【3】司法書士を使わずに、自分で代表変更をする
こんにちは。
Malake株式会社の清川です。
前回の記事「【2】司法書士を使わずに、自分で代表変更をする」の続きです。
法務局の手続き
前回の記事でご紹介の通り弊社は、代表の変更方法を「定款で定めた通り、取締の互選で決定する」としています。
この場合、必要な書類はこれだけです。
提出する書類@法務局
辞任届
互選書
変更登記申請書
定款のコピー
新代表個人の印鑑証明書
印鑑届（改印）書
法務局に行く際は、新代表の個人印（提出した印鑑証明書の印）も忘れずに持っていきましょう。当社は、印を持って行くのを忘れ、再提出となりました。。。
提出すべきか迷った。でも結局、提出不要だった書類はこれ。
色々と情報を見ていると必要そうな書類が出てきて、当社に必要なのか不要なのか悩みました。当社には提出不要だった書類の情報を載せておきます。
株主総会議事録
株主リスト
就任承諾書
それぞれ、何故不要だったのかは以下の通りです。
株主総会議事録は何故要らない？
当社の代表変更方法は、定款に記載の通り、「取締の互選」としています。
聞き慣れない言葉ですが、取締役の互選とは・・・
取締役が2名以上いる場合の代表取締役の選定方法です。
話し合いを行い、代表取締役を選定するものです。
つまり。
株主総会で代表変更の話をする必要がないのです。
というよりも、株主総会で代表を変更することは出来ません。
その為、株主総会を開催する必要すらなく、議事録の証跡は提出不要です。
参考：定款に記載した代表選定の記述について
参考までに。会社設立の際に作成した当社の定款に、代表取締役の選定方法を以下の通り定めています。
当 会 社 に 取 締 役 を 複 数 置 く 場 合 に は、 代 表 取 締 役 １ 名 を 置 き、 取 締 役 の 互 選 に より 定 め る。
さて、次に。
株主リストは何故要らない？
株主リストは、株主総会議事録とセットで提出するものなので、自ずとこちらも提出不要となるのです。
そして。新代表が就任したことを承諾する書類が不要なの何故か？については、以下の通りです。
就任承諾書は何故要らない？
新旧代表者が同席する場で新代表を決めた場合、新代表は自分自身が新たな代表者になることを知っていて、それを了承していますよね。
その場合、「就任承諾書」の作成は不要とのことです。
但し、「取締の互選の際に同席して了承してるよ」という一筆を書き残さないといけません。具体的には法務局に提出する「変更登記申請書」の表紙の就任承諾書の添付書類欄に「就任承諾書は互選書の記載援用する」と記載をします。
就任承諾書は、添付する互選書の記載と同様なので割愛するよという内容です。
参考までに「就任承諾書の書き方」の画像を貼っておきます。
当社の様な小規模法人にとって、法人運営に伴う各種手続きを行うことは、自社を法的な側面から詳しく知ることが出来ますし、コスト削減にも繋がりますので、面倒なことも多々ありますが・・・司法書士に頼らずに多少の変更手続きは、自分の手で対応してみるのも良いのかなと思います。
次回（【4】司法書士を使わずに、自分で代表変更をする）は、提出書類の「辞任届」の書き方を詳しくお伝えします。