新米コミュニティマネージャーの全国でのイベント運営とタスク管理 #ヌーラボ真夏のブログリレー2024
このnoteは #ヌーラボ真夏のブログリレー2024 Businessの5日目の記事として更新しています。
皆さん、こんにちは。ヌーラボのマコリーヌこと、藤本です。
Backlogのユーザーコミュニティ「JBUG」とCacooのユーザーコミュニティ「Cacoo Connect」のコミュニティマネージャーを務めています。
JBUGやCacoo Connectでは、ユーザーさんの事例を通じてプロダクトの知識を学び、ユーザー同士の交流や共通理解を深めることを目的として、全国各地でオフラインイベントを開催しています。私は、コミュニティマネージャーとして、イベントの企画から運営まで、各拠点の運営メンバーをサポートしています。
この記事では、イベント運営の際に重要となる準備のポイントや、効率的なタスク管理方法について紹介します。これからイベントを企画・運営する際の参考になれば幸いです。
スムーズなイベント運営のための概要整理
イベントの成功には事前の準備が欠かせません。イベント概要をしっかりと整理することで、スムーズな進行が可能になります。イベント概要には以下の要素が含まれます。
開催日時と場所
まず、イベントの開催日時と場所を決定することが重要です。以下のポイントを考慮して設定します。
参加者の都合を考慮する：平日の夜や週末など、参加しやすい時間帯を選ぶことが大切です。JBUGやCacoo Connectでは、イベント後の参加者アンケートで次回以降の開催日時の希望を聞いています。また、他の勉強会イベントや祝日と重ならないようにconnpassやDoorkeeperのようなイベント告知サイトのスケジュールも確認します。
会場の確保：オフラインのイベントは、会場無くしては成り立ちません。主要都市の中心部や公共交通機関の利用が便利な場所を選定するようにします。また、会場の設備（プロジェクターの有無、椅子の数、飲食の可否）を確認し、イベントに必要なものが揃っているか確認します。
ターゲットオーディエンス
次に、イベントのターゲットを明確にします。ターゲットを明確にすることで、イベントの内容や登壇者選定がより具体的になります。
最近のJBUGやCacoo Connectでは、初中級者向けの企画をすることが多いです。新規ユーザーや既存ユーザーに、基本的なプロダクトの活用事例や運用方法を共有し、自社で明日から試してもらえるようなTipsを学べる場になるように企画します。
イベントの形式
イベントの目的とターゲットに応じて、最適な形式と内容を選びます。
ワークショップ形式：実際に手を動かしながら学ぶ「ワークショップ形式」では、参加者が主体的に学べるため、理解が深まります。
「JBUG」では、プロジェクト管理を学べるボードゲーム「プロジェクトテーマパーク」を活用したワークショップを開催しています。これは、タスク管理やプロジェクト管理に馴染みがない方にでも、プロジェクト管理をゲームで疑似体験し、プロジェクト管理に必要な要素を学ぶことができます。
プレゼンテーション形式：プレゼンテーションを通じて、知識を深める形式です。「JBUG」や「Cacoo Connect」では参加者が興味を持つテーマに基づいて、活用事例を発表いただき、また質疑応答の時間を設けます。
パネルディスカッション形式：複数のスピーカーがディスカッションを行い、様々な視点からテーマを深掘りします。
繰り返されるタスクは課題の一括登録する
繰り返されるタスクの洗い出し
イベントの準備を進める際、数多くのタスクが発生します。さらに、複数のイベントを同時に企画・運営している場合、これらのタスクを一貫して管理する必要があります。そのため、イベントごとに繰り返し行われるタスクを洗い出すことが重要です。例えば、以下のようなタスクが挙げられます。
Backlogを用いたタスク管理
これらのタスクを効率的に管理するためにBacklogを活用しています。Backlogはプロジェクト・タスク管理ツールで、タスクの担当や期日、進捗状況を一目で把握することができます。また、タスクに紐づいたコミュニケーションも可能になるため、チーム間の連携もスムーズになります。
課題の一括登録とそのメリット
Backlogの課題の一括登録機能は、イベント毎に繰り返されるタスクを一括して登録できるため、非常に便利です。Backlog APIキーを取得する必要があることから、一見難しそうに思えるかもしれませんが、実際には簡単に登録できるので安心してください。（非エンジニアの私でも簡単にできました）
課題の一括登録を行うことで、以下のようなメリットがあります。
時間の節約：毎回同じタスクを手動で登録する手間が省けます。
ミスの防止：漏れなくタスクを管理できるため、抜け漏れが防止できます。
効率的な運営：Backlogでタスクの進捗状況が一目で把握でき、効率的に運営を進めることができます。
フィードバックまでがイベント運営
コミュニティでイベントを運営する際、参加者からのフィードバックをとても大切にしています。ここでのフィードバックには、以下の二つがあります。
イベントへのフィードバック
プロダクトへのフィードバック
イベントへのフィードバック
JBUGやCacoo Connect では、イベントの最後に必ずアンケートを実施します。イベントの満足度はもちろん、興味深かったセッションや希望の開催日時、取り上げてほしいテーマなどをアンケートで回収します。
参加者からのフィードバックは単なるイベントの評価にとどまらず、コミュニティ全体の成長にも寄与します。参加者が自分の声が反映されていると感じることで、コミュニティへの参加意欲が高まり、新たな参加者の獲得にもつながります。
プロダクトへのフィードバック
ヌーラボでは、さまざまな視点からのフィードバックに耳を傾けています。ユーザーコミュニティもその一つです。お客様からのフィードバックは、プロダクトの改善においても重要な役割を果たしています。
There is no bad feedback!（意味のないフィードバックはない！）
コミュニティを通じて得られるフィードバックは、実際の使用状況や具体的なニーズに基づいており、製品の強化や新機能の開発に直結します。
終わりに
今回の記事では、BacklogやCacooのユーザーコミュニティ「JBUG」と「Cacoo Connect」のイベント運営における基本的な概要整理と、繰り返されるタスクの管理方法について紹介しました。
イベントの成功には、企画段階での準備が欠かせません。参加者にとって有意義な時間を提供するためには、開催日時や場所の決定、ターゲットオーディエンスの設定、最適なイベント形式の選定が重要です。また、Backlogを活用することで、タスクの一括管理が可能となり、運営の効率化を図ることができます。
コミュニティでは、今後も皆さんと共に学び、交流し、成長していける場を提供していきたいと思っています。今後のイベントにもぜひご参加いただき、一緒に盛り上げていきましょう！
次回の #ヌーラボ真夏のブログリレー2024 Business もお楽しみに！