引き出しの役割を知って効率アップ

　机は毎日のように使うものでありながら、引き出しごとの役割や使い方などについて習ったことがある人は少ないのではないでしょうか。
　一体、どのように使うのが効率的なのでしょうか。この記事では仕事をする上での使い方について紹介したいと思います。

机の上

　机の上はまな板のようなものです。切り終わった食材はまな板から別の場所に寄せないと切るスペースが狭くなり、集中力も削がれ、効率が落ちます。

　机の上も同じです。目の前の仕事と関係のない資料などは机の上に置きっぱなしにせず、帰宅時にはパソコンと電話機だけが上がっている状態が理想的です。

　また、透明デスクマットにも基本的に何も挟まないようにしておきましょう。

右上段

　ペンやホチキス、定規など、文房具類を入れておく引き出しです。１００均ショップで売られている仕切りケースを使えば散らかりにくくて便利です。机の上にペン立てを置いている人もいますが、引き出しに入れても取り出すスピードはほとんど変わりません。であれば、机の中にしまっておいたほうが机の上がきれいになります。

右中段

　小サイズの本や不定形物などの収納に使う引き出しです。私はよく使うコンパクトな参考書を中心に収納しています。
　ちなみに、私は名刺をEightに読み込んで管理していますが、名刺交換直後に捨てるのも悪い気がして、年度末までこの引き出しに貯めて一気に処分しています。

右下段

　意外に思われるかもしれませんが、一番使用頻度の高い引き出しになります。A4サイズの書類を立てて収納できるので、個人持ちの書類をここに収納します。封筒やクリアファイルを利用して業務ごとに保管します。

　私の場合、郵便物の定形外封筒の裏面に業務名を書き、右側と上部をハサミで切り落として、業務ごとに資料を保管しておきます。使った封筒は引き出しの手前にしまうなどして、使ったもの順に封筒が並ぶようにすれば、後から取り出しやすくなります。

左（真ん中）上段

　一時的な収納に使います。基本的には空にしておいて、急に飛び込んできた仕事に対応するために、机の上にあったものを一時的に寄せておくために利用します。

まとめ

　引き出しごとに役割があることをご理解いただけたかと思います。
机の上：基本的にPCと電話機
右１段目：文房具類（ペンやホチキスなど）
右２段目：不定形物（小さい本や不定形物）
右３段目：個人持ちの書類（不要になった封筒を利用してグループ分け）
左１段目：飛び込み仕事に対応するための一時収納（基本的に空）

　机の上や引き出しが整理整頓されていれば、探し物の時間が減って効率的な作業と集中した作業ができることは言うまでもありません。そして、掃除する時間が短縮できて、掃除もしやすいので清掃・清潔が保ちやすくなります。

　机の上に物がたくさん上がっている人の掃除はそれらをまず寄せる必要があり時間がかかります。そして、人によってはものを寄せずに周りだけ拭くので、清潔とは言えない状態になります。そのような状態で生産性の高い会社になるでしょうか？

　机の５Sが出来るから現場の５Sもできるのであり、机は一番身近な５Sの訓練の機会です。
　業績がすぐれている会社の机の上はきれいなことが多いと思います。生産性向上は小さな積み重ねの上に成り立つものであり、机の５Sが重要であることを経営者が知っているのではないでしょうか。