業務改善の第一歩！「これ、どうにかならない？」をチームメンバーと話してみた

こんにちは☺
先日の自己紹介を投稿してから、怪しいセミナーに参加し始めた、うさぎさん🐰と二人暮らしをしている会社員です。
（先日の自己紹介の記事のリンクはこちらです↓）

怪しいセミナーに潜入し、デジタルについて学び（怪しくない！）業務課題を解決することを目標に、日々課題に取り組んでいます！
今回はチームメンバーと普段は話さない課題（変わらないと諦めているようなこと）と、こうなったらいいなという理想をについて話してみました。
チームメンバーは自己紹介の記事で紹介させていただいた、Bさん、Cさんと同じ部署ですが、普段業務ではあまり接点がないDさんの３人とそれぞれ15分～30分ほど話しをしてみました。

チームメンバーと考える「これ、どうにかならない？」

1．10年以上続いている手作業、実績報告

電子マネーの売上実績を日次で報告する業務があります。毎日、告漏れがないように分担して業務を行っており、担当者は毎朝出社したらすぐ取り掛かる業務になっています。
毎日2時間程度の業務を年間240日（480時間）、手作業で実施しています。時給1,500円とした場合、年間72万円の経費をこの業務に使用していることになります。

【問題点】
・データの抽出、集計作業がエクセルを駆使し、手作業のままであること。
・出社しないと使えない（在宅のパソコンでは使用できない社内システム）　システムを使用するため、担当者は出社しなければならない。
・実績のみで分析されていない（店売上、天気、社会情勢等を加味した分析が一切ないこと）
【理想】
　毎日決まった時間（例えば毎朝10時）に電子マネーの売上データが集計、分析された状態で、関係者に報告メールが届く状態。

2．企画の対象者の抽出、対象者が漏れてないか心配

キャンペーン対象者の抽出（利用期間、利用金額、利用場所、利用者の有効性チェック等）には様々な条件があり、その条件通りに抽出するためには、必要かつ正確なデータベースを選択し、突合しながら、対象者を絞っていく作業を実施する必要があります。なお、手作業のため、作業を実施する担当者の理解度や能力によっては対象者の抽出漏れ、条件漏れが発生する可能性があり、人為的なリスクがあります。

【問題点】
・抽出条件を人が考えて組み立てなければならない。
・抽出するためのシステムを理解していなければ抽出できない。
【理想】
キャンペーン対象者の条件、項目を指定したらその通りに対象者や実績が抽出できる。難しい作業は行わず、新入社員でも抽出が可能な状態。

3．業務の属人化を解消するには？

私たちのチームは業務内容が専門的なため業務の進め方や内容等を特定の人しか把握できておらず、専任担当者の欠勤や異動、離職によって担当者が不在となった場合、代わりにその業務を務められる人がいないため、業務に支障がでてしまいます。

【問題点】
・専門性が高い業務であるため、知識の共有が難しい。
・マニュアル化できない知識や技術を共有するためには教育が必要ですが、目の前の仕事で手いっぱいの状態である。
【理想】
・業務改善に取り組み、余裕をもてる時間を作り教育する時間を作ること。
・属人化した「知識」や「ノウハウ」を組織全体で共有し業務が円滑に進むこと。

4．一つの資料を複数人で作成する非効率な運用

【問題点】
・一つの資料を複数人で作成、修正する場合、メールで順番に修正しているとタイミングが被ったり、先祖返りすることがあるため、手間が増えて非効率。
・時間がかかる。
・利用できるシステムが限られている。
【理想】
一つの資料を同時に編集できるようにする。

5．予算と実績の差分がわからない、予算管理

毎月、会社では月次で報告会があり、予算に対して実績の使用状況、差分が発生した場合はその原因について報告しています。その差分は誰でもわかるようなシステムではなく、担当者が個別にエクセルで管理している手作りの明細を元に実績との突合を行うことで、差分を特定しています。

【問題点】
・予算と実績を管理するシステムが別々になっている。
・予算を管理するシステムが明細単位で管理しておらず、勘定科目の合計金額しか認識していないため、エクセルで合計金額の元になる明細を作成し管理する必要がある。
・エクセルで作成した予算明細と実績が反映されるシステムに計上される実績を抽出し、突合する作業を目検で実施する必要がある。
【理想】
予算管理システムのなかで予算の明細を管理し、実績も反映され突合することができれば、差分を特定することができ確認作業を行う必要がなくなります。

6．マニュアルを作成する時間がない

業務を平準化するためにはマニュアルが必要なことは理解していますが、目の前の業務で手いっぱいの状態のため、作成できる時間がありません。
アクシデントが発生し、再発防止策の一環でマニュアルを作成することはありますが、その場合も、統一されたフォーマットで作成し、完成後、現状に即しているかを各担当者がチェックするなど、マニュアルを作成するには　多くの工程があり、多忙な業務と同時並行でマニュアルを整備しようとすると、マニュアル完成までに時間がかかってしまいます。

【問題点】
・エクセルやワードで体裁を整えながら作成する必要がある。
・社内のマニュアル作成手順書を確認しながら進める必要があり、気軽に着手できない。
・時間がかかるため、必要最低限のマニュアルしか着手できない。
【理想】
・あまり時間をかけずにマニュアルの作成ができるツールの導入（レイアウトの自動編集や動画・画像の挿入のしやすさ等の柔軟性があるツール）
・複数の担当者が同時にマニュアルのレビュー作業を行うことができ、同じ内容のレビューは集約表示される機能があるといい。

まとめ

チームのメンバーが普段口に出すことがないような定例業務の中で改善できることがないかを聞いてみたところ、「これ、どうにかならない？」と感じていることが沢山あることがわかりました。今回は解決策までに至りませんでしたが、各自が不便に思っていることをデジタルで解決することができたら、チームメンバーの業務負担を減らすことができ、他の業務に時間を費やすことで業務効率を改善でき残業削減などに繋げられるのではないかと感じました。
私が今回謎のセミナーに参加しようと思った一番の理由は、チームメンバーが働きやすい環境を作ることです。長い間、手作業になっていることをデジタルの力で解決することで「どうせできない、変わらない」という雰囲気を「どうにかしたら、変えられる」という雰囲気に変えたい、そのきっかけになりたいと思っています。
大きな企業で働いているため一筋縄ではいかないこともわかっていますが、最後まで諦めずに取り組みたいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございます。
これからも業務改善に向けてデジタルを学びながらこの場で共有させていただきますので、よろしくお願いします。