リレー方式の作業での注意点

　人は一人で生きているのではない。

組織なり、個人で仕事をするなり色々な形はあるけれど、一人で完結する作業というのは案外少ないものだ。

日々の業務の中で自分の前に他の人が作業をして、それを受け取って次の人に渡すという、リレー形式の作業をすることがあることだろう。

僕も少なからずそういった機会には巡り会ってきて、今は少しだけだけどそういった作業の中間責任者になっている。

今回は、そういったリレー形式の作業での要点を書いていこうと思う。

どれだけ需要があるかはわからないけれど、こうやって改めて説明することで再確認できることもあるだろうから。

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①目的を共有する

　まずは全体イメージを掴もう。

リレー形式の作業では、常に最終目的がある。

例えば完成品を納品する相手の要求や納期、品質について。

これらを把握していないと、途中で劣化してしまって後の人が困る。

目的意識をまず共有して、どのあたりをゴール地点にするかをまず見据えないといけない。

複数人で行う作業でこれが各々バラバラだと、最終的にアウトプットされるものが良いものにはならない。

この部分は、基本的にライン管理者がしっかり規定する必要がある。

自分が単なる担当者の場合は、管理者に確認すべき部分となる。

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②内容を把握する

　次に自分の担当する部分を詳しく見ていこう。

効率よく作業を進めるために大事なのは、自分が淡々と処理できる作業工程になるように落とし込むこと。

そのために、全体の内容をまずは見ていこう。

全体のアタリを付けてから作業をする方が、確実に効率という面では有利になる。

盤面を用いるボードゲーム（チェスや囲碁など）では、最終盤面から逆算して詰みの順序を組んでいくというけれど、それに近いと思う。

ある程度試行錯誤しながらやるのはもちろんだけど、終わりまでの過程が見えていれば非常に楽ができる。

作業において、一番重要視すべきことは準備なのだ。

準備が7割くらいしっかり出来ていれば、残りの3割を埋めるだけで済む。

逆に準備がしっかり出来ていないと、何時間やっても非効率なまま続けていて終わらないことだってある。

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③引き継ぐ部分を把握する

自分の作業の前後には、他人の作業がある。

自分の担当の作業で過度に変更してしまうと、修正が利かなくなる。

納品するもののコンセプトや品質に関しては、管理者がある程度規定しているので、それを踏まえて作業を進めないといけない。

基本的には材料をより改良していくのだけど、そこで適正に処理をしていく。

この適正というのが曲者で、本来は適正というものは存在しないのだ。

ルーティンを組んで、安定的な作業工程を作るのはもちろん必要なのだけど、それだけだと均一な品質にならないことがある。

扱う素材の鮮度や前後の担当者の状況次第では、普段は過度な処理が必要なこともあるし、逆に軽い方が良い時もある。

この辺りは経験による慣れと、管理責任者の申し送りや連絡相談などで調整される部分になると思う。

たまに本当に粗悪な状態のものがやってきたりするなら、それは廃棄するなり、突き返すなりの対応だって必要なのだ。

まぁ、この部分は正直なところ場合によりけりではっきりしたことは言えない。

一つ言えるとすれば、より良いものを作るのが目的でリレーしているのは間違いないのである。

素材の持ち味を活かして、次の人に渡るときにはより良いものになるように工夫することが大事になってくる。

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④自己評価と改善をしよう

　ここまでで、実際の作業は終了していることだろう。

次にやることは、自分をまず肯定的に褒めてやることだ。

なぜ自分でなのかというと、わざわざ他人を褒めてくれるようなサービス精神のある上司なんてそうそういないからだ。

きちんと作業をやりきったのなら、出来がどうであろうとまずは褒めよう。

その後に、今回の作業での改善点を見つけておこう。

反省や改善のない作業には、成長や効率が向上することはあり得ない。

面倒だと思うかもしれないけれど、これはやったほうが良い。

何故なら、自分が最終的に楽ができるからだ。

それで更に責任や作業を押し付けられるかもしれないが、その場合は手当なり待遇改善を求めたりすれば良いのではなかろうか。

往々にして雇い主や管理責任者というのは、ラインの安定化や品質向上に対しての責任なりノルマを設けているか、背負わされていることが多いのだ。

自衛のためにも、それなりの能力は持っていた方が良いのである。

また、処理能力が高くなれば普段はサボれるのだから・・・ｗ

残すべきは教訓であって、後悔やモヤモヤした感情ではないということだ。

どんなことだろうが、反省して教訓を得たらすぐに忘れてしまっても良いと思う。

この一連の流れというのは、PDCAサイクルという生産ラインにおける手法が根底にある。

PDCAサイクル・・・Plan(計画)・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）を繰り返すことによって、生産管理や品質管理などの管理業務を継続的に改善していく手法

ただし、この手法は完璧ではないのだ。

何故なら、これだと同一のプロセスを何回も行ったり来たりするだけになってしまうから。

思考が硬直化すると、変化に対応できないのである。

大きな企業ならともかく、少数精鋭でやっている人にとって、変化に対応できないのは致命的になってくる。

基本的に変化が起こりうるのだから、変化に対する柔軟性という意味ではある程度の遊びがあったほうがやりやすいのである。

ある程度自分の中での得意な形は作りつつ、毎回素材を見て新しいアプローチをして探っていく、という流れのほうが安定するのだ。

ルーティンだけで進めてしまうと、こういった部分が対応できない。

日々頭を柔らかく、全体をたまには見て、そして効率的に楽をしながら作業を次の人に押し付けてしまえ！

⑤まとめ

纏めると以下のようになる。

・全体像の把握
・準備をしっかりする
・次の人により良い形で渡す
・自分を褒めて伸ばす

実験的に書いてみたけど、この記事ってどこかに需要があるのかなぁ。