【Notion浸透】チームにNotionを浸透させるためにやったこと
こんにちは！
以前Notionを1年運用してみて感じたメリット・デメリットというnoteを投稿したところ、結構リアクションいただきましたので
その続編的な記事を書きたいと思います。
前回のはコチラ↓
0. はじめに～導入のきっかけ～
まず前提として私がNotionを使い始めたきっかけは、
チームでタスク管理ツールとしてです。
最初はasanaというツールの無料版でタスク管理してたんですが、
形骸化してしまい、結局チャットや朝礼で報告するみたいな状態になってました。（これも結局形骸化…）
進捗が不明だったり、長期プロジェクトになると
その都度ガントチャート作って管理したりと、いろいろ面倒なことが続いてました。
そして何よりチームリーダーの自分が、チームメンバーのタスクや進捗をきちんと把握・管理できていない問題がありました。
なので、きちんと見える化できる新しいPMツールを探そう！
ということで新ツールを調べ始めました。
めぼしいサービスを5つくらい比較して、Notion導入に至ります。
ちなみに導入しようと思った理由はこんな感じです↓
・ユーザーが多い＝教材的なサイトや動画が多くインプットしやすい
・PMツール以外にもナレッジ管理や日頃のメモツールとしても使える
・プライベートでも使えて便利そう
・シンプルで使いやすそう＆モダンなインターフェイス
なんかオシャレそうっていうのもあったので、割と安直に決めました。
導入を決めたらあとは自分のインプット、
そしてチームのみんなに使ってもらうための働きかけになります。
ここからはどうやって自分がNotionを学んでチームに浸透させたかを時系列的につづっていきたいと思います！
1. インプット⇒DBづくり
まずは「Notion タスク管理」で検索して色んなサイトやYouTubeの動画を見ました。学んでいくうちに「データベース」という存在を知りました。
最初はテンプレをDLして、DBの構造を学びながら、
自分のチームだったらこのプロパティ必要だなとか、
これは不要だなっていうのをカスタマイズしていきます。
ちなみに自分が作ったタスク管理のテンプレは下記noteで紹介してますので、もしご興味ありましたら是非！
で、チームメンバーごとにタスクがボード形式で分かれているような
見せ方にし、プロパティは「期日・ステータス」という最小限にとどめる形に。
＋αで、クリックでステータスが変わるボタンを実装してます。
こんな感じ↓
個人情報などめちゃ入ってるのでモザイクかけています笑
1つのタスクDBを作って、期限でフィルターかけて
今日のタスクだけ表示させたり、今週〆切のタスクだけ表示させたりしました。
自分はこの時点で、そこそこNotionの使い方を知っているし、
構築もある程度できる状態になってましたが、
チームメンバーはNotionを1mmも知らない状態で使ってもらうので、
なるべくシンプルなものを目指しました。
2. いよいよ導入！！！
DBを作ったので、
「これから、タスクはNotionで管理していくよー！
ちなみに議事録やマニュアルもNotionでやっていくよー」
ていう感じでチームに周知しました。
この時点で、タスク管理のDBのほかに、
マニュアル・議事録・ナレッジの3種類のDBを作ってリリースしました。
とりあえずチーム全員を集めて、
MTG形式で使い方のレクチャーをしていきます。
まあとりあえず、こうやってタスク（ページ）を追加してもらって、
スタートしたらこのボタンクリック、完了したらここクリック、
で期限別に【今日・今週・来週以降】でこんな感じで並べているよ～
みたいな、本当にシンプルな操作方法だけをレクチャーしました。
データベースがどうとか、フィルターがどうとかNotion特有のワードや機能の説明は何もしていないです。
このときの目的は、Notionを浸透させることというより、
メンバーにきちんとこのツールで進捗管理をしてもらうことだったので。
結果なんですが、最初はうまくいきました。
新しく導入されたし、Notionで管理しないとみたいな意識がメンバー内にあったのですが、しだいに使われなくなって、
結局みんな自己流の管理方法に戻ってしまいました…
またもやチーム状況を把握できない…という状態になってしまいました。
3. Notionが使われない…！ならば！
うーんどうしよう…別のツールまた探すか？とも思ったのですが
結局同じことが起きそうなので、やっぱりNotion普及が一番手っ取り早いと感じ、どうやったらみんな使ってくれるか考えました。
やったのは、「徹底的にNotionで情報共有する・してもらう」です。
タスク管理以外にも、ナレッジやマニュアルの蓄積、議事録管理もNotionで行うルールにして、
まずは自分から嫌というほどNotion経由での情報共有をしました。
例えばMTGの議事録はもちろんNotionで展開しましたし、
インプットしたことなどもNotionにまとめてチームに共有しました。
みんなの「Notionというツールを開く」という回数を無理やり増やしたわけです。
そして、チームメンバーにもNotionで展開してもらうルールにしました。
あらかじめDBを1個つくっておいて、「ここに足していってね～」という感じです。
当時のうちのチームには週1回、午前か午後の時間を丸々使って
インプットをするという時間を設けていました。
そこで、必ず「学んだことをNotionにアウトプットする」をルールとしました。
こうやっていくうちにみんな自然にNotionに触る機会が少しずつ増えたので、このタイミングでタスク管理をもう1回Notion整理してお願いします！！！という周知をしました。
（そこまではメンバーにどういう進捗か個別アプローチしてました笑）
というわけで、再度Notionで管理するという習慣が復活しました。
4. 教材を自分でつくって共有する
運用していく中で、定期的にアンケートも取りました。
使いやすいか、なくなると業務に支障をきたすかなど、
Notion運用を続けるかどうかのヒアリングになります。
Notionを使うことが目的ではないので、
使いにくい・使えないのなら別のツールに切り替えるという感じでした。
そこでメンバー全員からこんな意見が出てきました。
使えなくなるのは困るかも。
ただ、いろいろできるツールなのはわかるが、使いこなせない
なるほど…！一元管理ツールといわれているなかで、
私が作ったDBくらいしか使えてないのが不安、というのが浮かび上がってたのです。
自分はイチからNotionを勉強し、DBをつくって学びを深めていったけど
みんなは違うのか・・・！
調べれば世の中にはたくさんインプット教材はあるものの
メンバーからすると何から始めていいか分からないという感じでした。
そこで、私はチームに必要そうなインプット教材を自分でつくることにしました。
自分で作ったマニュアルDBに、
Notionの操作方法やできることをまとめました。
機能説明や、業務的に有効と思われるインプットをマニュアル化⇒共有を続けるのです。
こんな感じ↓
これをやることで、みんなが自主的にNotionで読書管理をしたり
ナレッジを積極的に共有してくれるようになりました。
ちなみに自分も読書管理のテンプレを作っています。
結構自信作でDL数も伸びてきています！（ありがとうございます）
5. さいごに
ざっくりですが以上になります！！！
まとめますと、、、
・最初はとにかく使いやすいようにシンプルに
・浸透するまで徹底的に使う・使わせるルールをつくる
・自分たち用のマニュアルをつくる
という感じです！
こうやって色々と働きかけたものの、実際はみんな使ってはいるけど
自分のようにNotion大好き人間になることはなく、、、
やっぱり自発的にインプットしたり、作ったりしないと興味につながらないなーと思った次第です笑
ただ、仕事を円滑に進めるうえで、こんな感じで
私はチームにNotionを根付かせていきました！！もし参考になれば幸いです。
ここまでお読みいただきありがとうございました！