話し合った結論を曖昧にしないための「いつ、誰が、何を」「if-thenプランニング」

良いミーティングや話し合いの条件のひとつに「結論が明確で、実行可能な状態になっている」ことがあると思います。逆に言うと、「これができていれば70点とったようなもの」くらい重要なものと感じています。

「整理するとこういうことですよね？」と話を収束させるときに便利なフレームワークを2つ紹介します。

単発のタスクには「いつ、誰が、何を」を当てはめる

たとえば、「〜を調査して、〜が可能か検討する」のような1回やれば完了するようなタスクは「いつ、誰が、何を」に当てはめます。5W1Hのうちの3つですが、ほとんどの場合には3つだけで足りると思います。

付け加えるなら、「完了したこと」と「完了しなかったこと」が必要な人に伝わるかも考慮しておくといいかもしれません。
たとえば、このような視点があります。

・プロジェクト管理ツールに起票されているから、タスクの状態は誰でも確認できる
・期日にミーティングを設定しているから、そのときに伝えてもらえればOK
・完了したり、未完了のまま期日が来た場合は伝えてもらう

繰り返しのタスクには「if-thenプランニング」を当てはめる

「if-thenプランニング」は習慣化や目標達成に使われるフレームワークです。「もしも〜（をしたら、になったら）、〜をする」に当てはめて、条件と行動を明確にします。
たとえば、ワーキングアグリーメント（チームの決めごと）であれば、このようになります。

・ミーティングの1分前になったら、席についておく
・相手が仕事を進めてくれたら、積極的にリアクションして感謝を伝える
・課題にいぅHも返答するときは、結論だけでなく相手にしてほしいことも伝える

書き出す過程で認識合わせができますし、約束が目に見えるのでお互いが守りやすくなります。
「やったほうがいいかな？」「やったらどう思われるかな？」と考える必要もなくなるので、無駄にメンタルを消費することもありません。

最初は約束を守るために意思が必要になるかもしれませんが、繰り返していくと習慣になって、自然にできるようになります。