なにから始めよう…。そうだ、業務効率化から始めよう！

明けましておめでとうございます。
本年も、社長の皆様の事業に有益な情報をお届けしてまいりたいと存じますので、よろしくお願いいたします。

今回は、仕事をもっと効率良くできないかなとお考えの社長にご参考になればと思いお話しいたします。

ECRSの原則

私には業務効率化担当マネージャーなんて、仰々しい肩書きで勤務していた時代がありまして…。
それはさておき、業務効率化といっても様々な業務があり、何から手を付けて良いのかわからず、今回お話しするフレームワークを大いに活用したものです。

一度は耳にしたことがあるかもしれませんが、業務を効率化する際のフレームワークでEliminate、Combine、Rearrange、Simplifyの頭文字をとって「ECRS（イクルス）の原則」というものがあります。

製造業などで生産性をあげることを目的に使われてきたものですが、非製造業でも十分使えるフレームワークとしてお薦めです。

E：Eliminate

Eliminateは排除を意味しますが、そもそもその業務、作業って必要？という観点から見直すことです。

業務にムリ・ムラ・ムダ（3ムの原則）が無いか、その業務を省いてどんな影響があるかなど、俯瞰して見直してみます。

「前任者から引き継いでいたから」とかよくある事なんですけど、この機会に業務、作業そのものをやめてしまうことも検討してみませんか？

C：Combine

Combineは結合のことです。
業務をわけていたことで、専門性を高めることはできましたが、行き過ぎた分業は非効率の温床となることもあります。

似た作業をしている人に依頼できないか、業務をまとめることで本来の目的は損なわれないかなどを検討してみます。

複数の子会社で別々に行われていた事務手続きをシェアードサービス会社を設立して一つにまとめることで本業に注力できる体制を整えたりできます。

R：Rearrange

Rearrangeは交換することです。
適切な業務フローが行われているかを見直してみます。

手作業で実施していたものをITの力を借りて行うようにすることもこれに該当するかもしれませんね。

その他にも、ものごとを決定する大切な会議などで、資料を当日に配布するのではなく事前に参加者へ配布して、目を通しておいてもらうことで闊達な意見交換ができたり、効果的な議論をすることができるようになります。

S：Simplify

Simplifyは簡素化することです。
複雑な作業を整理することで簡単にして誰でもできる仕組みを作れば、人が変わっても事業が滞りなく進められます。

見直す際には作業に時間がかかっていないか、どこに時間がかかっているかなどを確認します。

見直してみると意外とムダなことをしていたなということが見つかります。今までがいけなかったのではなく、現状にそぐわなくなっただけなのです。

いかに業務をスムーズに効率的に進めて行くかを考えていくと非効率的な部分が見えてきて、そこを改善していくことで、社長だけではなく、従業員も取り組むべき業務に専念することができるようになります。

変わる事、変える事を恐れず、過去のやり方に囚われるのではなく、前向きな気持ちで取り組むと、未来もきっと明るくなりますよ。