オフィス移転体験記 (20人規模の小規模移転の場合)
こんにちは。
株式会社Yoii (@Yoii_Inc)でHRを担当しているmanatee (@manatee_sugi)です。
Yoiiは、スタートアップ企業・中小企業の将来の売上予測をもとに資金提供するRBF(レベニュー・ベースド・ファイナンス)プラットフォーム『Yoii Fuel』を提供しているfintechスタートアップ企業です。
今回はYoiiの直近のオフィス移転について業務記録的な意味も込めて書いてみようと思います。
私はしっかり総務まわりを担当するのはYoiiが初めてなので、オフィス移転は想像以上に大変でした。そのため、同じように総務未経験でオフィス移転を任された方に少しでも有益な情報をお届けできればと思います。
想定読者
オフィス移転を社内担当者にアサインしようとしている50名以下の中小企業・新興企業の経営者の方
オフィス移転をよろしくとアサインされた50名以下の中小企業・新興企業の社内担当者の方
オフィス移転PJ開始に至るまで
Yoiiは、創業当初はVCが運営しているコワーキングスペースを主な活動拠点にしていました。その後、シードラウンド調達ができたタイミングで渋谷区松濤のマンションの一角に初オフィスを構えました。私は入社前に一回だけ行ったことがあります。ザ！スタートアップという感じのワンルームの部屋でした。
ミーティングルームはないので社外の方とのアポは基本近所のカフェへ。当時入社したメンバーにとってはかなり刺激的な環境だったのではないでしょうか。
そして、プレシリーズA調達を完了し、採用を加速させていくタイミングで渋谷駅前のクロスオフィス渋谷に入居しました。駅近でアクセスがよく、ファシリティも充実していて満足だったのですが、以下の理由からオフィス移転を行うことに決めました。
社員数が20名近くになり(入居時は8名)、オフィス拡張の必要性が出てきた
オフィスコストを削減したい
入居型オフィスの特性上、無機質なオフィスとなってしまうためYoiiらしいオフィス作りに限りがあった
直近(2023年12月)シリーズA調達を完了したいま、よりYoiiらしいオフィスを起点にクロスチームでのコミュニケーションの活性化を図っていきたいと考えた
オフィス移転PJの全体像
2023年10月ごろ：資金調達の目処が立ってきた段階で物件探しを本格化
2023年11月30日：ネット業者のリサーチ開始
物件の最終候補が絞られてきたので、入居日を決めるためにネット業者のリサーチを開始。ネットが開通しないと、入居しても仕事が始められないためです。私の最重要タスクとしてアサインしてもらいました。
2023年12月中旬：物件決定・契約完了
2023年12月下旬：三種の神業者の選定開始
① 引越し業者, ②ネット業者, ③オフィスレイアウト業者の3つを決定し、転居に必要な準備を進めていく必要がありました。
個人の転居とは規模が違うので、それぞれのタスクのDoD(Definition of Done)が分かっておらず、もともと数日で完了すると思っていた業者選定は想定よりも時間を要してしまい、最終的にこの3つの業者選定が完了したのは1月上旬の成人式の週くらいです。
年末年始を挟んでしまったのもあり、業者との日程調整, 見積もり回収などに時間がかかってしまいました。
2024年1月上旬：強力助っ人2名が現る
オフィス移転PJと並行して、複数の喫緊採用ポジションの採用業務と、人事制度構築のタスクもあったので、リソースがぱつぱつでしたし、それぞれへのリソース配分について整理する余裕もなかなか持てていませんでした。
そこで、宇野がネットプランの最終決定を、コンプライアンスメンバーが段ボール詰めの段取りを担当してくれました。
オフィス移転PJの中でこの2つが一番苦手だなと感じていたので、この2つをはがせて個人的にはとてもありがたかったです。
2024年1月26日(金)夕方：一気に段ボール詰め
2024年1月28日(日)終日：引っ越し・ネット工事・段ボール開け
2024年1月29日(月)〜：住所変更手続き・新オフィスの使い方の社内レクチャー (今ここ)
のんびりタイプの私にスケジュールのおしりが決まっているオフィス移転を任せるのは宇野も心底不安だったと思いますが、それでもアサインしてくれた宇野と、なかなかタイムリーに情報共有しきれなかったにもかかわらずとても協力的にオフィス移転について理解し、サポートしてくれたYoiiメンバーみんなに感謝でいっぱいです。
学んだこと
オフィス移転は段取りがすべて。「どうせただの引っ越しでしょ？」と思っているあなた(1か月前の私)、ノンノンノン。細々としたやることが多い & 社外との調整業務が多い & 社内メンバーへのリマインド(何回も)が大事など、心を無にしてとにかくやることをこなしていく必要がある
