TRPGコンベンションの開催運営方法の書き起こし①

私がTRPGと出会ってからすでに四半世紀が過ぎた。

すでにロートルとなってしまった私には、もうコンベンションの主催をするヤル気が足りない。

けれど幾度もコンベンションの運営などに携わってきた経験と蓄積を多少なりともどこかに残したい。

その思いで書き始める。

1.まずは金、ハコ、人が大事

TRPGコンベンションをやりたい！と思い立つと目の前に聳え立つのが金・ハコ・人の3つの壁である。

まず「金」は予算。

コンベンションを開催するための会場を借りる為には（無料の会場でなければ）金がいる。

そのため開催したい人（以後主催者と表記）のお財布事情はかなり大事である。

大抵の会場は一括前払いであるので「何円までなら出せる」を的確に予算立てておかないと、夢だけが膨らんで金が足りなくなる事があるのだ。

大学生が一人で主催するなら出せて1万円

社会人が3人で主催するなら余裕を持って6万円

のように明確にしておくと後の準備や用意が楽になるので、何よりもまずはこれを決めておこう。

次に「ハコ」は会場。

予算が決まればその予算内で会場を探そう。

市町村で運営している公民館などは部屋の種類が多くて設備もそれなりの揃っているが、予約も3ヶ月前とか半年前でないと部屋が取れず、その上規約が厳しくて、でも安い。

雑居ビルなどの事務所用の部屋や、カフェなどの2Fフリースペースなどを貸すような個人貸しはトイレの数が少ないなどの難点もあるが、高すぎではない。

企業の研修や試験などに使われるような貸し会議室は設備も豊富で規約も意外と融通性がきき、部屋のサイズも多種多様でなんでもできるが、高い。

そのため、開催したい場所に合わせてgoogleで「○○市 公民館」や「○○市 貸しスペース」「◻︎◻︎駅 貸し会議室」などで検索するといいだろう。

最後にヒトは人。

具体的にはスタッフとGMとPL。

予算に合わせて会場を選んだのならばもちろん「何人まで入れる会場なのか」がわかるはず。

ただ、会場の定員ギリギリに人を集めるとTRPGをするには狭すぎる事が多いので、目安として30㎡でギリギリ3卓分（机2つ＋椅子6つで1卓計算）だと考えておくと良いはず。
（実際は部屋のレイアウトや机と椅子の大きさによってかなり変わるので、私個人としてはもう少し広めに取った方が好きだったりするが）

どちらにせよ、これでコンベンションの人数規模が決まるのでそれに合わせてスタッフとGMを手配しよう。

スタッフは専任か兼任かで何人必要かが変わるので先にその話を。

専任スタッフとは「セッションが開始されてもGMもPLもせずにスタッフを1日し続ける」スタッフ。

兼任スタッフとは「セッションが開始されるとGMかPLになりつつスタッフの仕事もする」スタッフ。

初めてのコンベンションならば3〜5卓規模にして、主催の一人は専任スタッフで何か起きた時にすぐに対応できるようにして、あとは2〜3人の兼任スタッフがトイレや食事で専任スタッフが離席した際の緊急対応をするぐらいにすると安心かもしれない。

コンベンション主催にも慣れてきたのならば5〜10卓規模にして主催の1〜2人を専任にして、3〜6人を兼任スタッフにすると安心だろう。

この辺も後々語るコンベンションの運営方法次第である程度変わってくるので必ずとは言えないが、やはり専任スタッフが1〜2人いると主催側も参加者側も多少安心が得られるような気がする。

ここまで決まると開催日程の目処が立つ。

予算（金）に合わせて選んだ会場（ハコ）を予約できる時期を予約サイトなどで確認し、スタッフやGMをやって貰いたい人（ヒト）に話をして、ちょうど良い日程（できれば3ヶ月以上先をオススメ）を押さえれば最初の準備はできあがり。

あとは細かな部分を決めていく作業となるが、その話はまた次回以降にでも。

次回はヒトの話に関する「予約とか募集とか卓分け」関係の話でもしようかな。

それとも先に生臭いカネの話に関する「参加費と経費と経費報告」の話でも良いかな？

お楽しみに？