【第4回：確定申告とコミュニケーション】Lunch Time DJ!「起業×子育て×クラウド」 （2021.2.22配信）
税理士、中小企業診断士、社労士でお送りする情報ラジオLunch Time DJがスタートしました！以前よりクラウド環境下でのオンライン対応を中心としてきた3人で、「起業×子育て×クラウド」をテーマに、今話題になっていることや事例をゆるっとトークしちゃいます。
第4回確定申告とコミュニケーション
note更新お待たせしてしまい申し訳ございません！
第4回ラジオでは、最近話題のClubhouseの話からスタートし、年末恒例の確定申告の進捗や、コミュニケーションツールの話で盛り上がりました。
Clubhouse使ってる？
飯塚「先週は21時半くらいから始まって26時くらいまで毎日やってました。」
金子「それはどんなルームだったんですか？」
飯塚「ヨーヨーのルームです。ヨーヨー関係の人たちって、もう20年くらいの付き合いの方々なんですけど、大会で会ってもゆっくり話す時間なくて。20年分の想いを、ヨーヨー業界の未来について話してました。今までそういう機会がなかったので面白かったです」
金子「使い方が色々ありますよね。内輪というか近い方同士で、そんなに広く発信するつもりなくやってるパターンと、定期的に企画を打って広く発信するパターンと、プライベート使いするのか、使い方が分かれるメディアなのかなって思いました」
飯塚「コミュニティーの集まりが今まではＺＯＯＭだけだったのが、音声だけだと気軽にできるようになったのかなって」
田中「SOU-MU NIGHTっていうバックオフィス向けのイベントを一回Clubhouseでやった時も、顔出ししなくていいのでZOOMより参加しやすかったりしましたね」
金子「資料を投影しながらだとZOOMが便利ですけど、声だけで成り立つなら顔を出さなくていいので楽ですよね」
飯塚「パソコンを開かなくていいのも楽ですよね」
金子「Stand.fm含めてですけど、音声だからこその気軽さは絶対あると思うので、ランチタイムにご飯食べながら耳だけ傾けてもらって」
田中「かれこれもう4回目です」
飯塚「せめて半年はいきましょう」
文字起こしの話
飯塚「レポートもけっこう見てもらっていて。ありがたいことに」
金子「飯塚さんのスタッフさんが書き起こしてくださっているんですよね」
飯塚「そうです。音声の文字起こしアプリ使ってみたそうなんですが、結局あまりうまく聞き取れなかったようで……」
金子「ちなみに何を使われたんですか？」
編（ちなみに、「Notta」を試してみました。句読点を自動で入れてくれるので、録音した文章も読みやすいです！ ですが今回も手入力しています。なぜ文字起こしアプリを使っていないかといいますと、①複数人で喋っている音声であること、②日常会話に近いものをテキストに起こすと余計なケバが多いこと、③インタビューとも話し方が違うので、文字入力されたものを修正するよりも聞きながら修正して打ち込むほうが早い、という理由です。何かいい文字起こしアプリありましたらコメントください！）
飯塚「音声入力とかは使ったことありますか？」
金子「めっちゃ使ってます。ブログにも音声入力を使って早く打とうぜ、みたいなことを書いたことがあります」
田中「じゃあ普段は音声入力が中心ですか？」
金子「そうですね。ブログの記事とかも2000～3000文字くらい書くんですけど、下書きみたいなものは音声入力で作って、誤字脱字や、表現統一したり補足したり推敲の部分をパソコンでやる。やっぱりいくらタイピング速くても音声入力には勝てないので、私は手放せないです」
飯塚「何を使ってますか？」
金子「iPhoneのメモ帳に音声入力で入れて、macを使ってるのでそのまま同期されます。mac開いて、メモ帳で表現直して、ブログに張り付けてます。なので、ベビーカーで子ども散歩させながら一人で喋ってる怪しい人になってます」
