ヒアリングで深掘りするパソコン作業の自働化アイデア
こんにちは、スーパーマーケット事業の会社で教育の仕事に携わるデジタル慣れしていない会社員です。
前回の投稿記事では教育グループで発生している3つの問題に対して解決案を考えてみました。
今回は解決案を一つ選んで自分なりにまとめて周りの方にフィードバックをいただきながら更に解決案の精度を高めていきたいと思います。
前回の記事もぜひ見てください。
ササっと前回のおさらいです。
私は教育の部署で様々な研修を実施していますが、研修の度に報告書や提出物のデータがGoogle Driveに投函されます。一つずつ内容を確認して集約・チェックをしていくわけですが、この単純作業をどうにか自働化したい。
この問題に対して私なりに整理してみました。
ざっくりとしたイメージですがこのような形で計画を進めていけば
解決できるのではと考えました。
職場メンバーにヒアリングしてみました。
一人で頭の中で考えているだけではできるかどうか不安なので
職場の皆さんにどう思うかヒアリングしてみました。
K部長
「データを入力した段階で集約できるような仕組みができると、
さらに効率が上がる。」
「店舗パソコン以外でどこでも入力できると良い。」
Fマネージャー
「Google Driveに投稿⇒集約の流れでいくならフォルダ名やデータ・書式の統一も図り、さらに工程を自働化できるようにしてみては。」
「スケジュール化できれば、さらに自働化が進み、抜け・モレも減りますね。」
「誰もが使える形で運用したいですね。」
Mマネージャー
「集約しやすいように元データの整理が必要。」
「誤入力などのミスを減らす仕組み（シートの保護など）も検討が必要。」
Kスタッフ
「音声で検索・入力できないか？」
「データの投函先もワンクリックでできると投稿ミスが減りますね。」
Ｈスタッフ
「研修報告はGoogle Formsなどを使用し、上司からのフィードバックは別途実施するのは？」
「投稿用データを集約るためにはファイル名などの整理が必要ですね。」
他の方からもフィードバックをいただきました。
Sスタッフ
「Google Formsを活用してみては。」店舗従業員さん
「グループウェアを活用してみては。（サークルスクエア）」
皆さんのコメントを聞いて
フィードバックしていただいた皆さん、ありがとうございます。
多面的な視点でのご意見をたくさんいただき、
多くの気づきを得ることができました。
勉強になります。
なかなか単純にはいかないですね。
いろいろ連動しているので一部分の改善では解決しないのではと
不安になってきました。
とはいえ、頭の中では解決に向けたいくつかの選択肢も出てきました。
使用する自働化ツールとして
PAD（Power Automate Desktop）かGAS（Google Apps Script）か？
⇒GASはコードを書く必要があるためPADを使用する方向でいきたい。
そのためにはセキュリティ問題を解決しなければ・・・。
Excelのデータ抽出なら
VBAかPythonか
⇒どちらも初心者である私が必要最低限の実装で使うのならばVBAでいきたい。（いざとなったら質問できる人がいるのでは・・・。）
違うツールで再検討か
グループウェアを使用する
グループウェアとは企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するためのソフトウェア
⇒無料で使えるものも豊富
（サークルスクエアやLINE WORKSなどデータのやり取りやアンケート集約機能もあり）
実はまだまだ決めかねています。
メリット・デメリットもありますが、実現可能性を考えると・・・。
いろいろ考えすぎて頭の中がショート気味です。
課題解決には周りからのフィードバックが絶対に必要です。
今回いろいろな方からアイデアをいただき、
自分の知らない知識を教えてくれたり、
新たな視点でご意見をいただいたりと
課題解決に向けて一歩前進できたのではと思います。
引き続き周りからのフォローをいただきながら
デジタルを使った自働化を進めていきたいと思います。
この記事を読んでくれた方でほかに良い方法があればぜひ教えてください。
よろしくお願いします。
