イベント運営マニュアル - イベント全体像とロジスティクス編 -
こんにちは。
カンファレンスファクトリー事務局の青山雅子です。
イベント運営マニュアルについて連載でお届けしようと思いますが、
今日は「イベント全体像とロジスティクス編」をテーマにお届けします！
この記事はこんな方におすすめです！
・今後、イベント（リアル・ハイブリッド・オンライン）を控えている方
・イベントの企画から開催まで、体系的に学びたい方
最も大事！イベントの企画設計
イベントやセミナーを行う際には、「誰に、何のために、何を伝えるか」を設計することが最も大事です。イベント自体が目的ではなく、誰かに何か動いてもらうことが目的であり、その手段としてイベントを活用します。この順番で考えないと、準備を進めるうちに目的を見失ってしまうことがあります。
イベントの種類も様々
また、「人に集まってもらい何かを伝える」手法は様々です。
カンファレンス、セミナー、講演会、勉強会、記者会見、イベントコンテスト、表彰式など、様々な形式があります。オフラインでもオンラインでも、人に集まってもらい何かを伝える方法には多くのバリエーションがあります。
イベントの基本スケジュール
イベントを行う際の基本的なステップは共通ですが、種類・規模によって必要となる期間が異なります。 一部ですが、ご紹介します！
設計・企画立案（1年〜3ヶ月前）
イベントのテーマ設定
ターゲットオーディエンスの特定
基本コンセプトの決定
宣伝・告知開始（2ヶ月前）
宣伝素材の作成（ポスター、SNS投稿、プレスリリース）
メディアとの連携
イベントの告知と参加者募集
各種調整対応（1ヶ月前）
会場やオンラインプラットフォームの確保
登壇者との調整
スポンサーとの契約締結
イベント開催準備（直前）
機材の準備
最終リハーサル
参加者へのリマインド連絡
イベント当日
会場設営
登壇者のアテンド
緊急対応の準備
終了後の振り返り（終了〜1ヶ月）
アンケート実施と結果分析
参加者へのお礼メール
報告書作成と次回へのフィードバック
これをスライド一枚にしてしまうととてもシンプルですが、、、
実際のロジスティクス（＝”ロジ”と略すことが多いです）は、とても大変です。
ロジスティクス
イベントのロジスティクス（以下、ロジ）は、運営にまつわる実務全般を担うため、重要な要素です。以下は、ロジに関わるタスクの一例です。
役割とステークホルダーの管理：登壇者、スポンサー、ボランティアスタッフ、会場関係者など、多くのステークホルダーの調整が必要です。
コストコントロール：予算内での運営を確実にするため、すべての支出を管理します。
集客：ターゲットオーディエンスへのアプローチ方法を計画し、実行します。
ロジの何が大変かと言うと、フェーズや状況に応じて臨機応変に対応することが求められること。
様々な決定が後ろになることもあるあるので、「責任感を持って、オーナーシップを持って押し進める人」がいるかいないかでも、大きく変わってきます！
主催がやってることを書き出しました！
イベント運営では、多くのタスクが存在します。
主催者が行う具体的なタスクを以下にまとめました！（一部ですが・・・）
イベント開催前（～1ヶ月前）
主催者との打ち合わせ日時の調整
登壇者への依頼書作成と送付
登壇者の登録フォーム作成
プロフィールなどをランディングページに掲載
告知の協力依頼
議事録作成
資料提供方法のご案内
イベント開催前日
リマインドメールの送信
手土産の用意
イベント当日
アテンド（特にVIPや重要な登壇者の対応）
緊急連絡対応
イベント開催後
写真共有
報告書作成と共有
お車代送金
レポート記事の確認依頼
これも書き出す↑とシンプルですが、、
ポイントは、ステークホルダーが多岐に渡ること！！
これらスムーズに遂行できるよう、事務局を設置することも推奨します。
各ステークホルダーとのやりとりや、段取り・事前連絡・各種データをとりまとめるなど、これら一つ一つの作業は地味ですが、積み上げるとととても大変です！！
この辺りのハンドリング手腕によっては成果に差もでると言っても過言ではありません・・・！
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以上、少しでもお役に立つことがあれば幸いです！！
またの更新をお楽しみに・・・！