タスク管理のキモは緊急度と不確実度を理解すること

タスク管理とプロジェクト管理の違い

プロジェクト管理とは、ある目的や目標を達成するために「何を」「いつ」「誰が」「どのように」するのかを決めて収束させること。
タスク管理とは、その人個人の作業や課題を「どのように」達成するかを決めて完了させること。

タスク管理とは「やると決まったことを実現するための計画」と言えます。

タスク管理に重要度は不要

タスクの優先度を適切に設定することはとても大切です。
シングルタスクは集中力を高めますし、タスクを理解・把握することで計画的に仕事を進めることができます。

優先度を決める方法として「緊急度」と「重要度」の4象限（マトリックス）があります。
しかし、重要度は「実施するか？」「いつするか？」の指標であって、プロジェクト管理の範疇です。
「何をいつまでにするのか」が決まっているのに、個人で重要かどうかを考えても仕方がありません。

自分が請負ったタスクをどのように実現するかを考える指標には「緊急度」と「不確実度」が大切で、そこから優先度を決めるのが適切だと考えています。

緊急度：時間に対する損失の度合い

緊急度が高いとは、そのタスクの完了が遅れると、どれくらいの額や確率で損失・損害が起きるのかを示す度合いのことです。

たとえば、クライアントに実害を出してしまうのは大きなリスクなので、できるだけ早く対応する必要があります。
完了が遅れることで他のメンバーのタスクが進まなくなってしまうのであれば、早めに完了して進めてもらう必要があります。

不確実度：プロセスと結果の予測できる度合い

不確実度が高いとは、知らない・やったことがない・難易度が高いといった理由から、期日までに完了することが確実ではない度合いのことです。
プロジェクト管理は不確実度を減らしていく活動でもあります。

たとえば、知らないことは調査をしなければいけませんし、予測より実現が難しいことが判明するかもしれません。
あるタスクの結果が、次のタスクに大きな影響を及ぼすのであれば、早めに実行して、早めに決断する必要があります。

タスク管理は「どのように」を考えること

重要度はプロジェクトの根本的な指標であり、タスク管理以前に決めることです。

タスク管理とは、プロジェクトにとって重要なことを、プロジェクトにとって最適なプロセスで実現するための意思決定プロセスです。
そのためには「緊急度」「不確実度」という指標でタスクを理解することが大切なのだと考えています。