オフィス移転PJ全体のスケジュールは絶対にひくべき。担当者が自分の進行管理にももちろん使えるが、PJマネージャーが進捗確認したり、社内メンバーが引っ越し日を確認したりできるように、スケジュールは早めに作って全社でアクセスできる場所(Notionに置く, オフィスの壁に貼るなど)で共有するべき
予算表は早めに作るべき。引っ越しにかかる初期費用および移転後の継続コストの計算。ここを怠ると、オフィスコスト節約のためにオフィス移転したのにむしろ増えてるということになりかねない
レイアウトや業者選定など細かいが決めなければいけないことに関しては、PJマネージャーが意見を持っていない / 意見はあるがまとまっていないことがある。(なぜならPJマネージャーは他のメイン業務を常に行っているから) そのため、一旦たたきのアイデアをとりあえず担当者で作ってからPJマネージャーと議論すると意見やフィードバックをくれてやりやすい
社内メンバーへは何度も何度も心を無にしてリマインドする。PJマネージャーと同じように、それぞれのメンバーは常にメイン業務に向き合っているため、引っ越し日やそれまでに社内メンバーがしないといけないことについてアナウンスを見落としている可能性がある
余裕のあるスケジュールを組む。ロジ関連の業者は電話や訪問対応のみの場合も普通にある。メールで見積書送ってくたらラッキーという感覚
引越し当日は想定スケジュールよりも数時間早く待機する。引越し当日のスケジュールは、荷物の状態や業者さんの動きで大きく前後するため、関係者はいつでも動けるように準備して待機しておくべき
工事は絶対に営業時間外でやるべき。どうしても平日の営業時間内に発生する場合は、工事完了まで出社非推奨のアナウンスをしておく。今回はネット工事は週末に、かぎ🔑工事は平日の午前中に行ったのですが、思ったよりウィーン音がうるさかったです
やることが多いが、最低限のものがあればなんとかなる。気合を入れて物品や什器にお金を一度かけてしまうと、戻ってこない。様子を見ながら投資判断していくべき
新興企業のオフィス移転はIPPOさんにお任せ！優良物件を紹介してくれます。IPPOさんがおつなぎしてくれた業者さんもいいところばかり。居抜き入居・居抜き退去のサービスも提供されているらしいですよ！
調べて分からないことは仲介会社や管理会社にどんどん聞く。そうじゃないと貴重な業務時間を1時間も法人ゴミの捨て方について調べるのに使ってしまった私と化します。その後管理会社に聞いたら1分で解決しました
旧オフィスの退去時のゴミ箱は宝箱。私はおしゃれブルーライトカットサングラスとフェイスパックを拾いました。捨ててくれたメンバーありがとう！
新オフィスに関して思うこと
渋谷区千駄ヶ谷のビル内3階と4階です。
4階は小さいミーティングルーム1つと広いバルコニーがあります。
まだ移転して1週間弱ですが、個人的にはとてもQuality of Work, Quality of 通勤が上がっています。
渋谷駅前に比べて圧倒的に駅前人口が少なく、落ち着いていて静かなので、駅〜オフィスの徒歩移動が精神的に快適
周囲はおしゃれな小規模カフェが多く、コーヒーブレイクを愉しめる
いくつか最寄り駅があるが、原宿駅からオフィスまでの徒歩距離がちょうどいい。体感5-7分くらいで、ちょっと考え事をする時間に充てられる
風通し・日当たりがすごくいい。自分は呼吸して生きているいち生物なんだと感じながら仕事をすることができ穏やかな心で仕事に取り組める
電球の色がやさしくて好き
木目の床がやさしくて好き
エレベーターを使うより階段を使ったほうが早いか同じくらいなので、階段を使って1日の必要運動量をちょっと稼げる
オフィスから徒歩3分のところに神スーパー オーケーがある。休憩時間や仕事帰りに夕食の買い物ができる
北参道は朝8:30頃から営業しているコーヒーショップが多い。最高です☕️
もちろんいつくか不便な点もあったりはしますが、予算が許す限りで少しずつ快適なオフィスにしていきたいと思っています。
また、移転祝いを送ってくださった方々からのメッセージを拝読すると、これまで投資してくださった方々、ご支援してくださった方々がいらっしゃったからこそここまでやってこれたのだという心からの感謝を感じながら、身が引き締まる思いがします。
To Doリストも書くとかなり文字数が多くなってしまうので、今回の記事では割愛します。ネットで「オフィス移転 やること」とか調べるといろいろ出てくるので、ぜひ参考にしてみてください。
新オフィスから竹下通りが近いので、マリオンクレープ食べたり、古着好きのメンバーに古着セレクトしてもらう会をしたり、同僚とプリクラ撮ってみたいと思ったり思わなかったりしています。
ぜひ遊びに来てください！
宣伝 ❤️
Yoiiでは積極的に採用を行なっています！
昨年(2023年)末には、シリーズAで約8億円の資金調達も実施できました。プロダクト開発・事業開発ともに大きくストレッチしていくやりごたえのあるフェーズに入ります！
⬇️採用中のポジションは、HERPからご確認いただけます😉
カジュアル面談も日々お待ちしています！一緒に北参道でコーヒ飲みましょう。