手抜きの代償は高い？　“綻び”が招く事態と危機感のススメ

第1章：なぜ「準備が８割」と言われるのか

世の中には「成功の秘訣は準備が８割だよ」と言われるフレーズがありますよね。これは、実際の本番やアクションよりも、事前の段取りやリサーチ、リスク想定などが非常に大きなウェイトを占めるという意味です。たとえば、大きなイベントを開催するとき、当日の運営だけでなく、事前のスケジュール作成からスタッフの動き、緊急時のマニュアルづくりなど、あらゆる準備が綿密に進められてこそ「成功しました！」となるもの。

同様に、ビジネスでプレゼンをする際、プレゼン資料を整え、予想される質問やアクシデントをシミュレーションし、社内外の協力体制まで考えておく。そうすると、本番で多少のトラブルがあっても「大丈夫、ここはこう対応しよう」と余裕を持てるわけです。

準備が８割の背景

• 準備がしっかりしていると、当日や本番の仕事量やストレスが軽減される。

• 想定外の事態が起きても、シミュレーション済みなら適切に対処できる。

• 他者と連携するときも、準備段階で役割分担が明確だと混乱が減る。

一方で、注意したいのは、「準備が８割」という言葉だけを鵜呑みにして本番を軽く見たり、「準備しているつもりで終わっている」と自己満足に陥る危険性です。大事なのは、“本当に必要な準備”ができているかどうか。そして、その準備に“ほころび”があったら、実際の場面でどんな悪影響が起こるのかをしっかりイメージしないといけません。

第2章：ほころぶ瞬間──どこから綻びが生まれるのか

2-1．想定外への対策不足

準備をしているつもりでも、肝心の「想定外」に備えていなかったケースは少なくありません。たとえば、プレゼンにおける突然のプロジェクター故障や、イベント当日の急な天候不良。「まあ大丈夫だろう」とタカをくくっていた部分がトラブルになり、そこからドミノ倒しのように全体が崩れる。

これは、“想定外”を洗い出すリスクマネジメントが不足していると起きる典型例です。準備段階で「最悪の場合どうする？」を考えておけば、代替プランがある程度まとまるのに、そこを省いてしまうと一気に綻びが広がるんですね。

2-2．スケジュールの甘さ

もう一つのよくあるほころびは、時間や日程の見積もりミスです。プロジェクトやイベントでも「このタスクは1日で終わるだろう」「この工程は2時間で十分」とざっくり組んでいたら、実際に取りかかったとき「あれ、意外と3日はかかる……」となって、後ろの工程にしわ寄せがいくパターン。

結果、最終的に徹夜作業で乗り切るとか、仕上がりに粗が出てクレームに繋がるとか、そういう弊害が出やすいです。スケジュール管理が甘いと、「思い通りに進むはずのプロセスが、どんどん後ろ倒しになる」という悪循環に陥りがち。

2-3．“誰が責任を持つか”の曖昧さ

準備そのものはしていても、「誰がどの部分を最終的に責任を持って仕上げるのか」が不透明だと、すれ違いが起きやすいです。例えば、資料の最終チェックをする人がいなかったり、会場設営と音響の連携がどこで合流するのか決まっていないと、それぞれが勘違いして「自分はやらない」「いや、あなたが担当でしょ？」と放置される。

この責任分担が曖昧だと、せっかく準備したつもりでも現場では「誰も想定してなかった空白」が生まれ、そこから大きなミスに繋がるケースが多いんですよね。

第3章：綻びの先に起こる悪影響──取り返しのつかない事態へ

3-1．信用失墜とブランドのダメージ

一度大きなトラブルが表面化すると、「この会社は段取りが悪い」「イベントが混乱して全然ダメだった」という評判があっという間に広まります。顧客や参加者が「二度と利用したくない」と思ったら、そこからの回復はかなり大変。

しかも、その印象を覆すには今以上に努力やコストをかけて再評価してもらう必要があるため、結果的に“最初にちゃんと準備するコスト”よりもはるかに大きなコストが発生するわけです。これが経営面での大きなダメージに繋がります。

3-2．チームワークの亀裂

綻びが起こると、現場では「なぜこんな事態になったのか？」と責任の押し付け合いが始まりやすい。「いや、Aさんがやるって聞いてたよ」「B部署がOK出すはずじゃなかったの？」といった混乱が表面化すれば、チームの士気もガタ落ち。

結果、「もうこんなプロジェクト二度とやりたくない」となるスタッフが出てきたり、経営陣に対する不信感が募る可能性が高い。つまり、準備不足→トラブル発生→チーム崩壊という負のスパイラルにはまることがあるんです。

3-3．“後手後手”の泥沼対応

一度トラブルが起こってしまうと、残りの作業は全て“後手対応”になります。例えば、イベント当日に突然の雨で対策していなかったら、急遽テントや傘を借りに走ったり、ステージの場所を変えたりとバタバタして、他の準備が手薄になる。最悪の場合、中止に追い込まれて大きな損失が出る。

ビジネスで言えば、新製品のリリース日を大々的に発表していたのに、やっぱり間に合わず大幅遅延……。顧客は「何なんだ、この会社？」と思うし、担当者も夜な夜な修正作業に追われて疲弊する。こうした泥沼化から抜け出すには、相当のパワーを要します。

まとめ：危機感を糧に“入念な準備”でリスクを抑える

「準備が８割」という言葉は、本当に深い意味を持っています。物事の大半は、先を読んで段取りを固める段階でほぼ決まってしまうといっても過言ではありません。逆に、ちょっとした綻びが出てくると、それが原因で当日や本番に大きな混乱やトラブルを招き、結果的に信用失墜やチームワーク崩壊といったダメージに繋がる可能性があります。

だからこそ、以下のポイントを意識して危機感を持ち、入念な準備をしましょう：

1. 想定外への備え：天候や機器トラブルなどのリスクをシミュレーションし、代替プランを用意する。

2. スケジュールの適切管理：余裕をもった時間設定と、定期的な進捗確認で後ろ倒しを防ぐ。

3. 責任分担の明確化：誰が何を最終的に仕上げるのかをはっきり決めることで、“空白”を作らない。

4. 最後まで気を抜かない意識：最初が完璧でも、途中で慢心すると計画がガタッと崩れるリスクがある。継続的にチェック体制を敷く。

結局、うまくいくプロジェクトやイベントは、当日焦っている様子が少なく、見ていて「なんか余裕だな」と感じさせるものですよね。でもその“余裕”は裏で徹底的な準備をしているからこそ成り立っているんです。

準備は地味で時間もかかりますが、綻びを防ぐための保険であり、成功を引き寄せるための最大の味方。多少の面倒があっても、後から“大きな面倒”を食らわないように、計画段階でしっかり対策を講じておきましょう。ほんの一歩の入念さが、あなたのプロジェクトを大きな成功に導く鍵になるはずです。