飯塚「小さいお子さん育てながらどうやってブログ書く時間を捻出してるんだろうと思ってたんですけど、そういう時間の使い方なんですね」
金子「あとは運転中。音声入力だったらスイッチオンにしておいて喋るだけなんで、運転中にザーッと喋って下書き作っちゃうこともあります。やっぱり便利です。ぜひ試してみてください」
確定申告の進捗は？
田中「今年新しいお客さんがけっこう増えたんですよ。去年フリーランス向けの記事とか書いていた影響なのか、あまり今までなかったんですけど。今年から関与する方だと確認事項がすごく多くて、確認に時間がかかってますね。そういうのが20件近いです」
金子「新規のクライアントさんだけで20ですか。それは結構ハードモードですね」
田中「期限が4月15日までになったので、精神的にはちょっと楽になりました。一応3月15日までには終わらせるつもりなんですけど。フリーランス向けの人ってイメージがついたのか……。金子さんは個人の方多いですか？」
金子「個人事業の方で3人くらいです。フリーランスの方の場合は、税理士に依頼するより自分でやりたい方のサポートをやってます。先週もやったんですけど、コワーキングスペースとかゲストハウスを使って、自分で申告したい方の作業時間にしてもらって、何か質問があればその場で聞ける。まるっと請け負ってる方は少ないですね」
田中「それで結構解決しますか？」
金子「freeeの登録の方法とか確定申告の画面でどうすればいいとか、今年多かったのは電子証明書のマイナンバーカードの件とか。ほぼその場で片付くものが多いですね」
自分の分の確定申告の進捗は…
金子「9割方終わってます」
田中「一応法人なんで僕はいらないんですけど。あれタイプありますよね。最初に回す人と、最後に回す人と」
金子「僕はどっちかっていうと、ほぼ組み立てておいて、細かいチェックはお客さんが終わってからじゃないとやる気になれないタイプです」
飯塚「私も自分でやっていて、9割方できてるんですけど……っていうタイプです。12月末で9割終わってるんですけど、なんか最後ちょっとやる気が(笑)」
金子「残りの１割はどこなんですか」
飯塚「ふるさと納税って年末に駆け込んでやると証明書届くの遅いじゃないですか、寄付金とか。あとは行政協力で支払調書が届かないと最終的な報酬額がわからないものがあったりとか」
金子「僕もそうですね、大体やっています。あとは株とかもやってるので、特定口座を整理したり、ふるさと納税登録したり、数字はほぼできてるんですが、あとは一通りチェックして最後出すとこまでのもう一歩くらいがまだです」
田中「うちも（お客さんのは）年一回だけお願いします、みたいなのはやめることにして、個人だろうが月次でfreeeとか組みながら見させてくれる前提じゃないと受けてないので、基本は大体終わってるんですよね」
金子「年一で1月とかに資料来たら無理ですよね」
田中「あれはやめようと思って。お客さんのためにもならないので」
金子「僕も個人事業の方だと自分自身でやられるか、規模も大きくなってきて大変な方だと、四半期ごとくらいにタイムリーに締めていかないと。税理士側もしんどいですし、何かあった時に1月だと難しかったりします。コミュニケーションはある程度のスパンで取っておかないと、スキルを活かしきれないというか」
田中「クラウドなのに年一は、なかなかしんどい」
クラウド導入に大事なこと
飯塚「やっぱりfreeeを導入してもらって、明細を同期しておいてもらうのは必要ですよね」
金子「意外と最初相談来られた時に、まだネットバンク開いてなくて通帳見ながら打ってることもあるので、どこまでやったら効率化できるか知られてないというか。freeeも入れれば解決ってプロモーションとしてうたってますが、実際はある程度分かったうえで使わないと無駄な作業をしていたり、間違ってたりすることもあるので、わかってる人に相談するというプロセスはもう少し認知されてもいいかなと思います」
田中「最初が整うとあとは自分でうまく回せるというのはありますからね」
