Todoist × Googleカレンダー × Toggl Trackで仕事見える化（活用偏）

　仕事をしていて「いつも後追い仕事になってしまう」、「不安からついつい残業してしまっている」といった経験はありませんか？もちろん私もそうですが、この記事で紹介するやり方を始めてからはかなり改善されたような気がしますので、紹介したいと思います。

　＜この記事の結論＞
　TodoistとGoogleカレンダーとToggl Trackを連携させて活用することで以下の効果が得られるはずです。
・仕事の漏れが減る
・後追い仕事から解放される
・自分が抱えている仕事のボリュームや余裕がリアルタイムでわかる
・必要のない残業がなくなる
・仕事のやる気が増す

Todoist × Googleカレンダー × Toggl Trackの連携でできること

　私は、Todoistを使ってタスクをリストアップし、それをGoogleカレンダと連携させて別のタスクとの時間調整を図りながらスケジューリングしています。
　また、スケジューリングしたタスクの作業実績をToggl Trackerで記録することで、自分の仕事（計画と実績）を見える化し、振り返り＆改善に活用しています。
　これら３つのアプリを連携させることで、タスク管理、スケジュール管理、計画と実績の比較、モチベーションアップ、仕事改善が効率的に、そして「無料」で行えます。

Todoist活用のポイント

　Todoistは「やることリスト」を登録・管理できるツールです。仕事（タスク）が発生したら、Todoistにタスクを入力しましょう。ポイントは、発生したタスクだけではなく、そのタスクに関連するタスクもすべて入力してしまうことです。

　例えば、Ａ社に営業訪問するタスクが発生したら、訪問前に行う準備作業や移動、訪問後の見積・提案資料作成、提案といった関連作業をすべて洗い出し、仮でもいいのでタスク登録・日時も設定しておくのです。（下図参照）

　これで仕事の全体像がわかるほか、Googleカレンダーと連携させておくことで、抱えている仕事のボリュームや余裕度が見えてきます。
　また、訪問直前になって「あ、訪問準備してなかった！」といった漏れが防ぐことができて仕事に追われている状況も減ります。そして、事前に必要な時間の確保ができているので他のタスクとのスケジュール調整がしやすくなります。

Googleカレンダー活用のポイント

　GoogleカレンダーはGoogleが提供する無料のスケジュール管理アプリです。Todoistと連携させておくことで、Todoistで登録したタスクがGoogleカレンダー上に自動的に反映されます。
　Todoistではそのタスクの開始時間しか登録できませんので、終了時間はGoogleカレンダー上で調整します。私は各タスクが30分という設定でGoogleカレンダーに表示されるように設定していますので、１時間かかる作業の場合は調整します。（下図参照）

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　そして、それぞれのタスクについてスケジューリングすると、自分が抱えている仕事のボリュームや空いている時間が一目でわかるようになります。（下図参照）

　ところで、残業する理由は人それぞれだと思いますが、漠然とした不安から気づかないうちに残業してしまっていたという経験はありませんか？人はつい「今日できる仕事は今日のうちにやる」となりがちですが、自分が抱えている仕事のボリュームが分からないと不安から残業してしまう傾向が強いと思います。逆に、自分の今後の予定が見えていれば、「明日できることは明日やる」という状況を作り出せ、必要のない残業を減らせます。

Toggl Track活用のポイント

　Toggl Track（トグルトラック）は、タスクの作業時間をストップウォッチのように手動で記録してくるアプリで、パソコンでもスマホでも操作できます。Toggl Trackで時間を計りながら仕事をすると、とにかくその仕事だけに集中できますし、少しでも早くタスクを完了しようとする意識が芽生えてきます。そして、その日予定しているタスクをすべて完了できるよう頑張ろうとしますので、生産性が高まる効果もあると思います。

　なお、TodoistやGoogleカレンダーと連携することで、TodoistやGoogleカレンダー上でToggl Trackのスタート・ストップボタンを押せますし、タスク名も共有できます。そして、計画していたスケジュールと実績を比較できます。（下図参照。右側が計画で、左側が実績）

　さらに、一日、一週間、一カ月、一年単位など期間を自由に設定して、予め設定したカテゴリごとにグラフ化したレポートも表示できます。（下図参照）

　私は、夜寝る前に数行の日記を書くことを習慣にしているのですが、Toggl Trackを確認して、その日の時間の使い方や仕事内容、失敗を繰り返さないためにできること等について振り返りをするほか、１カ月や1年単位で振り返りをして、日記に記しています。
　言語化することの効果というのは非常に大きくて、頭の中で漠然と抱えながら解決されないままになっていることが、具体的に問題・課題設定され、解決が早まります。

　振り返りをする際は、以下の視点で行うことがおすすめです。
・仕事をもっと効率化できないか。
・同じ失敗をしないようにするには、どのようにすればよいか。
・お金を生む重要な仕事にもっと時間を割くにはどうすればよいか。
・なくしたり減らしたりできる仕事はないか。
・一つにまとめられる仕事はないか。
・人に頼める仕事はないか。

まとめ

　TodoistとGoogleカレンダーとToggl Trackを連携させて活用することで以下の効果が得られます。
・仕事の漏れが減る
・後追い仕事から解放される
・自分が抱えている仕事のボリュームや余裕がリアルタイムでわかる
・必要のない残業がなくなる
・仕事のやる気が増す

　なお、Todoist、Googleカレンダー、Toggl Trackのそれぞれを連携させる方法については「Todoist × Googleカレンダー × Toggl Trackで仕事見える化（設定偏）」に書いてありますのでご覧ください。