請求書や給与明細書を入れる封筒の選定✉️

こんにちは！インテンションの仁美です😉先日お客様のもとへ訪問した際、新しくなる給与明細書を渡すための【封筒】をWebで見積りされていました。

請求書や給与明細書を入れるための封筒に求められることは、
●宛て先の間違いを防ぐこと
●第三者に金額が見られないこと

この2点について見ていきましょう💁‍♀️

A. 宛て先の間違いを防ぐには

多くのお客さまや従業員がいらっしゃる場合、封筒に入れる作業が多くなります。すると、封筒の宛て先はX社なのに中身はY社のものだった！というケースが起きやすくなります。

宛て先と中身の入れ間違いを防ぐために、【窓付き封筒】をおすすめしています。中に入れる請求書や給与明細書自体に宛て先（住所含む）を印刷し、その部分が封筒の窓から見えるようにするのです✨どこかのDMできっと見たことがあると思います。

これは、封筒側に宛て先を書かなくても良いというメリットもあります。窓付きの方が封筒のコストはかかりますが、人件費の削減、生産効率アップなどが期待できますね👍

B. 第三者に金額を見られないために

請求書や給与明細など、第三者に見られることが無いようプライバシーの配慮も必要です。

①透けにくい素材を選定する

透けにくさは、紙の厚さや模様の具合で変わります。また、窓の素材も気にしてみましょう。

まずは紙質。紙を無理に厚くすると重くなり郵送代が変わる場合があります。紙は可能な限り薄く、透けにくい模様を選びましょう。

加えて、中身の状態を踏まえると良いでしょう。A4サイズを3分割する場合、折らずにそのまま封筒に入れるため透けやすいです。金額の印字位置にもよりますが、三つ折りにすればある程度は透けにくくなります。折ると透かしても金額をマスクされるようなレイアウトやデザインの書類にするのも面白いですね😆

②中身がズレることを想定する

封筒と中身のサイズが合わず、窓から金額が見えてしまう…
なんてことがあっては、せっかく透けにくい封筒にしても意味がありません😅

●書類のレイアウトを見直す。
👉ズレを想定したレイアウトにする。宛先の周りに金額欄を設けない、など

●書類の折り方を封筒に合わせる。
👉始めに封筒の幅に合わせて後ろに折ってから、外三つ折りにする。（封筒サイズに合わせた位置で書類に小さく折り線を入れておくと、事務作業がスムーズですよ。）

●窓から覗かれても見えにくい素材にする。
👉窓に使用する素材を、透明なセロファンにするより半透明な紙タイプにする。
（覗かれても到底見えない位置に金額が印字されていれば、セロファンでも良いと思います。）

さいごに

宛て先と中身を間違えて送ってしまったケースは、意外と少なくありません。増員して封筒に入れる人とチェックする人を分けている事例も聞いたことがあります。窓付きにするコストと人件費を比較してみてはいかがでしょうか✨

たかが封筒されど封筒。
毎月の積み重ねでコストに差が出ます。
丁寧に選定したいですよね😉


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