監査・・・　その４

　まず、監査に関わってくれた皆さんに言わなくてはいけない言葉がある。

「お疲れ様でした」
「書類の作成や取りまとめを手伝ってくれてありがとうございました」

　言っている本人は、なんだかモヤモヤ、イライラしている部分がないわけではない。心の中では、

「ちゃんとしてくれてさえいれば、こんなことにはならなかったんだよ」

　と、思っています。そして、そう思っていても、落ち着くのはまだ早い！

　監査で指摘された内容を「どのように改善して対応していくか」を、市役所に改善報告書を提出しなければならない。

　期限は「1か月」。

【やることリスト】（３）

　①重要事項説明書、利用契約書で、訂正が必要なところを直す。
　書類を作成したときに、昔のデータが残っていたのを見落としてしまったもので、指摘された通りに修正すれば良い。また、サービスによっては、同じ内容で良いはずが、違う書き方になってしまったところ(昼食代など)を直す。
　②人員、兼務の適正化を行なう。
　人員に関しては、不足した状態がどれくらい(1ヶ月以上だったかな？)続いているのか、によって減算の額が違ってくる。
　人員が足りていると言ってしまうと、急に不足することもあるから、注意が必要です。
　③返還の必要な場合は、請求書類の作成を行い、点検結果報告書を作成する。
　できれば、返還はしたくない、だけど、適切にしていくと、どうも合わなくなる。そして、返還が必要になると、改めて請求書類を作成する。
　もしかすると、数十万円の損失が出るかもしれない。下手すると、もっと？
　④改善報告書を作成する。
　「こうしていきます」と書くものだから、ちゃんと実行できるものにしないといけない。報告書を書く中でも、会議やミーティングを行ない、改善するための方法、取り組みを職員に知らせたり、意見を聞く必要が出てくる。
　監査が終わって、しばらくは会議で報告したように、ちゃんと書類のことも気をつけてはくれるんだけど、時間が空いたり、僕があまり関われなかったりすると、できなくなってくるね。

　ただ、修正しようとしても、どうしても直せないところがある。それは、「人員」でした。実地指導では、勤務表は確認して、提出してありますし、監査後の書類に、大きな動きがあれば、怪しまれてしまう。
　また、改善報告書を提出したからといって、事業所が報告された通りに、運営されていくかは分からない。もしかしたら、改善されているか確認するために「翌年再び」ということもあり得ます。

全体のまとめ　反省点含む

　①日頃から、ちゃんとやっておけば、あまり慌てなくていいんだよ。
　②記録や書類については、毎日もしくは毎月チェックしていこう。
　③担当者の役割を明確にしよう。
　④人員や運営についての変更があったら、市役所に相談をしよう。
　⑤勤務表は、正直に管理しよう。
　⑥「書いただけ」「作っただけ」の書類は無くして、きちんと「書ける」「実践できる」環境を心掛けよう。

　僕が思うに、市の職員は、提示・提出された書類が「その場限り」の書類だということは、見れば分かると思います。そのことを踏まえたうえで、「どうすれば、問題なく事業所運営ができるのか」「利用者に不利益が生じない支援がどうすればできるのか」を指摘してくれているのだと思います。だから、嫌な顔をせずに、お互いに協力していきましょう。

　ただ、指摘されるのは怖いし、嫌だけどね・・・。

　また、監査に「職員として」向かい合ってみると、事業所の気をつけたほうが良いところが見えてくる。と同時に、管理者の「思惑」や「サービスや利用者のことをどう思っているのか」が分かる。
　大げさに言うと「事業所の将来性」が分かるような気がします。

　この監査シリーズは、ここでひとまず終わりとなります。長くなってしまいましたが、お付き合いいただいて、ありがとうございました。

その１　導入

その２　準備

その３　当日