スプレッドシートで業務効率化に挑んだ3ヶ月の経過報告

まい

こんにちは！まいです！

スプレッドシートで業務効率化に挑んだ3ヶ月の経過報告

…という表題の記事を2020年12月に書いたまま下書きに入れっぱなしにしていたみたいで…

2021年10月時点でスプレッドシートで業務効率化して1年以上経過し、とても順調にいっているということもあり、せっかく3ヶ月の時に感じていたことが書かれているなので時期はずれていますが公開することにしました。

1年以上業務効率化について考えてきたこともあり、この記事に書かれていることは「まだまだ甘いな…笑」と感じてはいますが、またどこかのタイミングで1年以上業務効率化を行って得た知見は別の記事で書きたいなと思っています。

以下、業務効率化の運用から3ヶ月たった頃に書いた、下書き記事です。

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知り合いから業務効率化して欲しいと相談を受けスプレッドシートで作成＆運用して3ヶ月経ったので経過報告的にまとめていきます。

作成までの過程は詳しくは「スプレッドシートで在庫管理表を作ったので販売します（受注と発注機能付き）」に書いています。

無料で使えるからという理由、なんとなく業務効率で使えそうだな、と私の独断で採用されたスプレッドシートを使って作成中の2020年6月〜8月、運用中の8月〜11月、ほぼ毎日のように触り続けました。笑

実際に利用しているのは私ではなく、知り合い（以下、利用者さん）なので最初の頃は私のタイプミスによるエラーの報告が週に何度かLINEでありました。笑

エラーは運用から3ヶ月でほぼなくなり、たまにきちんと運用されているか？をチェックする程度になりました。

今は利用者さんに依頼された機能を追加したり、手動部分を自動にするためにGASを書いたり、頼まれてもいない機能を私が勝手に追加したり（ゲーム感覚で笑）空き時間にほぼ毎日触っています。

作成のために実働3週間、運用と保守に3ヶ月、ほぼ毎日のように触っていることで知見がたまってきたので「スプレッドシート×業務効率」についてまとめていきます！

1,作成者と利用者について

《作成者》
作成した私は関数やプログラミングなどに抵抗はなく、業務効率化になるのであればどんどんインプットして実務につなげたいと思うタイプなので、まず作成者のやり切る気持ちは必要です。

次に作成者にとって大事なことが「問題となる課題を明確にさせること」です。内容をわからずに進めると超危険です。作成者がなんとなくの知識で進めないよう、内容把握は徹底的に行うことが必要です。

当たり前ではありますが、明確な「ゴール設定」もとても重要です。

ゴール設定は何を行うにも必ず必要なので、、、もろもろの明確にしておくべき事柄は利用者さんと常に意識して共有し取り組みました。

《利用者》
スマホやiPadはブラウジングする程度でプライベートで使っているということだったので、iPadで利用できるよう配慮しながら作成しました。また、細かいタッチが必要になるので、Applepencilを使ってもらうことにしました。

あまりネットが得意ではなくパソコンは触れない方なのですが、極力わかりやすく作ったつもりですが作成して思ったことは機能はもちろん大事だけど、使いやすいデザインでなければいけないことは痛感しました。

最初は難しそうに使用していましたが、だんだんと使い方を質問されることもなくなり、扱う速度も早くなっていき、3ヶ月で慣れてしまっている様子でした。

本人のやる気がものすごくある方だったので理解しようとしてくれていましたが、使いやすいデザインの見本となる物があるといいのに、と運用している今でもめちゃくちゃ感じています。

2,業務効率具合と作成に対する心がけ

スタート時点では50%くらいであった機能が3ヶ月たった今では80%ほど増えました。

これは他にも言えることですが、

まずは小さく作ってスタート。
運用しながら徐々に機能を追加したり修正していきながら100%を目指す。

少しずつ作っていくと、作成者の作れるものが増えたりレベルも上がっていくようで笑
作成者の方が利用者さんの要望を超えて色々と機能を追加したくなっています。

また、業務効率に当たってただスプレッドシートで必要な機能が作れる！だけではだめで、

現状把握・問題点・目的・現場の声

ここもかなり大事です。

実際に作成者が利用者さんの仕事を体験して効率化させるところを浮き彫りにしなければいいものは作れないので。。。

3,今後のゴール設定

欲が増してきており、最終的には手入力を一切やめて全自動で！
と意気込んでおりますが、私の技術がどこまでいけるやら笑

どうやらスプレッドシートを使った業務にはGASの他にPythonも相性がいいということで、業務効率とPythonの本を昨日ポチりました。

業務効率の本を探してみたのですが、「ExcelとPython」の本はたくさんあったのですが、「スプレッドシートとPython」の本は見かけませんでした。

まぁExcelもスプレッドシートも似たようなものなので流用はできますけれどもね。いい本があったら紹介できたらな、と思っています。

4,最後に

スプレッドシートは無料で使えて万能なツールでありながら関数の記事もたくさんあり、ぐぐりながら一人で簡単な業務効率システムを作ることができます。

ブログの方でどんなものを作ったか書いていますのでよかったら読んでみてください。

「スプレッドシートで在庫管理表を作ったので販売します（受注と発注機能付き）」

アナログ企業のデジタル化の小さな一歩として参考になればと思います。

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