オンラインコミュニケーション
こんにちは、デザインチームのMです！
今回の記事はコロナ後から一気に需要が高まっているオンラインを用したコミュニケーションの効果的な方法について説明しています。
オンラインコミュニケーションにおける大切なことやパソコンそもそもの回線チェックなどの仕方も紹介していきますね！
1. オンラインコミュニケーションとは？
コロナ禍が収束しても尚、その便利さと効率の良さからオンライン上でコミュニケーションをとるというビジネスモデルを採用している会社は多くあります。
普及する一方でまだ浸透してまもないオンラインコミュニケーションはまだ多く課題が残っています。
「デジタルリテラシー」と称され、昨今ではそれが社会のルールやマナーとして認識され定着しつつあります。
2. オンラインコミュニケーションにおけるメリット＆デメリット
オンラインでは様々なメリットとデメリットがあります。オンラインコミュニケーションのメリットとデメリットをしっかりと理解し、より円滑に行えるようにしましょう。
メリット
・場所を選ばない
・コスト（移動費、場所の経費削減）
・資料など同一画面内に一緒に共有可能
・会話しながら議事録など同時に打つことが可能
総じてすごく効率的
デメリット
・テンポ良くいかない時がある
・全体像が見えないため自分を表現しにくい、また相手を捉えづらい
・ネット回線が悪いと途切れる可能性
・画質が悪く表情が見えない
実質、相手の表情が見えないと会話のすれ違いリスクが何倍にも上昇
3. デメリットを改善する方法
メリットも多ければ伴ってデメリットも多くなるのは仕方のないことですが、意識することで改善の余地があるものもあります。
例えばネットの回線のルーターの確認やMG前はパソコンが落ちないように再起動する等。
少しですが改善方法を紹介していきますね＾＾
❓会話やレスポンスが被ってしまいテンポ良くいかない時がある
推奨する解決方法
原則カメラはONにする
話してからしても相手の表情が見えると安心材料にもなりその後の関係にまで影響し得る要素になります。
相手が話し終わるまで待つ
話している途中に遮ってしまうと相手の語尾が聞こえなかったりしますよね。相手の話が終わり、一息ついてから話し始めるようにしましょう。
もしものためにチャット機能の使い方も把握しておく
会話が途切れたり、うまく会話が進まない、相手の声が聞こえない等の問題が発生した際にはチャットを使用して状況を相手に伝えましょう。
❓顔や全体像が見えないため自分を表現しにくい
推奨する解決方法
イヤホンを使用する
声も一つ相手を掴む要因になります。機械は雑音もよく拾ってしまうので最低限のマナーとしてもイヤホンを使用することを推奨します。
カメラとの距離や背景に気を遣う
極端に顔がカメラに近かったり遠かったりすると相手に自分をよく見てもらうことができません。理想的な位置は肩下5センチ見える高さでカメラは目線の位置です。
❓ネット回線が悪く途切れることがよくある
推奨する解決方法
回線ルーター確認＆パソコン動作チェック
自分のパソコンの起動速度などを知ることはとても重要です。
※下段に回線と動作チェックができるサイトのURLがあるので参考にしてみてください。
❓会話のすれ違いリスクの改善
推奨する解決方法
わからない内容があればすぐに聞く
しっかりと問題点を聞き、わからないままにしないということを心がけましょう。
事前に案内やアジェンダがある場合は事前に読む
目次やそのコンテンツを含むアジェンダなどが発表されいてた場合は必ず目を通しておきましょう。予測は問題発生の防止にもつながります＾＾
4. 動作＆回線チェックできるサイト
動作チェック
チェック手順
1, 上記サイトにアクセスし、「Run test」ボタンを押す。
2, 自動でチェックが開始するので、結果が表示されるまでページを開いたまま待機する。
3, カメラ・マイクの許可確認が表示されるので必ずを押す。
結果の確認内容
1, カメラがインカメラになっているか。正常にご自身の姿が写っているかを確認
2, マイクのゲージが音に反応して動いているか。（音声は聞こえないので、ゲージが動いているかだけを確認）
回線チェック
チェック手順
1, 上記サイトにアクセスし、「Go」ボタンを押す。
2, 自動でチェックが開始するので、結果が表示されるまでページを開いたまま待機する。
結果の確認内容
1, 基準速度の数値より上回っていたら、オンライン面談やZOOMなどで弊害のない円滑なコミュニケーションが取れるということになります。
基準より低い場合は
Wi-Fiルーターの近くで再計測
Wi-Fiルーターを再起動する
Wi-Fiルーターの使用状況を確認する等
5. 効果的なコミュニケーションの取り方
ここでは私が実際に家庭教師やオンラインでのコミュニケーションを通して自分の気持ちや伝えたいことを的確に伝えるための効果的だった話し方や工夫を経験に基づいて紹介していきます！
声のトーンを少し上げる
常に良い雰囲気を保つために声のトーンを高くしたりする工夫をすると相手に「良い」印象を与えることができ関係性の維持・向上に効果的です。
表情豊かに
表情はいつもより大袈裟に作るくらいの気持ちでコミュニケーションを取ると相手の安心材料にもなると思います。
本題に入る前のアイスブレーク
いつも本題の話に移る前に必ずアイスブレークの時間を設けて緊張をほぐし自然体で対話することは人と人が会話をしていく上でとても大切なことです。
終了前のフリートーク
気持ちよく終わるために他愛のない会話をコミュニケーションの締めくくりとして行うことを意識しています。
6. 効果的が感じれなかったコミュニケーションの取り方
個人的な見解ですが、ネット上では効果があると推奨されているが実際に取り入れると効果が感じれなかったコミュニケーションの取り方もあるのでこちらで少し紹介します。
BGMを流す
気が散ってしまうことと音質の問題でパソコンが本題の自分の声よりBGMの音をよく拾ってしまうことがあります。そうなると本末転倒になるのでBGMはつけない方が無難かなと思いました。
背景
背景は無地またはぼかしが効果的です。自分にフォーカスを当て集中してもらうにはバックには何もない状態が理想です。
その場で議事録を取る
これに関しては賛否両論あるかと思います。大切なことはチャットに箇条書きしておいて対話の後にNotionなどに個々でまとめて共有すると、スムーズかつ効率的なコミュニケーションが行えるのではないかと思います。
7. まとめ
長くなりましたが…！
これから様々な場面でオンラインを使用してのコミュニケーションを取る機会が今まで以上に多くなってくると思います。
さまざまなルールや常識を新しく意識していくとより良いオンラインコミュニケーションが取れるようになり、結果的に関係性の向上などにもつながるので意識的にしっかり取り組んでいきましょう＾＾💡
8. 最後に
私たちデザインチームは、たくさんのデザインと言語化を通してチームで会社の成功を目指したい！アップグレードのデザイナーの知識をアウトプットをしていきますので、フォローとスキをして、今後もぜひチェックしてくださいね！
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