実績報告で必要な情報と工程

　私が実現したい課題の中で実績報告について深堀りしてみることにしました。実績報告に関わるメンバーがどのような目的でどのようなデータをどのように集計しているか確認し、自動化に向けて課題を洗い出し解決策を考えていきます。

実績報告の目的

1.社内共有

　私たちのチームでは、会社全体の利益に直結する予算を管理しています。そのため、日次で部内共有を行い、週次で役員への報告を行っています。

2.部内の週次ミーティング

　部内で週に１度、担当者が実績の進捗を報告し、今後の見通しや最終的な見通しが予算通りで問題ないかを話し合い、修正が必要かを考え必要な場合は見通しを修正します。予算と実績、昨年同日比、昨年同曜比等の数値の一覧から、特売日や曜日周り、天気情報から、今後の見通しを予測します。
普段、私は数値を目で追いながら、感覚的にピンとこない表を見て担当者の説明を聞いているだけです。上司と担当者の間では考えがまとまっているので問題ないと思っていました。
しかし、今回この作業を自動化したいと思ったので、他人事のようでは済まなくなりました。担当者に毎日行っている集計作業の手順を確認したところ、効率化とは程遠い方法で集計されていることがわかりました。
　まずはエクセルの集計ファイルを改善する必要がある…時間がかかりそう、と思いました。

実績報告を自動化するために必要な工程

1.実績報告で必要な情報

　実績報告を自動化する前に今作成している集計表は実態に合っているのか、本当に必要な情報であるかを担当者に確認してみました。
作業を行っている担当者は、作業をすることが目的になっていて、それがどのように使われているか意識していない部分もありました。
　どのような業務であってもその業務には目的があり、その目的を達成するために作業を行います。この部分については業務をお願いしている担当者にも責任があると感じますが、担当する業務については、どのような成果に結びついているかを意識して取り組む必要があると思いました。
　具体的に必要な情報は予算、実績、予算比、昨年比の項目が必須項目で補足情報として、昨年同曜比、昨年同日比、前月同日比等です。

2.実績集計表の作成

　担当者へ実態を確認した上で、集計表を作成しなおすことにしました。使いやすさ、見やすさ、メンテナンスのしやすさを意識して、作成しました。
少し作成した段階で、一度担当者に説明し、方向性を確認し、概ね問題ないことが確認できました。
　次は過去４年分（365日×４年分）の実績を一つのシートにまとめる作業を行います。

今週の気づき

　自動化するために確認した業務手順が、業務の棚卸にもなりとてもよかったです。また、ルーチン業務については定期的に見直しが必要であると感じました。誰も気づかないところで不要な業務が続けられていて、誰にも使われていない情報が存在している可能性があります。
　業務効率化を行うために一番手っ取り早い方法が定期的に業務の棚卸を行うことではないかと感じました。