金子「個人事業の相談受けたりもありますし、freeeの導入サポートを単発でやってたりもします。税理士に依頼されてない方がほとんどなので、数か月間はfreeeに税理士枠で招待してもらって、中を見て、使うツール入れ替えたり初期設定したり、連携や自動登録のルールを設定して、最初の流れを作ってサポートするのは何件かやってますね」
飯塚「freeeの営業さんでサポートしきれない部分、導入や細かい設定のところはやってくれてもそこから先の運用のルールとか支援する場所は必要ですよね」
労務系のクラウドは？
金子「クラウド化で効率化の流れは、会計とか税金以外に、労務管理とかも勤怠の色々出てるじゃないですか。その辺はどんな感じなんですか」
飯塚「大体自社でやろうと思っても、そもそもルールややり方に問題があるので、一度現状のルールを見直さないとですね。ルールをきちんと決めて入れないと、せっかく勤怠のツールを入れるのに、無駄なところが残ってしまったり手作業が発生してしまうので。勤怠ツールを入れて効率化が目的じゃなくて、全体のルールを見直して働き方を変えていくのでないと、ツールだけ入れても……ってところはありますね」
金子「そういうところは会計と一緒かもしれないですね。経理の流れを変えずにfreeeを入れても効果が出ない場合は結構あるので、これをきっかけにして業務効率化までやっていくほうが効果高いですよね」
田中「そうやって発信している人ってあまり少ない。freee導入支援してフル活用できてる人がどのくらいいるのかと思うと、こちらも正しく発信していかないとと思います」
LINEを使ってみた
金子「そのあたりは今年力を入れてやっていきたいです。今年ＬＩＮＥ公式アカウント作ってみたので、フリーランスの方向けに相談の導線につながるといいなと思ってます。ともだち登録してもらっただけだと誰が登録してくれてるかわからないんですが、メッセージを送ってもらうとアカウントがわかるようになるので、コミュニケーションをとる仕掛けがいるなと、やってみて思いました」
田中「色々実験されてますよね。お客さんにも喜ばれるんじゃないですか？」
金子「お客さんもいろんな業種があるので、すべての方に当てはまるわけじゃないですけど、話のネタにはなりますね。一種のマーケティングみたいな話なので。まだまだ実験中です。メルマガとかだと捨てアドレスで登録してアドレス使われなくなると絶対開封されなくなっちゃんですけど、ＬＩＮＥだと複数のアカウントを持ってる人はほぼいないので、読んでくれる確率は高いかなと」
飯塚「ＬＩＮＥワークスを事務所として入れてみたんですけど、通知が他（slack等）と連携できないので、通知を見逃してしまったことがありました」
金子「気をつけておかないと通知の山に埋もれていく……」
飯塚「件数はそんなになくて、お客さんが便利かなと思って入れたら、こちらが管理が大変っていうデメリットがあって……」
金子「チャットツールだけでも、slack、チャットワーク、LINEワークスって色々あるじゃないですか。どこまで対応するのかって決めるのも一つの必要なことなのかなって思いました」
田中「うちもslackを原則として去年進めたんですが、ちょっと難しい方がいてチャットワークも導入してて、ＬＩＮＥしか見ない方もちらちらいて……。コミュニケーション取れないとお互いしんどくなるので悩ましいですね」
コミュニケーションツールの使い分け
金子「使い分けの話でいうと、チャットツールって基本長文を送らない前提ですよね。でも込み入った相談になった時に、どこからメールにしてもらうかという線引きが難しいなと思います」
飯塚「チャットやslackで流れてしまうものを溜めておく場所として、notionを最近使ってみています。こちらが依頼しているタスクや手続きの流れを、一緒にテキストで表示することができるので、Trelloみたいに看板方式で表示することができるんですよ。タスク関係はそこでまとめて、手続きの控えとかの書類はDropboxで保管してるのでそのリンクを貼っておいて、ポータルサイト的な感じにしてます」
