中小企業の総務に転職したその後の話
こんばんは。
新型コロナウイルスが猛威を振るう昨今、皆様いかがお過ごしでしょうか？政府及び各都道府県からの外出自粛要請等もあり、在宅勤務をしている方も多いのでしょうか？
私の話を少しすると、私は現在も通常勤務をしています。時差出勤で10時より出勤し、19時に退勤という流れです。弊社自体は在宅勤務を推奨しているのですが、私の自宅PC環境的に在宅勤務が難しいとの判断で、当面は出社することとなりました。自宅から弊社まで電車乗車時間を含め30分程ですし、時差出勤で満員電車に乗車することもないので、出勤自体は苦ではありません。
前置きはこのくらいにして、今回は転職して数週間が経過したので今感じていることを書いてみようと思います。興味がある方は、読んでみてください。
1.現職について
私の現職は、とあるシステム会社の総務事務です。最初に所属していた企業も民間企業でしたが、生命保険の外交員（所謂「生保レディ」）というちょっと特殊な仕事でしたので、一般企業の事務は今回が初めてとなります。
2.入社してどう感じているか
非常に働きやすい職場であると感じています。以下にそう感じる理由の詳細を書こうと思います。
3.入社して良かったと思える理由
たくさん理由はありますが、書ききれないかもしれないので、いくつか抜粋します。
(1)人生の先輩として尊敬できる人がたくさんいる
入社して数週間が経過しているんですが、私の周りには人生の先輩として尊敬できる人がたくさんいるなあと感じています。直属の先輩はめちゃくちゃPCスキルがあって、電話対応も丁寧で、会議では相手の意見を要約し自分の意見を伝えるのが上手です。他の社員さんもコミュニケーションスキルが高かったり、色々な仕事を同時にこなしているけどしっかり定時退勤などなど、自分がいつかこんな風になれたらいいなと思える人たちがいっぱい居るんですよね。今までにもそう思える人は居るには居たんですけど、社長をはじめこんなにも周りの人に恵まれた職場は初めてなのでありがたいなと思っています。
(2)意思決定そして実現のスピード感
今回のコロナの影響で、弊社でも在宅勤務が開始されました。在宅勤務が可能か否かの社員への聞き取り→段階的に在宅勤務開始→社員の大半の在宅勤務開始という流れでしたが、これが凄く早いスピードで行われました。大学勤務時代なら日程調整→会議→対応策を検討→対応策を共有→現場大混乱の中で実践していくみたいな流れになっていたんじゃないだろうか？と勝手に推察しましたが（これを読んだ前職の方から「今回は、パパっと決まった！」とお叱りを受けるかもしれない。）、弊社ではある程度既に3月末で方針が決まっていたこともあって在宅勤務開始がスムーズに行われた印象です。また、定例会議や打ち合わせをZoomやSkypeで実施するこということにも元々慣れているので、「どうやってやるんだ？」「出来ないじゃん！」みたいなことは無かったです。中小規模だからこそ出来ることだと思いますが、このスピード感そして実現可能にしていく力は凄いなと感じました。
(3)仕事が面白い、そして自分の為になる
このように書くと語弊があるかもしれませんが、決して大学勤務時代にやっていたことが面白くなかった訳でも自分の為にならなかったと言っている訳ではありません。担当業務はやりがいもあって面白かったですし、自分の今後の為になる部分はたくさんありました。ただ、弊社で担当している業務は労務系や経理系ですので、万が一退職等になっても次の職場でスキルとして活かされるなと感じています。
4.入社して大変だったこと
環境及び業務内容が一気にそして劇的に変化したので、最初の2週間は環境への適応が大変でした。色々なことが変わったんですけど、例を何個かあげようと思います。
(1)人とのコミュニケーション
弊社では「Chatwork」(Chatwork社が提供するクラウド型ビジネスチャットツール)を使用し、他の社員とのコミュニケーションを取っています。例えば、口頭で業務の説明を受ける際に「ここにデータが保存されているから～」という説明と共にChatworkでデータ保存フォルダが送られてくることは日常茶飯事です。また、今は弊社でも在宅勤務が開始されているので、在宅勤務の先輩が本社に居る私にして欲しいことをChatworkで指示するというのもよくあります。更に、仕事をする上で重要なこともChatworkで共有という形になっているので、今は出勤したらメール確認と同時にChatworkを開いて未読のスレッドを確認するようにしています。最初は慣れませんでしたが、今はこのシステムの便利さに驚いています。
大学勤務の際、どこのフォルダに該当データがあるのかというのをいちいち口頭で説明していたんですね。そうすると、まず口頭の時間ももったいないですし、相手が口頭説明を聞き取ってメモを取るのを待つ時間もはっきり言って無駄な時間な訳です。しかも、後々教えたのに、また再度聞かれるということもしばしばありました。でも、このシステムを使えばメッセージとして残りますから「メッセージを見直してください。」の一言で済みますし、メッセージの検索機能を使えば知りたい情報をパパっと検索出来ちゃうんですよ。慣れたら便利すぎて、これが導入されていない企業への転職は出来ないだろうなと感じているほどです。
(2)PCスキルがめちゃくちゃ求められる
大学勤務時代にもっと真面目にやっておけば良かったなと思うことが、PCスキルの向上です。今はコロナの影響でどこもお忙しいことと思いますが、時間がある時にPCスキルの向上を図っておくと後々の自分の仕事に活かせると思います。私は大学勤務時代にPCスキルをバリバリ使用して仕事をしていた訳では正直なく、転職して複雑な関数をパパっと組めちゃう先輩を見て「…凄すぎる…。」と戦々恐々としています。差し込み印刷とかvlookup位なら出来るけど、ピポットテーブルとか使用したことないし…！みたいな私がシステム会社の事務になってしまったので、これから一生懸命勉強します…。PCスキルまだまだな皆さん、一緒に頑張りましょう。
(3)予定の共有
弊社では「Googleカレンダー」を使用して、社員の予定や会議室等の予定を共有しています。この部分は、正直大学勤務時代に使用していたサイボウズガルーンの方が見やすいです。私が「Googleカレンダー」の便利機能を知らないだけというのも勿論ありますが、例えば電話対応時に取り次ぎ先が在席中か離席中もしくは会議中なのかをパッと見るには「んー…見にくいな？？」という印象です。その点、サイボウズガルーンでは検索画面で取り次ぎ先の名前を検索し、相手がきちんとスケジュール登録しておけばすぐに状況把握ができる訳です。電話対応のことを踏まえると、この点は大学勤務時代の方が良かったなという感じです。
(4)申請
大学時代も色々な場面で経費申請してきましたが、今もそれは変わりません。ありがたいことに、弊社でも電子申請で休暇申請や交通費申請、経費申請が出来るので、大変助かっています。では、何が大変だったか？大学勤務時代はめちゃくちゃ細かくエビデンスが要求されていたんですが、弊社でどこまでのエビデンスが求められるのかということがわからないんですよ。例えば、大学勤務時代でしたら郵便を送るにしても特定記録等で送った場合は特定記録の送付控えも提出するように言われていましたが、弊社では領収書のみで問題ないとされていたり。ちょっとした違いを掴み理解するまでが、なかなか難しいなあという印象です。
と大変だったことをつらつら書いてみましたが、仕事自体はとても楽しくて上記に書いたことがストレスになる程ではありません。
これからも、この会社で自分が出来ることを少しずつ増やしていこうと思います。
それでは、また次回。