プロジェクトはじめに確認したい10のこと
こんにちは、LTSデザインチームの野中です。
チームメンバーから「プロジェクトはじめからどうしてそんなに質問が出てくるのでしょうか？」と質問を受けました。
繰り返しプロジェクトに入る中で、毎回聞いていることをなんとなく覚えてきた、というのが答えですが、確認事項を書き出してみると案外整理できたので、今回はそれを紹介してみたいと思います。
必ずしもはじめから把握し切る必要はありませんが、確認しておくとプロジェクトが進めやすくなるかと思います。よければ参考にしてください。
プロジェクトについて
１ 目的
目的は常に最も重要です。手段を目的と取り違えないよう注意。例えば、「TOPページ刷新」は目的ではありません。「新規ユーザー獲得」「ブランドイメージのアップデート」「回遊率向上」などが目的になります。（さらに上位目的を掲示するケース、細かくライティングされるケースももちろんあります。理解しやすく共通のイメージが持てるものが望ましいです。）
また、複数目的がある場合は優先度も含めて認識を合わせておきましょう。デザインする中で意思決定や提案の助けになります。※ チームの方向性がブレやすくなるので、複数目的があること自体あまり好ましくありません。期待できる副次効果は目的とは分けて考えることも大事です。
２ 体制
誰がどんな役割を担っているか確認しましょう。特に意思決定者。担当者がOKと言っていたがその上でNGになる、というのはなるべく避けたいです。打ち合わせの中でも、”それはだれの意見なのか？” を明らかにしておくことで、すれ違いや余分なコミュニケーション、手戻りを防げます。
３ スケジュール
全体のリリース日や使用日を確認します。そこから逆算して自分の作業のスケジュールをたてます。不測の自体もあるので20%程度バッファーを設けるのがおすすめ。急ぎ案件の場合は、2回以上の修正は不可といった制限をあらかじめ設けておきます。予定より早くできあがったり、手厚い対応ができたりなど、ベターなズレはOKですが、その逆が生じないよう期待値調整しましょう。
環境について
４ コミュニケーションの場
特にリモートワークの場合、Teams、Slack、メールなど、メインで使うコミュニケーションツールを決めておきましょう。
やりとりは参加者や用途の定義を明確にした上で、チャンネルによる全体公開がおすすめです。個人チャットでは、やりとりの途中で別の関係者を巻き込みづらくなったり、誰がどこまで知っているかわからなくなってしまったりするためです。デメリットよりメリットの方が圧倒的に多いというのが個人的な感覚で、理由がない限りはオープンに流しています。途中でやりとりの場を移動するのはハードルが上がるので、最初になるべくチャンネルを作ってしまいましょう。
５ ファイル管理場所、管理方法
忘れがちなのがこちら。ルールなしで動き出すと、各自がURLやバージョン不明のファイルをローカルで管理したり、情報の所在をいつも誰かに確認することになります。逆にルールを決めておけば、各自が自分で情報を探しにいくことができます。
６ 打ち合わせ管理
特に長期プロジェクトの場合、定例の有無や開催条件、開催形態 = 現地、zoom、teams、設定・ファシリ担当者など、あらかじめ確認しておいてもよいと思います。
施策について
※施策についてはプロジェクト開始後に検討していく場合もあります。
７ ターゲット
どのセグメントに向けた施策なのか、明らかにしておくと方向性がぶれにくく、分析もしやすいです。
８ ゴール、成果指標
改善したい数値を決めておきましょう。ABテストに利用したり、施策が意図した通り機能したか確認することは、成果にこだわるという意味でも振り返りという意味でも大事です。
（ちなみにこれは私 / 私たち自身、あまり実践できていません。。）
９ 関連制作物
施策から波及して改修または追加制作が必要になる既存のプロダクト / ドキュメントがないか考えてみましょう。WBSがより正確になり、円滑なプロジェクト遂行に役立ちます。
１０ 制約・要件
施策実行にあたり、何か制約や外せない要件がある場合は先に確認しておきましょう。あまりいい例がありませんが、、予算、納品形式、開催場所、ロゴ、色など。
おまけ：さらに差をつける！
資料は事前に確認！
資料がある場合は、キックオフミーティングの前に読み込んで、情報を整理し、不明点は明らかにしておきましょう。スタートで少し頑張っておくと、後工程がスムーズになることが多いです。
議事録をとろう！
そのときとても重要なことと思っても、人は想像以上に物事を覚えていません！メモレベルでもよいので、だれか1人は議事録をとって、都度公開しておきましょう。
振り返りは貴重な機会！
プロジェクトが終わったら必ず振り返りをしましょう。個人でもチームでもぐっと学びが増えます。うまくいかなかったこと / うまくいったことはありますか？それはどうしてでしょうか？次に繋げるには？
KPTやYWTなどのフレームワークを活用してみてください。
おわりに
いかがでしたでしょうか。
プロジェクト型の仕事に自信のない方にとって、部分的にでも参考になれば幸いです。