田中「notionが中心なんですか？」
飯塚「コミュニケーションはslack。やり取りをとどめたり、タスクとかをパッと見れる場所としてnotionにまとめておく。お互い何をやってるか、タスクがどれだけ残ってるかがnotionだと一目で見れる」
金子「例えばDropboxとかグーグルドライブとかＵＲＬ発行できるものはＴＯＤＯにリンクを貼るみたいな」
飯塚「それをslackだといちいちリンク探さないといけないじゃないですか」
金子「ファイル共有にはslackは向いてないですよね。ファイルは基本お客さんとはGoogleドライブで権限共有してますけど、slackで添付ファイルで送ってくれたほうが楽だって方もいらっしゃいますね。どこまで統一するか悩ましいです。notionは試してみます」
飯塚「notionは今年中に日本語化するらしいのでまた広がるんじゃないかと思ってます」
コミュニケーションツールどうする？
田中「この前のSOU-MUの集まりでも進捗管理をどうするか、話題になりましたよね」
飯塚「こんだけ皆さん使ってるツールがばらけるってことはそれぞれみなさん使いやすいものが違うんですね」
金子「比較的長文になりがちな方とかは、やり取りがメール中心になってたりもします。ちょこちょこやり取りするか、まとめて一つのメールで質問するか、にもよる気がします。メールはトピックごとに管理しづらいですね」
田中「割り込みしないように返す時間を決めてる人とかもいますよね」
ツールは相性次第
田中「コミュニケーションの相性もありますよね」
金子「どこまで指定できるかですよね。基本僕は会計ソフトはfreeeかマネーフォワード。こちらのコア業務の部分になるので、そこはどうしても違うやつでやりたいっていうのであれば、合わなかったですねーで終わりですね。とはいえ、最初にコミュニケーションツールまで固めちゃうのも、違うと思います。あまりミスマッチが強いとお互いストレスにもなるでしょうし」
田中「うちも同じような感じですね。クラウド会計使ってもらうんだったら、だんだんチャットにすり合わせていくというか、お互いに納得する範囲でやってる感じですね」
金子「比較的クラウドツールに抵抗がない方はチャットツールに抵抗感ない方が多く、もともと使ってる方も多いので、コミュニケーションの傾向もある程度の範囲には収まってくるのかなと。ものすごくコミュニケーションのミスマッチは今のところない」
次回は……
田中「デジタル化とかテーマいいですね」
金子「業務のデジタル化界隈の話を取り入れてもいいかもしれないですね」
田中「勤怠と会計。こうやって話してますけどクラウドすることでどこがいいの？って話とかここではまだできてないのでいいかもしれないですね」
金子「クラウド化してデジタル化して具体的にどう変わっていくのかって話を次回のテーマにしましょう」
【プロフィール】
▼ヨーヨー社労士®︎いいづかともよ
@zentoyoyomama
2020ヨーヨー全国大会Women’s freestyle部門優勝。エンタメ業界→クラウド専門の社労士事務所代表。映画スケバン刑事(4代目)のヨーヨー指導担当。好きな言葉は前途洋々。2児の母。#ヨーヨー夫婦 でヒルナンデス!生出演。#freee 三つ星認定アドバイザー。LGBTQ支援
▼税理士 金子尚弘/子育て中
@innovator_nao
ゆるふわ税理士。会計、税金のことを噛み砕いて発信中。豊橋商業→立命館→社畜→フリーランス。取材や執筆依頼が来るのはブログとtwitterのお陰。お酒、旅行、音楽、野球、カメラが好き。子育てツイートが混ざります。
▼田中 慎/税理士,SOU-MU
@shinxtanaka
税理士・中小企業診断士／京都市ソーシャルイノベーション研究所(SILK)コーディネーター／バックオフィス業務に関わる人達のための #SOUMU プロジェクト 代表 #freee 講演資料等 https://speakerdeck.com/shinxtanaka