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イベント会場_意外と見落としがちなポイント

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おはようございます！
制作会社を入れず、社内で運営を行うイベントだと通常業務をしながらイベント開催に向けて準備をすることは大変なことだと思いますが、開催するにあたり皆さまはどんなことに気をつけていますか？会場を運営しているので様々なお客様のイベントに関わります。イベント当日の失敗も見てきています。高い予算で動くイベントなのでよりよいものにできるように、今回はイベント当日までに意外と見落としがちなポイントについてまとめました。

意外と見落としがちなポイントとは？

失敗事例と一緒に見落としがちなポイントを説明します！大きな失敗じゃないものもありますが、事前に分かっていれば対処できることもありますのでチェックしてみてください。

・予定していた予算をオーバーしてしまった

イベント終了後に請求書を送った際に、こんなに高い金額は払えない、と言われることがあります。会場側は何としても払ってもらわないといけないのですが、こんなことにならないようにするためには、、
照明は派手な演出にしたい、吊り看板を吊りたい、いいお弁当が食べたい、などやりたいことを全てやろうとするとかかる費用がどんどん増えていきます。本番日が近づいてくると内容も固まってきていろいろとやりたいことも出てくるでしょう。やりたいことを予算内に収めるためには、会場へ発注を検討している場合はその都度、相談・見積もりの更新をお願いしましょう。
逐一確認をすることで予算がオーバーしてしまったことにすぐに気が付けます。会場スタッフに相談することで予算内に収まるように演出面や手配物を調整してくれることもあります。

・本番が押してしまった

イベント内のコンテンツがたくさんあったり、一人の講演者がとっても長く話してしまったりして本番時間が押してしまうこともよくあります。
5分や10分押してしまっても大きな失敗に繋がりませんが、30分や1時間押してしまうとその後に予定していた懇親会の時間を確保できなかったり、撤収時間に間に合わなくなり追加の延長料を支払わなければいけない、または朝からイベントのために動いて疲れているのに時間が無いのでバタバタの撤収になってしまいもっと疲れてしまったり、ということもあります。
これは時間を管理するタイムキーパーを1人立て本番時間が大幅に延びることを防ぎましょう。休憩時間にトイレや喫煙室が激混みしてしまい本番再開が遅れてしまうこともあるので事前にどのくらいの人数が一度にトイレや喫煙所を使用できるのか、参加者の男女比がどのくらいかなどを把握しておきましょう。

・ネットに繋がらない

これは誰が悪いわけでもないのですが、ネットに繋がらずにオンライン先の映像を映すことが出来なかったり、途中で回線が途切れてしまい復旧するのを待ち最初から映像を流すことになったりすることがありました。
会場のネット回線とお持込PCの相性が悪かったとかケーブルとの相性もあるのでネットに繋がらないことはよくあります。こうならないように会場によっては事前にネット回線のチェックも行えますのでご相談ください。当日にトラブルが起こると慌ててしまいすぐに対処ができないですが、事前に分かっていれば機材を変えたり、対処方法を考えることができます。
バックアップ用のPCも持っておくことも対処法の一つです。

・リハーサル時間

当日のスケジュールで忘れられやすいのがリハーサルの時間です！入館して資料などを準備してすぐにオープン、というわけにはいきません。セミナーや講演会の場合は、開演するときに客席が暗くなったり、ステージ上に明かりが点いたり、講演者がマイクで喋ります。そういったことは事前の打ち合わせがないといきなり本番で対応することはできません。また登壇される方にとっても本番時にどんな動きをすればいいのか、の練習になるのでリハーサルはとても大事な時間です。しかし、スケジュールを組むときに準備と大きく括ってしまい、リハーサルを忘れる方が多くいらっしゃいます。
本番と同様の流れで行わなくてもよいです。要所要所を掻い摘んで確認ができれば問題ないので最低30分、時間を取るようにしましょう。会場側にオペレートを発注している場合は、簡単にでもいいので事前にこんな演出を考えている、またはこの時間でリハーサルをやりたいけど時間は足りるか？などの確認をしておくと当日のリハーサルがスムーズに進むでしょう。

・荷物が届かない

これもよくあります。イベント当日の開場前までに届くように荷物を配送したけどなかなか届かず開場前にバタバタしたり、結局届かず後日来場者に郵送で送ったりとお荷物のトラブルも多いです。
会場に確認が必要ですが、事前に荷物を預かってくれる会場もあります。当日バタバタしないように準備をすることも大切です。

・アクセスマップ

会場名と住所だけを載せた案内状を来場者へ配ったところ、分かりにくい場所にある会場で来場者が迷ってしまった、ということもあります。これも失敗ではないですが、来場者にあまりいい印象を与えません。会場へご相談いただければ分かりやすいアクセスマップがあると思いますので、ぜひご相談ください。

マグネットスタジオでは

マグネットスタジオではこういった失敗が起きないようにイベント終了までサポートいたします。会場運営スタッフとして様々なイベント見てきていますので様々な角度からアドバイスができるかと思います。ぜひご相談ください。

他にもイベント開催に役立つ情報やイベントの貴重な裏方事情だったり、マグネットスタジオ運営会場のイベント開催情報発信など、イベント好きの皆さまにお楽しみいただける記事を引き続き掲載していきます。