イベント会場運営会社が語る！会場探しで押さえるポイント【予算編】
イベントを開催するぞ！となったときに皆さまはどのように会場を探されますか？どんな内容のイベントなのか、どのくらいの規模感なのかによって選ぶ会場も変わってきますが、どんな会場を選んでも必ず会場費が発生します。予算も決まっているのに「会場費だけでみたら安かったのにやりたいことを詰め込んだらオーバーしてしまった！」そうならないために、今回はイベント会場運営会社が会場探しの際に押さえるべきポイント！予算編を解説します。この記事を通して予算を立てる際の目安にしていただき、安心してお問合せ・ご利用いただければと思います。
どんなイベントを検討していますか？
社内会議や社外向けの大きな発表会などさまざまな規模のイベントがありますが、今回はどのようなイベントを検討されていますか？
イベント開催には様々なところでお金がかかる
イベントを開催するのに基本的にかかる経費は会場費、機材費、人件費、その他の雑費です。
それぞれ詳しく説明すると、、
会場費
会場費とは皆さまもご存じの通り、イベントホールを借りるための費用です。たまにホールとは別にホワイエや控室など付帯設備の利用料が別でかかる場合があるので見積もりなどで確認をしましょう。
機材費
登壇者のための照明機材やマイクなどの音響機材、資料を映し出すための映像機材などを使用する場合は機材費が発生します。マイクの使用本数で金額が変わることもあります。
人件費
照明や音響、映像スタッフの人件費もかかります。
また登壇者への謝礼金や運営スタッフを雇った場合は人件費がかかります。
その他の雑費
会場費、機材費、人件費以外のものがこれにあたります。
お弁当・お水・コーヒーなどのケータリングやいす・テーブルなどの備品代なども含まれます。
あれもこれもと考えるとかなりお金がかかりますよね。
来場者から参加費をもらうイベントであれば赤字にならないように参加費を設定し予算をカバーすることが大事です。
このほかにも告知をするためのチラシや告知サイトの作成費、配布用の資料製作費などもかかります。
イベント開催の予算配分
イベント内容によって変わりますが、来場者のためのイベントであれば楽しんでもらうためにすべての費用がかかってきます。しかし全体の予算をそれぞれにどのくらい配分するかは、照明でステージ上を華やかに照らす演出にこだわるのであれば機材費を多くしたり、駅からのアクセスを重視するのであれば少し高くても会場費を重視したりと考えられます。
会場費は何を気にしたらいい？
今回は皆さまが一番気にされる、金額の大きい会場費について解説します。
全国各地にイベントホールがあり、どこを選べばよいのか迷われる方が多いと思います。イベントの内容によっても借りる場所が異なると思いますので、そんな方は「イベント会場運営会社が語る！会場探しで押さえるポイント【場所編】」で会場の探し方についてまとめましたのでこちらもご覧ください。
料金の相場を把握することが大事ですが、駅から近い、アクセスの良い会場や広い会場は会場費が高いことが多いです。開催するイベント内容や想定来場者数に合わせて場所を決め、そこから予算内で開催できそうな会場を探すのがいいと思います。
マグネットスタジオは山手線沿線上など都内13会場を運営していますが、700名以上収容できる大きなホールがあったり、15名くらいの小さな会議ができる会議室もあります。大きなホールでは会場費だけで140万円しますし、小さな会議室は3万円で貸出しをしています。品川には3会場あるんですが、大きさもバラバラなので一番会場費が高い会場で100万円、低い会場だと40万円で借りれます。
やはり、どんなイベントを開催するのか、予想来場者数はどのくらいなのか、それが予算と比べて見合っているのかなども考慮する必要があります。
こんなところに落とし穴が、、！
HPに記載されている会場費だけを見て判断してしまうと後々大変なことになるかもしれません。会場HPを見ると料金表やイベント別の概算料金などが記載されていることもあります。椅子やテーブルなどの備品使用料が発生する会場もあります。また会場側で機材やケータリングの手配をお願いされる場合もあります。コロナ禍で多くの人が一度に集まることが出来ないのでハイブリッドで開催をすることも増え、会場側に配信関連を全てお任せというパターンも増えてきました。配信機材を会場側で手配すると大体50万円かかります。これは会場によっても、どんな配信にしたいかによっても金額は変わりますので会場にお問合せしてみてください。
HPには載っていない料金区分もあるかもしれないのでしっかりと見積依頼をしましょう！
マグネットスタジオの会場なら
イベント会場運営会社が会場探しの際に押さえるべきポイント！予算編はいかがでしたでしょうか？都内の相場を把握することは難しいですが、見積を取り比較することでどんなところにお金がかかるのか、削れる箇所はないのか、などが分かるかもしれません。
マグネットスタジオが運営している会場では大小さまざまなイベントホールがあるのでお問合せいただければ、ご希望の内容に沿って皆さまと一緒にご予算についても考えます。今まで予算の関係でできなかったことも形を変えて実現できる場合もありますのでお気軽にご相談ください。