会議の進め方　～会議の種類について知ろう～

ここんにちは。みすたーです。
私のnoteでは、主に学生さんや社会人（特に20代の方？）へ向けて、会議（ミーティング）についての悩みを解決すべく、書いていこうと思います。
学生団体やゼミなどで会議を回さなければならなくなったけど、「どうしていいかわからない」や会議の進行やっているけど、「話の内容がズレてしまっていってまとまらない」といった悩みがある方に向けて、会議の進め方をお話しようと思います。第1回は「会議のタイプを知ろう」です。

会議は何をするためのもの？

会議では何が行われているでしょうか？
諸説ありますが、ここでは4つのタイプを紹介します。

• 情報共有

• アイデア出し

• 意思決定

• 課題解決

会議では流動的に様々な人が話をしているように思われますが、会議の中ではこれらの4つが行われています。会議のセクションの中でどこをやっているのかを意識することで、会議の崩壊を防ぐことができます。

それぞれのタイプ　「混ぜるな危険」

上記の４つの会議のタイプの中で、何かをしている時にほかのものを意図せず（中には意図的に？）混ぜようとする参加者がいる場合、最悪の場合、会議が空中分解してしまいます。
プランAからプランCの中からどれかを選ぶための「意思決定」の会議の中で、新たにプランDの「アイデア出し」が始まってしまうと収束に向かうための会議のはずが、意見が拡大してしまい、一向にまとまらなくなってしまいます。
会議進行において、参加者たちの意識を収束に向かわせることが重要です。

もし、混ざりそうになってしまった時は

気を付けていても、もしほかのタイプの話題が出てきてしまった時、どうしたらよいでしょうか？
「今は意思決定をしているのだから、変なことを言い出すな！」
なんて言ってしまったら、その人は今後、その会議で発言してくれることはないでしょう。
進行者は会議の中での発言が出ることはあくまでもウェルカムでいる必要があります。
そのため、こんな言い方はどうでしょうか？

「すごくいいアイデアだね！ただ、今はA～Cの中で1つに絞っていきたいんだ。方向性をしっかり決めてからよりよくするためのヒントになると思うから、その時また聞かせてくれる？」

少々長々しい言い方ですが、ニュアンスとしては発言者のことを否定せず、あくまでもタイミングの問題なんだよ、ということを共有し、意思決定をしていく方向へ向かせてあげましょう。
出てきたアイデアは黒板やホワイトボードのすみっこにメモ書きしてあげるといいでしょう。
みんなの見えるところに自分の意見が描かれているだけで（その場では不要なものだったとしても）、発言者の安心感と満足感につながります。

会議を運営する上で進行を行う人、参加している人は、「今、何をするための時間なのか？」の意識付けを行うことが重要だと考えています。
ごちゃごちゃの会議にならないよう、整理するクセをつけてみて下さい。