【ふりかえり】 初コラボイベントを通して学んだこと（準備編）
はじめに
2022年9月17日(土) TECH PLAY女子部とCode Polarisさん（以下 Code Polaris）とのコラボイベントを開催しました🎉
本記事は、コラボイベントに向けて準備したことを時系列にまとめたものです。
2021年12月
コラボイベントを思いつく
2022年1月〜4月
別イベントの企画・準備・開催
別イベントでLT登壇
2022年5月
TECH PLAY女子部メンバーに軽く相談
コラボイベントが需要あるか
どういう内容にしたらいいか
2022年6月
Code Polarisオーガナイザーのかづみさんに、コラボイベントの打診
Code PolarisのSlackでDM
TECH PLAY女子部オーガナイザーミーティング
イベントの段取り（ざっくり）の相談
事前打ち合わせ（TECH PLAY女子部）
Code Polarisとの初回打ち合わせで何を決めたらいいか
2022年7月
かづみさんに初回打ち合わせ日のご相談
初回打ち合わせ（顔合わせ的な感じ）
開催時期、連絡手段
2022年8月
スケジュール感の共有
タイムテーブル作成
TECH PLAY女子部オーガナイザーミーティング
参加人数の相談
イベントの企画書（たたき台）作成
イベントページの元になるやつ
Googleドキュメントのコメントでやりとり（認識合わせ）
イベントページに関して相談
募集人数、アイキャッチ画像、イベント名
イベントページのレビューをしてもらう
イベントページ公開（イベント1ヶ月前くらい）
イベントページ更新（適宜）
どっちで申し込めばいいか分からないというツイートを見かける
「どちらも参加されている、もしくはどちらにも参加されていない方は、お好きな方からご参加ください！」と追記
TECH PLAY女子部、Code Polaris それぞれで、一般枠の募集人数を増枠 15人→30人
自分が苦手とすることの共有会（TECH PLAY女子部オーガナイザー）
TECH PLAY女子部紹介の内容について相談（TECH PLAY女子部オーガナイザー）
イベント後アンケートのレビュー
2022年9月
パネルディスカッション等について相談
パネルディスカッションのテーマ決め
LTスピーカーさんへの連絡、接続確認について
事前アンケートでもらった懇親会のネタの共有
当日の役割分担
LTスピーカーさん用のグループDM作成（Discord）
イベントページ更新
パネルディスカッションのテーマ追記
LTタイトル、LTスピーカー名追記
パネルディスカッションの回答について相談（TECH PLAY女子部オーガナイザー）
懇親会について相談
事前アンケートのネタは、Notionで共有できるようにする
参加人数関係なしに、懇親会は3ルーム作成する（担当ルーム決め）
LTスピーカー接続確認
リハーサル
パネルディスカッション時間配分（目安）と回答順を決める
ブレイクアウトルームの挙動確認
TECH PLAYの「フォロワーに連絡」機能を使って、イベント再告知
Zoom個人練習
録画の挙動確認
ブレイクアウトルーム作成
LTスピーカーさん、運営メンバーに当日の集合時間を伝える
ブレイクアウトルームの使い方のNotionページを共有
当日使用されるスライドやリンクの一覧をまとめたNotionページを共有
コラボイベント当日
Zoom URL公開（本番2時間前）
運営メンバー背景画像設定（わかなさんが作成してくれた）
コラボイベントふりかえり会
アンケート結果をまとめた資料を作成し共有
意識したこと
ミーティングには毎回アジェンダを作成して、事前に共有した
ミーティング後には議事録をDiscordで共有した
時間が合わなくて参加できなかったメンバーが状況を把握できるように。
確認・相談・報告はこまめにするようにした
行き違いとか、認識違いを防ぐため
個人情報（Twitterアカウントなど）の記載の可否は都度確認した
学んだこと・思ったこと
タスクの洗い出しのやり方
ざっくりしたタスク名でしか管理してなくて全然進められなかった
「あーやんなきゃ。」で思考が止まって、行動にまで移せないでいた
ゴール設定のタスクを細かく落とし込んだ
Notionに書き出す
1人で主催するイベントと、複数人で主催するイベントではできる幅が全然ちがう
コメント拾う余裕
ブレイクアウトルーム使って懇親会
アンケート回答してもらえるの嬉しい！選択式のものだけの回答でもイベントの満足度を知れるから助かる
カンファレンスを主催する人マジすげぇ！
決めていく勇気（決断力）が多少は鍛えられたかも？
おわりに
コラボイベントを初めて開催するということもあって勝手が分からなかったり、遠慮しすぎて1人でタスクを抱え込みすぎてたなと思います。
初回を終えたことで、全体のタスクがある程度分かったので、次回開催する時は運営メンバーみんなにタスクを共有しながら準備を進めたいです。
TECH PLAY女子部の紹介動画やイベントページのアイキャッチ画像、運営用のZoom背景画像を作成してくれたわかなさん、
イベントページを一緒に作ったり、進行用スライドを作成してくれたかづみさん、
懇親会のアドバイスや、当日にTwitterのSpacesでイベントの告知をしてくれたちょまどさん、
ありがとうございました！！！