イベント会場運営会社が語る！ウェビナーの注意点！
皆さま、ウェビナーという言葉はご存じでしょうか。
現在ではかなり聞きなじみのある言葉だと思います。
コロナ禍において人が集まるということがリスクとなり、
ウェブを利用して実施することが当たり前となりました。
ウェビナーのやり方などは既にいろんな企業様が記事を投稿しておりますので、この記事では会場運営だからこそ皆さまに提案できる注意点をわかりやすくご説明できればと思います
それでは本編スタートです！
①会場のインターネット回線の詳細を調べておく
ウェビナーを実施する際にはネット環境が必須です。
ネット環境がある会場というのは、今日当たり前となりました。
ただ一概にネット回線といっても気にしないとトラブルになってしまうポイントが多々ございます。実例と共に抑えるべきポイントを紹介したいと思います。
①ネット回線の種類/速度
ネット回線は様々な契約種類があり、それらによってパフォーマンスが変わります。パーフォーマンスが低ければ途中で配信が止まってしまったり、配信自体が落ちてしまうことも考えられます。
回線の有無だけではなく、種類や速度に関しても調べるようにしましょう。
可能であれば下見をして、実際にPCをつないで確認することをオススメします。
インターネット回線については他にも注意すべき部分がたくさんありますが、それは別記事にてご説明させていただきます！
②配信を実施するパソコンのスペック
パソコンとプラットフォームのアカウントさえあれば気軽にできてしまうのがウェビナーの良いところです。
しかし、パソコンといってもこちらも一概ではありません。
処理速度の遅いパソコンでは、ウェビナーの処理に対応できず処理落ちなどのリスクが発生いたします。
かならず推奨スペックよりも良いものを使用することをオススメします。
③オンラインでの参加人数に注意
配信を開催するにはアプリケーションが必要となりますが、
こちらも様々なプランがあり、内容によって参加上限が決まっております。
こちらの参加者には実際の参加者はもちろんのこと、関係者や講演者も含めた人数となります。
人数を超えてしまった場合は、参加URLをクリックしても参加できずトラブルの要因となりますので、自分のアカウントがどれくらいの人数に対応しているのか、関係者・参加者含め実際に呼べる人数は何名なのかを確認してから募集をかけるようにしましょう。
④配信の内容を考える
リアルで行うセミナーとは違いウェビナーでは細かい部分をしっかりと固めておく必要がございます。
難しい部分にはなりますがここを蔑ろにすると配信時にトラブルになるリスクが高まります。
実際にご利用者様でよくあるシーンを一部ここで紹介いたします。
・映り方のレイアウトについて
ただ配信を実施するということは決まっていますが、
実際の配信の映り方などを意識していないシーンです。
これを決めていないと、当日にどうしようとなってしまったり場合によっては機材などが足りず対応できないこともあります。
まずはしっかりとイメージを固めておくことが必要です。
・空き時間の案内表記や注意喚起
開演前や休憩中などのことの案内は意識されないことが多いです。
参加者様からすると案内表記がない＝次のスケジュールがパッとわからないといった不満につながります。
こういった案内表記はしっかりと作成し、視聴者様にわかりやすくするようにしましょう。
・質疑応答の方法
質疑応答の方法も様々ございます。
【直接会話でご質問をいただくパターン】
視聴者様も直接参加できるシーンをつくることが可能です。
但し音声が双方向でのやり取りとなりますので、オペレーション方法/参加 者様が行わなければならないことなどを細かく決めて、事前告知しておく必 要がございます。
【チャットでご質問をいただくパターン】
こちらは上記に比べてシンプルです。
但しどういった形で質問を拾っていくかなどの方法は検討しなければなりません。
上記はよくあるワンシーンとなりますが、
このようにシーン事に決めごとをしていかなければいけないことが多いです。
まとめ
以上ざっくりとよくある部分を記載させていただきました。
ただこれらのことを一度も実施したことがないお客様ですと
気にする部分が多く、すごくハードルを高く感じてしまうかもしれません。
弊社では最初のご相談からご提案まで行っておりますので、
こういったお悩みをお持ちのお客様がいらっしゃいましたら、下記弊社HPより相談窓口がございますので是非お気軽にご相談いただけますと幸いです。
このブログでは、他にもイベント開催に役立つ情報やイベントの貴重な裏方事情だったり、マグネットスタジオ運営会場のイベント開催情報発信など、イベント好きの皆様にお楽しみいただける記事を引き続き掲載して参ります。
この記事が面白かった、ためになったという方はアカウントフォローとハートボタン押していただければ幸いです！