのも思い出深いです笑。
以下にバーチャル内定式までの数日間で用意したものをまとめました。
用意したもの：
・Zoomルーム✓
・式次第✓
・インビテーション✓
・内定証書✓
・動画3本✓
・幹部9名の他己紹介文✓
・司会台本✓
内定者にお送りしたインビテーションです。
また、以下に上記準備のために行ったことをまとめます。
5日間の準備で行ったこと：
・式次第の案出しと社内確認
・内定者への通知
・社内への詳細通知
・CEOとCBOへのご依頼ミーティング（祝辞、締めのお言葉）
・台本の作成と練習
・運営リハーサル（20分)
・動画構成の考案
・動画の素材集め
準備の中で1番気をつけたのは「その場が盛り上がりつつ、内定者と参列者にとって有意義な時間になるような台本作り」でした。当たり前ですが、コンテンツがあるだけでは式は成立しません。私はプロの司会者ではありませんし、内定式を運営するのは私も会社もはじめてです。その前提の上で「manebiを好きになっていただける体験を惜しまずご提供すること」を実現したいと思っていました。
式次第の合間を紡ぐことばが大袈裟にならず、丁寧にさらっと意味ある時間を紡いでいきたい。台本作りは、基本的に寝る前に音読しながらスマホのメモ機能に書いていくスタイルで進めました笑。
準備段階のターニングポイントとして挙げられるのは、CEOとCBO（現CHO）とのご依頼ミーティングにて、「内定者にとっては一生に一度の機会なので、思い出に残る素晴らしいものにしてほしい。」というありがたいお言葉をいただいたことです。お二人の期待値をお聞きしたことで気が引き締まり、胃がキュッとなりましたね笑。
運営リハーサルの20分間では、内定式の大まかな流れと、ブレイクアウトルームの割り振りのタイミング等の確認だけを行いました。
あと3日！海外のバーチャル卒業式のクオリティと出会う
CEOとCBOとのミーティングが行われた日、CBOからダイレクトメッセージがセオ宛に送付されました。
「息子が通っている大学のバーチャル卒業式の動画です。ご参考まで。」と渡されたURLをクリックすると、「トロント大学」の超絶ハイクオリティなバーチャル卒業式の様子が映し出されました。
この動画を拝見したことで「やるべきことをやる」から「出来うる限り最高のエンターテイメントを入れたmanebiらしい式をつくる」へマインドセットされたのでした。動画も中盤に1本を流す予定から、オープニング、エンディング動画を追加することにしました。
限られた時間でどこまでこだわるかを自分に問うた時、いつも「manebiを好きになっていただける体験を惜しまずご提供すること」に立ち戻って作業をしていました。
当時、同時並行で進んでいたHR部のプロジェクトです。（当時のHR部は一人部署でした）
同時並行で進んでいた1月のHR部プロジェクト：
・オフィス移転準備
・新オフィス11mの壁画アートディレクション
・移転ブランディングプロデュース
・新オフィス撮影会ディレクション
・新卒採用フロー構築
・22卒人材要件策定（社内活躍人材の因子分解）
・中途採用
世の中のHR、人事の皆さまに置かれましても、採用イベントとは別に業務を複数抱えながらの運営をされていることと思います。お気持ち、お察しいたします。
私の場合は「オフィス移転」という大行事が内定式と同時期であったこと、はじめての内定式を作り上げることへのプレッシャーが、タスクを膨大に感じさせる要因となっていましたが、どちらも期日が明確である為にとにかく走りながら考える日々でした。
はじめてのバーチャル内定式
ついにバーチャル内定式当日を迎えました。あっという間の数日間でしたが、台本を何度もブラッシュアップして音読して読み込み、イメトレを重ね、動画の最終版も完成しています。いざ出陣。
バーチャル内定式の式次第はこちらです。
式次第：
*オープニング動画
祝辞_田島社長 (10分)
内定証書授与_田島社長 (10分)
オフィスお披露目動画共有_妹尾 (5分)
カジュアルパーティ_全員参加 (50分)
締めのおことば_平石CBO (5分)
*エンディング動画
まずはオープニング動画からスタートしました。
次に社長の田島による祝辞です。一部をご紹介させていただきます。
社長の田島による祝辞一部抜粋：
皆さんはこれからmanebiという船で時代を創っていく側に立ちます。最初の内定式、お仕事からリモートではじまります。僕ら世代の新卒入社は2009年ですから、その時はこんな未来は全く想定されていませんでした。そんな働き方が皆さんにとっては当たり前の仕事のスタートになっていくわけですね。僕たちの事業自体がリモート、オンライン事業です。「まだ若いから」「1年目だから」と遠慮は一切いらないです。これは全社員にも期待していることでもありますが、リモートネイティブである皆さんの視点だから見えている意見をいただいて、「もっとこうしていきませんか。」というのをぜひいただきたいです。
それから、改めてmanebiが今どういう状況にあるのかを簡単にスライドで共有させていただきます。
〜会社のミッション・ビジョン・バリューや会社概要、事業のご説明〜
