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【徒然IT就活】業務マニュアルとプレゼン資料のコツなどあれこれ

M_Kaku堂

前々回の記事

で予告してたので、業務でマニュアルやプレゼン資料なんかを10年近く作ってきた経験から、普段マニュアルやプレゼン資料を作る際に意識してるあれこれを紹介‼️

マニュアル編

必要性

  1. 個人知から組織知へ👉屬人化から屬組織化へ

  2. 初歩的な事故やミスの軽減・解消

  3. 今ある作業を見える化することで問題點や課題を見つけ、改善に繋げる

※参考文献：『世界標準の経営理論』第16章「進化するルーティン」、第15章「SECIモデル」

今、連載中のマガジン

でもいずれ書く🕺

いつも意識してること

  1. 一番大事なのは、ターゲットは誰か？＝ターゲットへの思いやり

  2. シンプルイズビューティフル

  3. デザインに正解はない。完璧なマニュアルなんざない。いきなり、完璧なマニュアルを作ろうとしない。

  4. マニュアルは必要条件であって、十分条件ではない。

  5. 読みにくい物を人は読もうとしない。

  6. 行間や空気を読める人間なんざいない。

  7. 言葉で説明できる以上、マニュアル化できないモノはない。

※参考文献：『ノンデザイナー・デザインブック』序文

で、「人は読みにくいものを読もうとしない」って名言を吐きながら、全体を通して、デザイン系の本で最も読みにくかった本でワロタw

ポイント

・ミニマム（最小限）、マキシマム（最大限）よりも、ミニマルデザイン（必要最小限）
👉情報が足りなさすぎても、情報を盛り込み過ぎてもダメ

・デザインのサイクルと足し算よりも引き算
（デザインのサイクル）出版物でもない限り、

①整理
↓
②近接
↓
③反復
↓
④強調
↓
⑤ブラッシュアップ
↓
作業のやり方が変わるなどが発生
↓
①に戻る

の繰り返し。ブラッシュアップの段階で、より伝わるように削ぎ落とす。　

足し算よりも引き算

・文字は大きく簡潔に、短文でスッキリ、はっきり書く。
👉ですます調でOK。
（例）日本の技術書でよくある、
「〜を追加することができます。」→「〜を追加できます。」

・人は一文が長いと読もうとしないし、読んだところでどこが重要かわからないが大半。
👉接続詞や句読点は、多くても２つまで。一文を長く書かず、改行を多用する。

・必要なのは、言葉＝コンテンツ力
👉小手先の画像やグラフ、アニメーションをいくら盛り込もうが、肝心な言葉が不足してたら、伝わらない。

※参考文献：『エンジニアのための理論でわかるデザイン入門』、『なるほどデザイン』
・ミニマルデザインについて

・デザインの基本について

プレゼン編

ポイント

  1. 理想は紙芝居。

  2. 人は話を聞きながら、読むことができない。

  3. ひとつのスライドに盛り込む情報は、多くても３つまで。

※参考文献：『プレゼンテーションZen』

まとめ

ま、他の記事でもいつも言ってることだけど、マニュアル作成にしろ、プレゼン資料にしろ、結局は、

デザイン

デザイン（情報デザイン）に一番必要なのは、

💃足し算よりも引き算
👉引き算の美学🕺

がないと、いくら装丁や色づかい、フォントなんかで、レイアウトや構成にこだわろうと、

伝わらないと意味がない

ま、勇気や自信のない生真面目な人ほど、１ページや１スライド、１記事に、

情報を盛り込みすぎて、何が大事か伝わらずに、失敗

するんだけどね〜〜〜〜

なんかを参考にしてみてね〜〜〜〜。

最近、

ナラティブみたいな言葉が流行ってて、話がやたら長いだけのプレゼンなんかもあるみたいだけど、幾らストーリー性があったところで、

マニュアルやプレゼン　≠ 　文学作品

だから、

何が重要か　＝　伝えたいことや資料の目的
受講生や利用者は誰か　＝　誰（どのターゲット）に向けて作っているのか　

をはっきり意識しないと意味ないんだよね〜〜〜〜

デザインがわかっていない人に限って、

最新の技術やツールを駆使して、

やたらと全ての情報をひとつの動画に盛り込みたがる

んだけど、過去の記事でも書いてるとおり、

動画は、自分が知りたいポイントがどこにあるかをすぐに把握できない

から、仕事中に困った時こそ見（返し）たいのに、動画自体が、30分〜２時間とかあると、

誰も動画を見ようとはしなくなるんだよね〜〜〜

最近は、スマホ中心のモバイル時間だから、特にせっかちな人が多いから、TikTokなんかがウケるんだけど　笑🤣

応対や操作で困った
↓
どうしていいか分からない
↓
すぐに答えが欲しい

みたいな切羽詰まった状況で、10分の動画でも見る人なんていないって！文字検索もできない、コメント欄に要約も書いてないような動画も多いし。

使う人の心理からしたら、

動画が成り立つのは、講義と講演だけ！！！
👉動画は業務資料には向かない。
＝使う側にも作る側にも余計な（金と時間てゆー）コストを喰うだけ🕺

どんな状況でターゲットはその資料を使うのか

って、

使う側の心理

に立って物事を考えない人ほど、興味がないうちは聞こうとしない。
やらざる得ない人でも、否定から入り、素直に話を聞かないが大半。
だから、経験者がすでに通り過ぎた同じ失敗をするまで繰り返す。

それが誰も経験したことがないことならば、失敗することに意義はあるが、

すでに失敗した人がいるなら、失敗することに意味はないのに。。。

そして、大半の人は、先人と同じ歴史を繰り返す。

👉今も世界のどこかでダメなマニュアルとプレゼンが生まれ続けてる。

最後に、ダメな資料やプレゼンを繰り返す人の口癖

「自分はこう思う」

なんだけど、相手（読み手や聞き手）を意識せずに、自分の感想や意見だけで作ろうとしてることがもろバレの丸わかり👀

相手を意識してない時点で、８割がた失敗します〜〜〜💦
こーゆータイプの人はセンスがないので、いくら説明しようが指摘しようが、自分で気づかない限り学ばない。
学ばないから直らない。

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