イベント会場運営会社が語る！会場探しで押さえるポイント【レイアウトとキャパシティ編】
『700名入るって書いてあるのに、スクール形式だと390名しか入らない会場だった。また会場探し直しだ…イベント会場の収容人数ってどこ見ればわかるの？』
そんな失敗、疑問、よく耳にします。
イベントを開催する時、やらなくてはいけないこと、気にしなくてはいけないポイントは盛りだくさんです。
出来るだけこんな二度手間で会場探しに時間をかけたくないですよね。
そうお考えの方に向けて、イベント会場のプロ マグネットスタジオが会場探しの際に押さえるべきポイントを解説する記事、第２段は『レイアウトとキャパシティ（収容人数）編』です。
座席レイアウトはお決まりですか？
キャパシティと一口に言っても、座席のレイアウトによって同じ会場でも収容人数が大きく異なります。
椅子だけ並べるシアター形式、机も並べるスクール形式、研修などでよく見るグループ形式などなど、レイアウトの種類はたくさんありますが、どのレイアウトが自身の開催するイベントに向いているか、まずはそこから決めることが重要です。
マグネットスタジオが運営する品川インターシティホールを例に考えてみましょう。
収容人数重視ならコレ！シアター形式
まずはシアター形式です。
シアター形式とは、テーブルを置かずに椅子のみを配置した形式です。
【メリット①】 収容人数が多い！
シアター形式の特徴としては、とにかく収容人数が多いことです。
椅子しか並べないので、人が入るスペース以外に余分なスペースがなく、たくさんの来場者を収容したい場合に向いています。
品川インターシティホールの場合、シアター形式の収容人数は700名も入ります！
【メリット②】 規模感に合わせて柔軟に変更可能
椅子しか並べないのでレイアウトを作ることも比較的簡単ですし、イベントの規模感に合わせて柔軟に変更が可能という点もメリットです。
当日来場者が急遽増えて座席を追加したい、となった場合も簡単に追加が可能です。
そんなシアター形式ですが、思わぬデメリットもあります。
【デメリット】 メモが取りづらい
シアター形式は前述の通り、椅子しか並べないのでメモなどが取りづらい点が最大のデメリットです。
配布物が多かったり、メモを取ってもらう必要のあるイベントの場合は極力避けることをお勧めします。
シアター形式がお勧めのイベント
とにかく収容人数を多くしたいイベント
手元でメモなどは必要のないイベント
配布物が多い場合はコレ！スクール形式
次にスクール形式です。
スクール形式とは、テーブルと椅子を配置した形式です。
スクール形式では、一般的な会議テーブル（横幅1.8ｍ）に対して椅子が１～３つ配置されます。
極力人数を入れたい場合は３名掛け（１人あたり横幅60cm）、人数はそんなに入れなくても良いので一人ひとりのスペースを確保したい場合は２名掛け（１人あたり90cm）などなど、イベントに応じて同じスクール形式でも人数とスペースの調整が出来ます。
【メリット①】 メモが取りやすい
全員にテーブルがあるので、来場者がメモを取りやすく、PCやドリンクなども置くことができます。研修や、会議などメモを取る機会の多いイベントの場合、シアター形式よりも来場者満足度も高くお勧めです。
【メリット②】 配布物が多くても安心
配布物が多い場合でも、テーブルがあるので整理がしやすく、来場者のストレスとなることはありません。多くの資料を配布する会社説明会や外部セミナーなどではよく見るレイアウトです。
ここまで読まれた方は、シアター形式よりもスクール形式の方が良さそうと思っているかもしれません。しかし、スクール形式には最大のデメリットがあります。それは、『収容人数が少ない』という点です。
【デメリット】 収容人数が少ない
椅子だけ並べるシアター形式に対してスクール形式の場合はテーブルも並びます。その為、スペースを占領してしまいがちでシアター形式に比べ約6割程度の人数しか収容できなくなる会場が多いです。
品川インターシティホールだとスクール形式（３名掛け）で390名収容です。シアター形式最大700名と比較すると約6割弱になってしまいます。
スクール形式がお勧めのイベント
来場者がメモを取ることの多いイベント
配布物が多いイベント
収容人数はそこまで多くないイベント
ディスカッションはコレ！グループ形式
最後にグループ形式（島形式とも言います）です。
グループ形式とは、スクール形式の机どうしを向い合せに設置したレイアウトのことを言います。研修などディスカッションやグループワークがある場合によく見るレイアウトです。
逆に、グループワークなどがない場合はこの形式は採用する必要はありません。
たまに研修などで、前半はスクール形式で実施、後半はディスカッションがある為グループ形式、など途中転換を挟むパターンも見ることがあります。
スクール形式と同じくシアター形式に比べると収容人数も減りますので注意が必要です。
品川インターシティホールだとグループ形式で372名収容です。
グループ形式がお勧めのイベント
ディスカッションなどグループワークがあるイベント
途中転換も方法の一つです！
番外編：他にもある！イベントに応じたレイアウト
① スクール形式とシアター形式の混合レイアウト
座席の前方部分だけをスクール形式で、後方はシアター形式とすることで、ただのスクール形式よりも収容人数を多くするといった方法もあります。
② ミニテーブル付きの椅子を準備
これを使えばシアター形式の収容人数を保ったまま、メモも取りやすいレイアウトを作ることが可能です！
一般的にイベント会場に常設で置いてあることは珍しい備品ですが、マグネットスタジオの運営会場ではレンタルの手配代行も可能となっており、何度か手配させていただいたことがあります。
希望レイアウトの収容人数がポイント
会場のホームページなどにレイアウト毎の収容人数とレイアウト図面が掲載されていることが多いです。
会場をお探しの際はご希望のレイアウトに沿った収容人数を確認して進めてもらうと、
『700名入るって書いてあるのに、スクール形式だと390名しか入らない会場だった。また会場探し直しだ…』
といった二度手間を減らせるかもしれません。
会場収容人数を尋ねる際は必ずご希望のレイアウトもセットでお伝えしましょう。
レイアウトは誰がやる？
収容人数をクリアして会場が決まったら、後は椅子やテーブルは誰が設置するのかをイベント前に確認しておきましょう。
会場のスタッフに任せられるのか、イベント主催者が入館した後に自身でレイアウトするのか、それによって手配する人員だったりタイムテーブルだったりに大きく影響します。
必ず、イベント会場のスタッフに確認するようにしましょう。
ちなみに、マグネットスタジオのイベント会場では全会場、レイアウトをご依頼いただくことが可能です。会場によって料金は異なりますが、主催者様が入館した時には既にご希望のレイアウトが揃っている状態でお迎えが出来る為、大変人気なオプションとなっております。
品川インターシティホールの大きさでスクール形式を作ろうとすると机130個、椅子390脚を倉庫から出す必要があります。
皆様が想像するよりも大変な作業で時間もかかってしまう為、会場にご依頼いただくことがお勧めです！
結論:レイアウトと収容人数、どちらも決まってからが会場探し
以上、イベント会場のプロ マグネットスタジオが会場探しの際に押さえるべきポイントを解説する記事第２段『レイアウトとキャパシティ編』でした。
会場を探すとき、むやみに収容人数から探すことから始めずに、開催するイベントにはどういった座席レイアウトが最適かを決めたうえで、会場のキャパシティ・図面と照らし合わせながらお考えください。
マグネットスタジオのイベント会場なら、どの会場にも専属のスタッフがおり、ご希望に合わせたレイアウトのご提案が可能です。
レイアウトに関する疑問、ご要望がありましたら、お気軽にお問い合わせください！