今お話ししたように、これから会社の真価が問われていくようになりますので、皆さんのお力を借りて共に良い会社、良い事業を創っていきたいです。新時代の会社は「幸せな場所だな。」と思えることが当たり前になっていってほしいと願っています。最近、経営者との対話をする中でも「会社が幸せな場にはなり得ないのではないか。」という声も少なからずありました。理想を追いかけてもなかなか実現しないのではないか、と考えている方もいらっしゃいます。うちはそうじゃない。事業の成長もさせるし、大前提として自分も周りも幸せであること、そのエネルギーを使って世界へサービスを届けていくというのを本気で実現していく会社を目指しております。この新時代の幕開けに入社してくれる3名には大きな期待をしておりますので、めちゃくちゃ前のめりに、時代の先を読めるくらい勉強していただいて、成長をしてください。そして何より、ご家族も含めて幸せになっていただくことを心から祈念しております。
本当に内定おめでとうございます。私からは以上になります。
続きまして、内定証書授与です。力技で画面共有をしながらの授与となりました笑。
内定証書授与では、内定者から「意気込み」を一言ずついただきました。三者三様の意気込みに、こちらも胸アツでございました。
↓内定証書は後日、田島とセオからの手書きのメッセージ付きで郵送いたしました。手作り感満載です笑。
続きまして、動画で新オフィスのお披露目をさせていただきました。
↓真っ新な状態から壁画アートが完成していく様子
↓内定式直前に完成したオフィスのアトモスフィアー
〜5分間休憩〜
動画でのオフィスお披露目の後は、ルームを3つに分けてのカジュアルパーティを行いました。
21卒の採用〜内定者フォローはオンラインで行われたため、入社までリアルで会うことはありません。双方にとっての貴重な交流の機会となりました。
カジュアルパーティの段取り：
1 司会から幹部全員の5秒他己紹介
2 内定者からの自己紹介
3 ブレイクアウトルームに分かれ、内定者3名が15分毎にルームを旅する
※運営は時々ルームをパトロール
他己紹介では、以下のコメントをつらつらと読ませていただきました。
Zoomのコメント欄で大いにいじっていただき、ルームに分かれる前のアイスブレイクとして機能しました笑。
他己紹介抜粋：
・代表取締役社長の田島、一部社員からは仏と呼ばれる程の心の広いお方で、リーダーシップで全社を牽引するmanebiの創設者です。
・CTOの岡田、技術でmanebiを牽引しながらも、ファンキーな過去を持つ人生の幅の広い自由を愛するお方です。
・プロダクトマネージャーの菅澤、多彩な経歴を持ち、本の出版までされているマネビの頭脳を司るお方です。
カジュアルパーティ終了後は、皆さんの表情も柔らかくなり、しばし歓談の場となりました。
最後にCBO(現CHO)平石による締めのお言葉で締めくくられました。
段取り通り、時間ピッタリです。
以上をもちまして、manebiバーチャル内定式2021を終了とさせていただきます。こちらの記事を読んでいただいた方は、ご一緒にご参加いただいたも同然です。ご参列、ありがとうございました！
式後フォロー
内定式後には、内定者、幹部へのアンケートを実施しました。今回の内定式の振り返りをし、今後へ活かすことが目的です。
内定者へのアンケートは以下の内容です。
内定者へのアンケート内容：
・式は全体を通していかがでしたでしょうか？
・社員紹介やカジュアルパーティで、会社・社員のことでどんなことが知れましたか？
・特に印象に残っていることがあれば教えてください。
・選考中に知りたかった情報があれば教えてください。
・今から入社までに知りたい情報があれば教えてください。
内定者からいただいたお声：
"とても暖かい雰囲気で、皆様が歓迎しているように感じることが出来ました。特にムービーや、幹部の紹介によって、より入社が楽しみに思いました。"
"社員の皆様がどんなキャラクターなのか、また、それぞれの部署の人柄も含めた特徴を知ることができました。"
幹部へのアンケートは以下の内容です。
幹部へのアンケート内容：
・式は全体を通していかがでしたでしょうか？
・【○○さん】とお話をされた印象、また配属先についてお話された事があればご記載くださいませ。(*内定者情報はページトップにリンクがございます。)
・特に印象に残っていること、その他ご意見があればお願いいたします。
幹部からいただいたお声：
"３名とも非常に楽しみな方々。そしてキャラが別々に際立っていて、将来どうなるのかワクワクが止まらない。"
"manebiの面接や内定式は他の会社と全く違うということを言っていました。それは、manebiのオリジナリティと印象であり、一つのmanebiズムが形になっていることなのではと思いました。自分たちでは気が付かない「manebiらしさ」みたいなものを知るのはなんか新鮮でした。"
"短期間で準備されたとは思えない程、充実と感動の式典となりました。 オンラインで全然成り立つ実感です。"
まとめ
長文を最後までお読みいただき誠にありがとうございます。
つらつらと長くなってしまいましたが、会社としてはじめての内定式、それが急遽バーチャルでの開催になった経験は本当に貴重なものとなりました。
この経験が、少しでも誰かのお役に立てれば幸いです。
HRや人事は内定者の方々と直接触れ合う機会が多いからこそ、一人ひとりの人生の岐路に立ち会っているという実感が強いのではないでしょうか。日々、施策に思考を巡らせている皆さまには頭が下がります。
manebiでも22卒内定式の準備をはじめています。世のHR、人事の皆さま、新卒の皆さまにとって実りある内定式が執り行われることを祈念しております！