業務改善に向けた問題点の抽出～思い込み、決めつけが邪魔をする～
これまでデジタルを学び実践する中で業務改善に繋げられることがないか、1カ月ほど考えを巡らせてきましたが、実際、実現するため課題を３つに絞って具体的に考えをまとめていきたいと思います。
考えをまとめる手法としてチームメンバーと「スパーリング」により、実現方法や考えを深堀していきます。
1.３つの実現したい課題
（１）実績報告の自動化
①内容
PL管理システムから抽出したデータを指定の場所に保存しPowerAutomateDesktopにて集計作業を行う、集計を行った後はOutlookでメールを送信し報告する。
※以前、こちらの具体的な記事を書いています。
②導入することによる効果
・2時間の作業時間を10分に削減。
・経費削減684千円/年間（年間456時間×1500円/ｈ（人件費））
③具体的な手順
a.SAPシステムから実績をExcelにダウンロードする
b.aのデータをPowerAutomateで計算ファイルに貼り付け計算する
c.bで計算されたファイルの数値を集計ファイルに値の貼り付けを行い完成
d.cで集計した数値をOutlookに貼り付け数値報告メールを作成し送信
④課題
なし
（２）ChatGPTで口コミ分析ツール
①内容
AppStore、GooglePlayStoreの口コミを分析し課題を洗い出し、必要な改善点をまとめ、サービス向上を図る。
※以前、こちらの具体的な記事を書いています。
②導入することによる効果
モバイル決済の利便性向上に繋がる開発の実現。他社アプリを分析することで参考にできる情報が入手できる。
③具体的な手順
a.口コミを専用サイトからExcelにダウンロードする
b.aの情報をデジタルツール（何を使って実現できるかは現時点では不明）を利用しChatGPTに質問し、ChatGPTの回答をaのExcelに追記し、分析結果をまとめる。
④課題
・口コミサイトが社内のパソコンで閲覧できないこと
・実現できるデジタルツールが思い浮かばないこと
（３）フリーアドレスの座席を管理するための予約ツール
①内容
フリーアドレスを導入する企業の座席を予約管理するためのツールを作成
②導入することによる効果
フリーアドレスにより座る席がない（座る席がないと心配しながら出社すること）問題を解決する。
③具体的な手順
下記システムを使用して座席予約管理ツールを作成する、下記Qiita記事のようなシステムを想定。
④課題
会社のパソコンで上記ツールが使用できないこと
- Microsoft Power Apps
- Microsoft SharePoint
2.上司、チームメンバー、他部署の方とのスパーリング
Aさん（上司）、Bさん（チームメンバー）、Cさん（他部署）の３名に実現したい３つの課題を説明し、意見や質問をいただきました。
上司のAさんからは導入することの意義や導入した後の活用法に対するコメントをいただきました。チームメンバーのBさんは実際導入するためにはどうしたらいいか、という視点で指摘いただき、他部署のCさんは実際RPAを作ったことがあり、社内の仕組みを理解している方のため、懸念点や導入した後のメンテナンスの部分まで指摘をしていただきました。
※「スパーリング」とは、本来ボクシングや格闘技で使われる言葉で、実際の試合に近い形での練習試合や模擬戦を意味します。この概念をビジネスや課題解決の文脈で使う場合、ある問題や課題に対して、複数の人々がアイディアや意見を出し合いながら、対話やディスカッションを行い、最良の解決策を模索するプロセスを指します。
課題解決のスパーリングは、以下のような特徴や流れを持ちます：
意見の交換：参加者は自らの考えや視点を自由に発言し、他の参加者と意 見を交換します。
対立の受け入れ：スパーリングは、対立や違いを受け入れる文化が必要です。異なる視点や意見が出ることで、新しいアイディアや解決策が生まれる可能性が高まります。
建設的なフィードバック：他の参加者の意見やアイディアに対して、建設的なフィードバックや質問を行うことで、より深い理解や洞察を得ることができます。
最終的な合意：スパーリングの結果として、参加者間で合意された解決策や方針が明確になることが理想です。
課題解決のスパーリングは、組織やチーム内での意思決定や戦略策定、プロジェクトの進行方向の確認など、様々な場面で有効に活用することができます。
3.スパーリングを受けて考えたこと
（１）実績報告の自動化
①メリットとデメリットを理解する
【メリット】
無償で実施できる！定型業務を効率化できる、ノーコードで作業ができる。
【デメリット】
人が判断する作業に対応できない、頻繁な変更がある作業には向かない（集計方法が変わる場合等）、ロジックを考える必要がある。
②フォーマットや見通しが変わった時の対応
変更にも対応できるようにPowerAutomateDesktopの使い方をある程度、理解する必要があると思います。隔週で勉強会を実施するなどしチームメンバーで考える力を養っていきたいです。
（２）ChatGPTで口コミ分析ツール
分析結果から行動を導くためのツールになるのか？
現状を把握し次のアクションにつなげるBIツールにしなければ意味がないとAさん（上司）からコメントをいただきました。話をしていく中で、ChatGPTで口コミ分析を行うことは課題の一つとして改善の材料にはなるが、行動に繋げるツールにするということとは違うと感じました。
理想と現状のギャップ（問題）が口コミには書かれていて、課題が山積みのように見えますが、お客様の理想は人により違いがあり、そのそれぞれの理想に対してのギャップが書かれているため、沢山課題があるように見えますが、まずは私たちがその理想を描くことが必要です。
その描いた理想を実現するための具体的な課題を抽出するツールを作ることができたら、次のアクションに繋げるBIツールになるのではないかと思います。
また、Cさんから指摘された通り、膨大な口コミを分析する場合は、手作業ではなくChatGPTに聞く、回答をまとめるところまで自動化する必要があると思います。
（３）フリーアドレスの座席を管理するための予約ツール
フリーアドレスの運用方法について
まずは総務とフリーアドレスの運用方法について議論する必要があると考えました。実際フリーアドレスを導入して約3年が経過しており、今更運用を変更して予約するという行動が増えることが面倒と感じる人はいると思います。営業で外出する人もいるため、いない人が席を占領しなくなったことでスペースの有効活用ができるようになったことは事実ですが、会社に行ってみないと席の空き状況がわからない、ではなく、わかるようなツールがあると便利だと思います。まずは総務に相談し意見をいただきたいと思います。
3.実現の可能性について
様々な方から意見をいただき、一番実現できそうな課題は（１）実績報告の自動化でした。次にあったら便利なものとして（２）ChatGPTで口コミ分析ツールです。（３）フリーアドレスの座席を管理するための予約ツールは他部署を巻き込みながら進める点と社内で必要性を考える必要があることから、一番実現することが難しいと感じました。しかし、どのツールも外部企業に委託した場合は有償で何十万～何百万円をかけてシステムを構築することを考えるとあったら便利なツールになることは間違いないと思います。
これから実際に社内の環境で実現するために、リスク管理部門やシステム部門と調整を行い進めていきたいと考えています。
ここまで読んでいただきありがとうございます。実現できるかどうかはまたこの場で共有させていただきたいと思います。
ありがとうございました。
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